Prohlášení o ochraně soukromí

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavazuje chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

V tomto prohlášení o ochraně soukromí se vysvětlují důvody zpracovávání vašich osobních údajů, způsob, jakým všechny poskytnuté osobní údaje shromažďujeme, zpracováváme a zajišťujeme jejich ochranu, jak se tyto informace využívají a jaká máte v souvislosti se svými osobními údaji práva. Uvádějí se zde rovněž kontaktní údaje odpovědného správce údajů, u kterého můžete uplatnit svá práva, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Toto prohlášení o ochraně soukromí se týká zpracování osobních údajů Komisí při správě sítě místních zastupitelů v členských státech (dále jen „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“).

Účelem zpracování je usnadnit provoz a řízení projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“.

„Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ (dále také „projekt“) je pilotní projekt, jehož cílem je zapojit volené zástupce na komunální úrovni v členských státech (místní zastupitele) do komunikace s občany o politikách a prioritách EU. Signatáři projektu jsou místní orgány členských států a Evropská komise. Místní orgány jmenují do projektu jednoho ze svých místních zastupitelů a zaváží se, že po vypršení jeho mandátu jmenují jeho náhradu.

K zajištění fungování sítě a plnění jejích funkcí jsou nezbytné osobní údaje získané od místních zastupitelů. Konkrétně je zpracování osobních údajů nezbytné pro: 

• fungování a řízení projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ a výběr jeho členů;
• komunikační činnosti, jako je propagace projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ a souvisejících aktivit, jako je korespondence, zasílání pozvánek a oznámení a následné aktivity, pořizování fotografií a videí, jakož i distribuce zpravodaje (zahrnuje správu kontaktních seznamů pro korespondenci);
• organizování offline a online školení, informačních setkání, jednání, provádění studií/hodnocení a průzkumů;
• poskytování informací a zasílání žádostí o informace a výzev

Evropská komise zveřejňuje otevřenou výzvu k předkládání žádostí místních orgánů v členských státech EU. S vyřizováním žádostí pomáhá Evropské komisi smluvní partner. Kromě toho smluvní partner spravuje internetové stránky na doméně europa.eu, na nichž projekt propaguje v členských státech, zveřejňuje formulář žádosti a seznam místních orgánů, které se do projektu zapojily. Vybraní místní zastupitelé podepíší prohlášení o souhlasu s účastí na projektu. 

Podáním žádosti se místní zastupitelé zavazují informovat obyvatele svého regionu o politikách a prioritách EU. Za tímto účelem je podporuje Generální ředitelství pro komunikaci a smluvní partner Evropské komise, kteří jim poskytují příslušné komunikační materiály, školení, příležitosti k navazování kontaktů a výměně osvědčených postupů. 

Pro usnadnění spolupráce členů sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ se Generální ředitelství pro komunikaci opírá o platformu Futurium (ref. záznamu DPR-EC-00787). Futurium je online platforma Evropské komise spravovaná Generálním ředitelstvím CONNECT, která umožňuje členům projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ přidat se k online komunitě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ a přispívat do ní (tj. psát komentáře, sdílet nápady atd.). Umožňuje také členům projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ kontaktovat ostatní členy prostřednictvím e-mailu (pokud člen dal svůj souhlas, aby ho ostatní členové kontaktovali). Online komunitu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ spravuje Generální ředitelství pro komunikaci, které rozhoduje o členství a dalších důležitých aspektech online aktivit členů sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ na platformě Futurium. 

Osobní údaje se nebudou používat k automatizovanému rozhodování včetně profilování.

Zákonnost zpracování osobních údajů podle čl. 5.1

• 5.1 a) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen.

Projekt „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ realizuje Generální ředitelství pro komunikaci, oddělení C4, v rámci pracovního programu GŘ COMM 2021 (ve znění z 8. dubna 2021).

Zpracování osobních údajů souvisejících s projektem „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ je nezbytné pro řízení a fungování Komise, jak ukládají Smlouvy, konkrétně článek 5 Smlouvy o EU, článek 13 Smlouvy o EU a články 244–250 Smlouvy o fungování EU, a v souladu s článkem 1 a článkem 11 Smlouvy o EU. V rámci projektu se dále uplatňuje zásada stanovená ve sdělení ze Sibiu z května 2019, podle které je komunikace o EU společnou odpovědností na nadnárodní úrovni EU a na všech vnitrostátních a nižších úrovních správy, jak je podrobně uvedeno v příspěvku Evropské komise k neformálnímu jednání 27 vedoucích představitelů EU dne 9. května 2019 v rumunském Sibiu straně 40.

Podpora komunikačních aktivit v rámci projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ je úkolem vyplývajícím z výsadních pravomocí Komise na institucionální úrovni. Projekt byl ustaven Evropským parlamentem v rámci rozpočtového procesu na rok 2021 jako pilotní projekt ve smyslu čl. 58 odst. 2 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) 2018/1046 ze dne 18. července 2018, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie, mění nařízení (EU) č. 1296/2013, (EU) č. 1301/2013, (EU) č. 1303/2013, (EU) č. 1304/2013, (EU) č. 1309/2013, (EU) č. 1316/2013, (EU) č. 223/2014, (EU) č. 283/2014, a rozhodnutí č. 541/2014/EU a zrušuje nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (Úř. věst. L 193, 30.7.2018, s. 1).

• 5 odst. 1 písm. d) Subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden nebo více konkrétních účelů.

Operace zpracování osobních údajů pro účely organizace a správy sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ jsou oprávněné podle čl. 5 písm. d) nařízení 2018/1725, neboť místní zastupitelé poskytují souhlas se zpracováním osobních údajů, než se stanou členy sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“.

Za účelem provedení této operace zpracování může správce údajů shromažďovat následující kategorie osobních údajů: 

• Člen projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ (např. člen místního zastupitelstva): jméno a příjmení, kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo, poštovní adresa, pohlaví (muž/žena/jiné / nechci uvádět), ovládané nebo preferované jazyky
• Občané se mohou přihlásit k odběru zpravodaje projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ zadáním své e-mailové adresy
• Osobní údaje dostupné prostřednictvím audiovizuálního obsahu (např. fotografie/obrázky, focení, prezentace), které by mohly být dostupné na internetu/intranetu v souvislosti s jednáními a v rámci činností Evropské komise: zvukové a obrazové záznamy z jednání.

Správce údajů může sdílet souhrnné nebo anonymizované informace s jinými ředitelstvími Komise nebo jinými orgány EU či třetími stranami pro účely vědeckého výzkumu nebo statistiky.

Správce údajů uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu shromažďování nebo dalšího zpracování.

• Osobní údaje nezbytné pro správu sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ (včetně správy kontaktních seznamů pro korespondenci) se uchovávají v databázi poskytovatelů služeb / dodavatelů a v online interaktivním nástroji po dobu účasti subjektu údajů v projektu a maximálně po dobu tří (3) let. 

Pokud místní orgán nebo jednotlivý člen sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ přestane být členem sítě, podnikne Generální ředitelství pro komunikaci přiměřené kroky k odstranění příslušných informací z databáze a interaktivní online platformy bez zbytečného odkladu, a to do jednoho (1) měsíce od oznámení. 

• Vybraný audiovizuální obsah může být archivován pro trvalé uchování v souladu s ustanoveními společného seznamu pro uchovávání spisů Evropské komise na úrovni Komise (SEC(2019)900/2) pro historické účely s cílem dokumentovat, uchovávat a zpřístupňovat historii a audiovizuální dědictví Evropské komise a Evropské unie.

• Veškeré papírové a elektronické zánamy týkající se každodenní korespondence, výzev k předkládání návrhů nebo zájmu spolu s výslednými smluvními/finančními soubory, jakož i zprávy obsahující souhrnné údaje budou archivovány podle společného seznamu pro uchovávání na úrovni Komise (SEC (2019)900/2) a uloženy v systému ARES (Advanced Records System), za který odpovídá generální sekretariát, po dobu 10 let s použitím technik výběru vzorků a selekce.

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise a dodavatele (v EU). Všechny operace zpracování se provádějí v souladu s rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní partneři Evropské komise jsou v souvislosti s veškerým zpracováváním osobních údajů jménem Evropské komise vázáni zvláštní smluvní doložkou a povinností mlčenlivosti vyplývající z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR). 

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Evropská komise řadu technických a organizačních opatření. Technická opatření zahrnují vhodná opatření k řešení online bezpečnosti, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu k nim, přičemž se zohledňuje riziko, které zpracování představuje, a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům pouze na oprávněné osoby, které je oprávněně potřebují znát pro účely této operace zpracování.

Přístup k osobním údajům shromážděným pro danou operaci zpracování mají oprávnění zaměstnanci orgánů EU a jejich smluvních partnerů odpovědných za provádění této operace zpracování podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci dodržují zákonné a v případě potřeby i další dohody o mlčenlivosti. 

Pověření zaměstnanci Generálního ředitelství pro komunikaci, zastoupení EK a smluvní partner mají přístup k osobním údajům členů sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ (což může zahrnovat distribuční seznamy, papírové a elektronické soubory a údaje uložené na platformě Futurium, korespondenci, výzvy vedoucí k výběru členů místních orgánů spolu s výslednými smluvními/finančními soubory). 

Pověření zaměstnanci Generálního ředitelství pro komunikační sítě, obsah a technologie mají přístup k osobním údajům členů sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“, které jsou nezbytné pro usnadnění přístupu k platformě Futurium a její správu.

Centra EUROPE DIRECT mají přístup k poštovním seznamům, papírovým a elektronickým souborům, které mohou obsahovat osobní údaje členů sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“, které Generální ředitelství pro komunikaci, zastoupení EK a dodavatel sestavují na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“. 

Externím zpracovatelům na základě rámcové smlouvy mohou být poskytnuty nezbytné osobní údaje členů sítě „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ (které mohou zahrnovat distribuční seznamy nebo sestavovat vlastní distribuční seznamy a vytvářet vlastní papírové/elektronické záznamy na základě kontaktů s členy místních subjektů) pro účely organizování návštěv, školení a informačních akcí, provádění studií/hodnocení/průzkumů a shromažďování informací. Zpracovatelé mohou mít rovněž přístup k distribučnímu seznamu za účelem kontaktování členů místních subjektů při organizaci jejich cest a ubytování a shromažďování informací. 

Bezpečnostní služby mohou shromažďovat a zpracovávat osobní údaje účastníků projektu „Budujeme Evropu se zástupci místních samospráv“ pro účely akcí pořádaných v prostorách orgánů EU. Bezpečnostními službami se rozumí služby smluvně zajištěné orgány EU, včetně zastoupení ES.

Jako „subjekt údajů“ máte zvláštní práva podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725. V souvislosti s touto operací zpracování můžete uplatnit následující práva:

• právo na přístup ke svým osobním údajům (článek 17 nařízení (EU) 2018/1725);
• právo na opravu v případě, že jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné (článek 18 nařízení (EU) 2018/1725);
• právo na výmaz svých osobních údajů (článek 19 nařízení (EU) 2018/1725);
• případně právo na omezení zpracování svých osobních údajů (článek 20 nařízení (EU) 2018/1725);
• právo na přenositelnost údajů (článek 22 nařízení (EU) 2018/1725);
• a právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a).

 Svá práva můžete uplatnit kontaktováním správce údajů nebo v případě konfliktu pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit také na evropského inspektora ochrany údajů. Jeho kontaktní údaje jsou uvedeny v oddíle 9.

Chcete-li uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo několika konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. odkaz(y) na záznam(y), jak je uvedeno v oddíle 10).

Správce údajů

Pokud chcete uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo pokud máte připomínky, dotazy či obavy nebo pokud chcete podat stížnost týkající se shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se na správce údajů, Generální ředitelství pro komunikaci, oddělení C.4 (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO) Komise

Ohledně otázek souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

 Evropský inspektor ochrany údajů (EDPS)

Máte právo obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)), pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725.

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO) zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů Komisí, které mu byly doloženy a oznámeny. Přístup do rejstříku je možný prostřednictvím tohoto odkazu: https://ec.europa.eu/dpo-register/.

Tato konkrétní operace zpracování byla zařazena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů s následující referencí záznamu: DPR-EC-13729.1