Datenschutzerklärung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „die Kommission“) hat sich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und Ihre Privatsphäre zu respektieren. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen, und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr (zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001) weiter.

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Gründe für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Art und Weise, auf die wir die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und schützen, wie diese Daten verwendet werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Sie enthält auch die Kontaktdaten des Verantwortlichen, bei dem Sie Ihre Rechte geltend machen können, des/der Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission bei der Verwaltung des Netzwerks der Gemeinderatsmitglieder in den Mitgliedstaaten, im Folgenden als „Europa fängt in der Gemeinde an“ bezeichnet.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unterstützt uns dabei, „Europa fängt in der Gemeinde an“ umzusetzen und zu verwalten.

„Europa fängt in der Gemeinde an“ oder das „Projekt“ ist ein Pilotprojekt, mit dem gewählte Lokalpolitiker*innen in den Mitgliedstaaten (Gemeinderatsmitglieder) in die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern über die Politik und die Prioritäten der EU eingebunden werden sollen. Die Unterzeichner*innen des Projekts sind lokale Behörden in den Mitgliedstaaten und die Europäische Kommission. Die lokalen Behörden stellen eines ihrer Gemeinderatsmitglieder als Projektmitglied und verpflichten sich, nach Ablauf des Mandats dieser Person ein neues Mitglied zu ernennen.

Die von den Gemeinderatsmitgliedern erhaltenen personenbezogenen Daten sind notwendig, um den Betrieb des Netzwerks zu gewährleisten und sicherzustellen, dass es seine Funktionen ausüben kann. Im Einzelnen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich für: 

• die Durchführung und Verwaltung des Projekts „Europa fängt in der Gemeinde an“ und die Auswahl seiner Mitglieder
• Kommunikationstätigkeiten wie das Bewerben des Projekts „Europa fängt in der Gemeinde an“ und damit verbundene Tätigkeiten wie Schriftwechsel, Versand von Einladungen und Mitteilungen und Folgetätigkeiten, Anfertigung von Fotos und Videos sowie Verteilung eines Newsletters (umfasst die Verwaltung von Kontaktlisten für den Schriftverkehr)
• Organisation von Offline- und Online-Schulungen, Informationsveranstaltungen, Sitzungen sowie Durchführung von Studien/Evaluierungen und Umfragen
• Bereitstellung von Informationen, Ersuchen um Informationen und Aufrufe zum Handeln

Die Europäische Kommission veröffentlicht einen offenen Aufruf zur Einreichung von Bewerbungen von lokalen Behörden in den EU-Mitgliedstaaten. Ein Auftragnehmer unterstützt die Europäische Kommission bei der Bearbeitung der Bewerbungen. Darüber hinaus verwaltet der Auftragnehmer eine Webseite auf der Domäne europa.eu, um das Projekt in den Mitgliedstaaten zu bewerben, das Bewerbungsformular zu veröffentlichen und die am Projekt beteiligten lokalen Behörden aufzulisten. Die ausgewählten Gemeinderatsmitglieder unterzeichnen eine Erklärung, in der sie sich zur Teilnahme am Projekt bereit erklären. 

Mit der Bewerbung verpflichten sich die Gemeinderatsmitglieder, die Bevölkerung in ihrer Region über die Politiken und Prioritäten der EU zu informieren. Dabei werden sie von der Generaldirektion Kommunikation und dem Auftragnehmer der Europäischen Kommission mit einschlägigem Kommunikationsmaterial, Schulungen, Vernetzungsmöglichkeiten und dem Austausch bewährter Verfahren unterstützt. 

Um die Zusammenarbeit der Mitglieder des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“ zu erleichtern, greift die Generaldirektion Kommunikation auf die Plattform Futurium zurück (Referenznummer DPR-EC-00787). Futurium ist eine Online-Plattform der Europäischen Kommission, die von der Generaldirektion CNECT verwaltet wird und die es den Mitgliedern von „Europa fängt in der Gemeinde an“ ermöglicht, der zugehörigen Online-Community „Building Europe with Local Councillors“ beizutreten und zu dieser Gemeinschaft beizutragen (d. h. Kommentare zu veröffentlichen, Ideen auszutauschen usw.). Außerdem können die Mitglieder von „Europa fängt in der Gemeinde an“ andere Mitglieder per E-Mail kontaktieren (wenn das Mitglied dem Kontakt durch andere Mitglieder zugestimmt hat). Die Online-Community „Building Europe with Local Councillors“ wird von der Generaldirektion Kommunikation verwaltet, die über die Mitgliedschaft und andere relevante Aspekte der Online-Aktivitäten der Mitglieder des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“ auf der Futurium-Plattform entscheidet. 

Personenbezogene Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung verwendet und auch nicht für Profiling.

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 5.1

• 5.1(a) Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde.

Das Projekt „Europa fängt in der Gemeinde an“ wird von der Generaldirektion Kommunikation, Referat C4, im Rahmen des Arbeitsprogramms DG COMM 2021 (mit Stand vom 8. April 2021) durchgeführt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Projekt „Europa fängt in der Gemeinde an“ ist für die Verwaltung und die Arbeitsweise der Kommission erforderlich, wie dies in den Verträgen, insbesondere in Artikel 5 EUV, Artikel 13 EUV und in den Artikeln 244–250 AEUV sowie in Übereinstimmung mit Artikel 1 und Artikel 11 EUV vorgesehen ist. Darüber hinaus gilt für das Projekt der in der Erklärung von Sibiu vom Mai 2019 etablierte Grundsatz, dass die Kommunikation über die EU eine gemeinsame Aufgabe der supranationalen EU-Ebene und aller nationalen und subnationalen Regierungsebenen ist, wie im Beitrag der Europäischen Kommission zum informellen Treffen der Staats- und Regierungschefs der EU27 in Sibiu (Rumänien) am 9. Mai 2019 auf Seite 40 dargelegt.

Die Unterstützung der Kommunikationstätigkeiten des Projekts „Europa fängt in der Gemeinde an“ ist eine Aufgabe, die sich aus den Befugnissen der Kommission auf institutioneller Ebene ergibt. Das Projekt wurde vom Europäischen Parlament im Rahmen des Haushaltsverfahrens 2021 als Pilotprojekt im Sinne von Artikel 58(2) der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union gestartet, zur Änderung der Verordnungen (EU) Nr. 1296/2013, (EU) Nr. 1301/2013, (EU) Nr. 1303/2013, (EU) Nr. 1304/2013, (EU) Nr. 1309/2013, (EU) Nr. 1316/2013, (EU) Nr. 223/2014, (EU) Nr. 283/2014 und des Beschlusses Nr. 541/2014/EU sowie zur Aufhebung der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (ABl. L 193 vom 30.7.2018, S. 1).

• 5(1)(d) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Organisation und Verwaltung des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“ ist gemäß Artikel 5(d) der Verordnung (EU) 2018/1725 rechtmäßig, da die Gemeinderatsmitglieder ihre Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilen, bevor sie Mitglied des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“ werden.

Zur Durchführung der Verarbeitung kann der Verantwortliche die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erfassen: 

• Mitglied des Projekts „Europa fängt in der Gemeinde an“ (z. B. Mitglied einer lokalen Behörde): Vor- und Nachname, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift), Geschlecht (männlich/weiblich/andere/keine Angabe), gesprochene und/oder bevorzugte Sprachen
• Die Bürgerinnen und Bürger können den Newsletter „Europa fängt in der Gemeinde an“ abonnieren, indem sie ihre E-Mail-Adresse angeben
• Personenbezogene Daten, die über audiovisuelle Inhalte (z. B. Fotos/Bilder, Fotoshootings, Präsentationen) verfügbar sind, die im Zusammenhang mit den Sitzungen und im Rahmen der Tätigkeiten der Europäischen Kommission im Internet/Intranet verfügbar sein könnten: Audio- und visuelle Aufzeichnungen der Sitzungen.

Der Verantwortliche kann aggregierte oder anonymisierte Daten an andere Kommissionsdirektionen und/oder andere EU-Institutionen oder Dritte zu wissenschaftlichen Forschungs- oder Statistikzwecken weitergeben.

Der Verantwortliche speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung des Zwecks der Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist.

• Personenbezogene Daten, die für die Verwaltung des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“ (einschließlich der Verwaltung von Kontaktlisten für die Korrespondenz) erforderlich sind, werden in der Datenbank des Dienstleisters/Auftragnehmers und im interaktiven Online-Tool gespeichert, solange die betroffene Person an dem Projekt teilnimmt und für einen Zeitraum von höchstens drei (3) Jahren danach. 

Wenn eine lokale Behörde oder ein einzelnes Mitglied von „Europa fängt in der Gemeinde an“ aufhört, Mitglied des Netzwerks zu sein, unternimmt die Generaldirektion Kommunikation angemessene Schritte, um die entsprechenden Daten ohne unnötige Verzögerung und innerhalb eines (1) Monats nach der Benachrichtigung aus der Datenbank und der interaktiven Online-Plattform zu entfernen. 

• Bestimmte audiovisuelle Inhalte können gemäß den Bestimmungen der Gemeinsamen Aufbewahrungsliste der Kommission (SEC (2019) 900/2) zu historischen Zwecken archiviert werden, um die Geschichte und das audiovisuelle Erbe der Europäischen Kommission und der Europäischen Union zu dokumentieren, zu bewahren und zugänglich zu machen.

• Alle Papier- und elektronischen Aufzeichnungen über den täglichen Schriftverkehr, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und/oder Interessenbekundungen zusammen mit den sich daraus ergebenden vertraglichen/finanziellen Unterlagen sowie Berichte mit aggregierten Daten werden gemäß der Gemeinsamen Aufbewahrungsliste der Kommission (SEC (2019) 900/2) archiviert und in ARES (Advanced Records System) unter der Verantwortung des Generalsekretariats für einen Zeitraum von zehn Jahren gespeichert, wobei Stichproben- und Auswahlverfahren angewandt werden.

Alle personenbezogenen Daten im elektronischen Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenpakete usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission und des Auftragnehmers (in der EU) gespeichert. Alle Verarbeitungen werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Die Auftragnehmer der Europäischen Kommission sind bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag der Europäischen Kommission an eine spezielle Vertragsklausel und an die Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden, die sich aus der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (DSGVO) ergeben. 

Um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, hat die Europäische Kommission eine Reihe von technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen. Zu den technischen Maßnahmen gehören angemessene Richtlinien, um die Online-Sicherheit zu gewährleisten und die Gefahr des Datenverlusts, der Datenveränderung oder des unbefugten Zugangs unter Berücksichtigung des Risikos, das mit der Verarbeitung und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten einhergeht, einzudämmen. Zu den organisatorischen Maßnahmen gehört die Beschränkung des Zugangs zu den personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die für die Zwecke der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse haben.

Zugang zu den personenbezogenen Daten, die für die Verarbeitung erhoben wurden, erhalten die befugten Mitarbeiter*innen der EU-Institutionen und ihrer Auftragnehmer, die mit der Durchführung der Verarbeitung beauftragt sind, nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“. Diese Mitarbeiter*innen halten sich an die gesetzlichen und, falls erforderlich, an zusätzliche Vertraulichkeitsvereinbarungen. 

Beauftragte Mitarbeiter*innen der Generaldirektion Kommunikation, der Vertretungen der Europäischen Kommission und des Auftragnehmers haben Zugang zu den personenbezogenen Daten der Mitglieder des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“ (dies kann Mailinglisten, Papier- und elektronische Dateien und die auf der Futurium-Plattform gespeicherten Daten, Korrespondenz, den Aufruf zur Auswahl von Mitgliedern der lokalen Behörden sowie die daraus resultierenden vertraglichen/finanziellen Unterlagen umfassen). 

Beauftragte Bedienstete der Generaldirektion Kommunikationsnetze, Inhalte und Technologie haben Zugang zu den personenbezogenen Daten der Mitglieder des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“, die zur Bereitstellung des Zugangs und der Verwaltung der Futurium-Plattform erforderlich sind.

Die EUROPE DIRECT-Zentren haben Zugang zu den Mailinglisten, Papier- und elektronischen Dateien, die personenbezogene Daten der Mitglieder des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“ enthalten können, die von der Generaldirektion Kommunikation, den Vertretungen der Europäischen Kommission und dem Auftragnehmer nach dem Prinzip „Kenntnis nur, wenn nötig“ zusammengestellt werden. 

Externe Datenverarbeiter, die einen Rahmenvertrag abgeschlossen haben, können die erforderlichen personenbezogenen Daten der Mitglieder des Netzwerks „Europa fängt in der Gemeinde an“ (die Mailinglisten enthalten und/oder ihre eigenen Mailinglisten erstellen und ihre eigenen Papier-/Elektronikdatensätze auf der Grundlage von Kontakten mit den Mitgliedern der lokalen Einheiten erstellen können) zum Zwecke der Organisation von Besuchen, Schulungs- und Informationsveranstaltungen, der Durchführung von Studien/Evaluierungen/Umfragen und der Sammlung von Informationen erhalten. Die Verarbeiter können außerdem auf die Mailingliste zugreifen, um mit den Mitgliedern der lokalen Einrichtungen Kontakt aufzunehmen, um ihre Reise und Unterkunft zu organisieren und Informationen zu sammeln. 

Die Sicherheitsdienste können personenbezogene Daten der Mitglieder von „Europa fängt in der Gemeinde an“ für Veranstaltungen in den Räumlichkeiten der EU-Institutionen erfassen und verarbeiten. Unter Sicherheitsdienste sind Dienstleister zu verstehen, die von den EU-Institutionen, einschließlich der Vertretungen der Europäischen Kommission, beauftragt werden.

Als „betroffene Person“ haben Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte. In Bezug auf diese Verarbeitung können Sie die folgenden Rechte ausüben:

• das Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten (Artikel 17 der Verordnung (EU) 2018/1725)
• das Recht auf Berichtigung, wenn Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind (Artikel 18 der Verordnung (EU) 2018/1725)
• das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Artikel 19 der Verordnung (EU) 2018/1725)
• gegebenenfalls das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Artikel 20 der Verordnung (EU) 2018/1725)
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 22 der Verordnung (EU) 2018/1725)
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die gemäß Artikel 5(1)(a) rechtmäßig erfolgt

 Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich an den Verantwortlichen oder im Falle eines Konflikts an den/die Datenschutzbeauftragte*n wenden. Falls erforderlich, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit einer oder mehreren spezifischen Verarbeitungen ausüben möchten, geben Sie bitte die Beschreibung (d. h. Referenznummer gemäß Abschnitt 10) in Ihrer Anfrage an.

Verantwortlicher:

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben möchten, Anmerkungen, Fragen oder Bedenken haben oder eine Beschwerde über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen möchten, wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen, Generaldirektion Kommunikation, Referat C.4 (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

Der/die Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kommission

Sie können sich bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 an den/die Datenschutzbeauftragte*n (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) wenden.

 Der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB)

Sie haben das Recht, sich an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) zu wenden (d. h. Sie können eine Beschwerde einreichen), wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 infolge der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen verletzt wurden.

Der/die Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission (DSB) veröffentlicht das Register aller Verarbeitungen personenbezogener Daten durch die Kommission, die dokumentiert und ihm/ihr gemeldet worden sind. Sie können das Register über den folgenden Link aufrufen: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_de

Diese spezielle Verarbeitung wurde in das öffentliche Register des/der DSB mit der folgenden Referenznummer aufgenommen: DPR-EC-13729.1