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Construir a Europa com os Eleitos Locais

Declaração de privacidade

A presente declaração de confidencialidade fornece informações sobre o tratamento e a proteção dos seus dados pessoais.

Operação de tratamento: «Construir a Europa com os Eleitos Locais»

Responsável pelo tratamento: Direção-Geral da Comunicação, Direção C, Unidade C.4.

Referência de registo: DPR-EC-13729.1

1. Introdução

A Comissão Europeia (doravante designada «a Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão recolhe e trata posteriormente dados pessoais de acordo com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.° 45/2001.

A presente declaração de confidencialidade explica a razão pela qual procedemos ao tratamento dos seus dados pessoais, a forma como recolhemos, gerimos e garantimos a proteção de todos os dados fornecidos, o modo como as informações são utilizadas e quais são os seus direitos em relação aos seus dados. Também especifica os contactos do Responsável pelo Tratamento para poder exercer os seus direitos, do Encarregado da Proteção de Dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

A presente declaração de confidencialidade diz respeito ao tratamento de dados pessoais pela Comissão durante a gestão da rede dos eleitos locais nos Estados-Membros, adiante designada «Construir a Europa com os Eleitos Locais».

2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?

O objetivo do tratamento é simplificar o funcionamento e a gestão da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais».

«Construir a Europa com os Eleitos Locais» ou o «projeto» é um projeto-piloto que visa envolver os representantes locais eleitos dos Estados-Membros (eleitos locais) na comunicação com os cidadãos sobre as políticas e as prioridades europeias. Os signatários do projeto são as autoridades locais nos Estados-Membros e a Comissão Europeia. As autoridades locais designam um dos seus eleitos locais como um membro do projeto e comprometem-se a designar um substituto após a cessação do seu mandato.

Os dados pessoais recebidos pelos eleitos locais são necessários para garantir o funcionamento e o cumprimento das funções da rede. O tratamento de dados pessoais é especificamente necessário para: 

  • o funcionamento e a gestão do projeto «Construir a Europa com os Eleitos Locais» e a seleção dos seus membros
  • as atividades de comunicação, como a promoção do projeto «Construir a Europa com os Eleitos Locais» e das suas atividades, como a troca de correspondência, o envio de convites e notificações e as atividades de acompanhamento, a captura de fotografias e a produção de vídeos, bem como para a distribuição de boletins informativos (envolve a gestão de listas de contactos para a correspondência)
  • os eventos de formação em linha e fora de linha da organização, as sessões de informação, as reuniões, a realização de estudos/avaliações e os inquéritos
  • a divulgação de informações, os pedidos de informação e os apelos à ação

A Comissão Europeia lança um convite para a apresentação de candidaturas das autoridades locais nos Estados-Membros da UE. A Comissão Europeia contratou uma empresa para a apoiar no tratamento das candidaturas. Além disso, a empresa contratada gere um sítio Web no domínio europa.eu para promover o projeto nos Estados-Membros, publicando o formulário de candidatura e apresentando a lista das autoridades locais que aderiram ao projeto. Os eleitos locais selecionados assinam uma declaração, assinam uma declaração em que concordam em participar no projeto. 

No momento da candidatura, os eleitos locais comprometem-se a comunicar com a população da sua região sobre as políticas e as prioridades da UE. Neste sentido, são apoiados pela Direção-Geral da Comunicação e pela empresa contratada pela Comissão Europeia através de material de comunicação relevante, formações, oportunidades de trabalho em rede e intercâmbio de boas práticas. 

Para simplificar a cooperação entre os membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais», a Direção-Geral da Comunicação recorre à plataforma Futurium (ref. de registo DPR-EC-00787). O Futurium é uma plataforma em linha da Comissão Europeia e é gerida pela Direção-Geral das Redes de Comunicação, Conteúdos e Tecnologias da Comissão Europeia (DG Connect), permitindo aos membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» juntar-se à comunidade «Construir a Europa com os Eleitos Locais» em linha e contribuir para esta comunidade (isto é, através de comentários em publicações, da partilha de ideias, etc.). Também permite aos membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» contactar outros membros por correio eletrónico (desde que estes tenham concordado em ser contactados por outros). A comunidade «Construir a Europa com os Eleitos Locais» em linha é administrada pela Direção-Geral da Comunicação, que decide sobre a adesão e outros aspetos relevantes da atividade em linha dos membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» na plataforma Futurium. 

Os dados pessoais não serão utilizados para o processo automatizado de tomada de decisões, incluindo a definição de perfis.

3. Com que fundamento(s) jurídico(s) tratamos os seus dados pessoais?

Licitude do tratamento de dados pessoais ao abrigo do artigo 5.º, n.º 1

  • Artigo 5.º, n.º1, alínea a) O tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos.

O projeto «Construir a Europa com os Eleitos Locais» é implementado pela Direção Geral de Comunicação, unidade C4, ao abrigo do Programa de Trabalho DGC OMM 2021 (alterado a 8 de abril de 2021).

O tratamento de dados pessoais associado ao projeto «Construir a Europa com os Eleitos Locais» é necessário para a gestão e o funcionamento da Comissão, tal como previsto nos tratados e, mais especificamente, no artigo 5.º e 13.º do TUE e nos artigos 244.º ao 250.º do TFUE, e em conformidade com o artigo 1.º e 11.º do TUE. Além disso, o projeto aplica o princípio estabelecido na comunicação de Sibiu de maio de 2019, que refere que a comunicação sobre a UE é uma responsabilidade partilhada entre o nível supranacional da UE e todos os níveis nacionais e subnacionais de governação, conforme detalhado no contributo da Comissão Europeia para a reunião informal dos dirigentes da UE27 em Sibiu (Roménia) a 9 de maio de 2019, na página 40.

Apoiar as atividades de comunicação do projeto «Construir a Europa com os Eleitos Locais» é uma tarefa resultante das prerrogativas da Comissão a nível institucional. O projeto foi criado pelo Parlamento Europeu através do processo orçamental de 2021 como um projeto-piloto na aceção do artigo 58.º, n.º 2 do Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046 do Parlamento Europeu e do Conselho de 18 de julho de 2018 relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União, que altera os Regulamentos (UE) n.º 1296/2013, (UE) n.º 1301/2013, (UE) n.º 1303/2013, (UE) n.º 1304/2013, (UE) n.º 1309/2013, (UE) n.º 1316/2013, (UE) n.º 223/2014, (UE) n.º 283/2014, e a Decisão n.º 541/2014/EU e que revoga o Regulamento (UE, Euratom) n.º 966/2012 (JO L 193, 30.7.2018, p. 1).

  • Artigo 5.º, n.º 1, alínea d) O titular dos dados deu o seu consentimento ao tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas

As operações de tratamento de dados pessoais para a estruturação e gestão da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» são permitidas ao abrigo do artigo 5.º, alínea d) do Regulamento 2018/1725, uma vez que os eleitos locais dão o seu consentimento para o tratamento de dados pessoais antes de se tornarem membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais».

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para efetuar esta operação de tratamento, o Responsável pelo Tratamento pode recolher as seguintes categorias de dados pessoais:

  • Membro do projeto «Construir a Europa com os Eleitos Locais» (por exemplo, membro de uma autoridade local): nome e apelido, contactos (correio eletrónico, número de telefone, endereço postal, género (masculino/feminino/outro/prefere não indicar), línguas faladas e/ou principais
  • Os cidadãos podem assinar o boletim informativo «Construir a Europa com os Eleitos Locais» ao fornecerem os seus endereços de correio eletrónico
  • Os dados pessoais incluídos em conteúdos audiovisuais (por exemplo, fotografias/imagens, sessões fotográficas, apresentações) que podem ser disponibilizados na Internet/Intranet no contexto de reuniões e no âmbito de atividades da Comissão Europeia: gravações de áudio e registos visuais das reuniões.

O Responsável pelo Tratamento pode partilhar informações agregadas ou anonimizadas com outras Direções da Comissão e/ou outras instituições da UE ou terceiros para fins de investigação científica e estatísticos.

5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

O Responsável pelo Tratamento conserva os seus dados pessoais apenas durante o período de tempo necessário para satisfazer o objetivo da recolha ou do tratamento posterior.

  • Os dados pessoais necessários para a gestão da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» (incluindo a gestão de listas de contactos para a correspondência) são guardados na base de dados da empresa/prestador de serviços e numa ferramenta interativa em linha enquanto o titular participar no projeto e durante um período máximo de três (3) anos. 

Se uma autoridade local ou um membro individual da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» deixar de ser membro da mesma, a Direção-Geral da Comunicação irá tomar medidas adequadas para remover as informações relevantes da base de dados e da plataforma interativa em linha sem qualquer atraso indevido e no espaço de um (1) mês após a notificação.

  • Os conteúdos audiovisuais selecionados podem ser arquivados para conservação permanente, em conformidade com as disposições da Lista Comum de Conservação da Comissão (SEC(2019)900/2), para fins históricos de documentação, preservação e disponibilização da história e do património audiovisual da Comissão Europeia e da União Europeia.
  • Todos os registos em papel e eletrónicos relativos à correspondência diária, aos convites à apresentação de propostas e/ou à manifestação de interesse, juntamente com a documentação contratual/financeira associada e os relatórios com dados agregados serão arquivados de acordo com a Lista Comum de Conservação da Comissão (SEC(2019)900/2) e guardados no ARES (Sistema de Registos Avançado), sob a responsabilidade do Secretariado-Geral durante um período de 10 anos com a aplicação de técnicas de amostragem e seleção.

6. Como é que protegemos e salvaguardamos os seus dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio eletrónico, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são guardados nos servidores da Comissão Europeia e da empresa contratada (na UE). Todas as operações de processamento de dados são efetuadas ao abrigo da Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão de 10 de janeiro de 2017 relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

As empresas contratadas pela Comissão Europeia estão vinculadas por uma cláusula contratual específica para quaisquer operações de tratamento de dados pessoais em nome da Comissão Europeia e pelas obrigações de confidencialidade decorrentes do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (RGPD).

A fim de proteger os seus dados pessoais, a Comissão Europeia implementou várias medidas técnicas e organizativas. As medidas técnicas incluem ações adequadas para abordar a segurança em linha, o risco da perda de dados, a alteração de dados ou o acesso não autorizado, tendo em consideração o risco apresentado pelo tratamento e pela natureza dos dados pessoais que são tratados. As medidas organizativas incluem a limitação de acesso a dados pessoais exclusivamente a pessoas autorizadas com legítima «necessidade de conhecer» para os fins desta operação de tratamento de dados.

7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

O acesso aos dados pessoais recolhidos para a operação de tratamento em questão é disponibilizado ao pessoal autorizado das instituições da UE e das empresas por elas contratadas responsáveis por esta operação, de acordo com o principio da «necessidade de conhecer». Esse pessoal está vinculado por acordos de confidencialidade estatutários, e quando necessário, por acordos de confidencialidade adicionais.

O pessoal autorizado da Direção-Geral da Comunicação, as Representações da CE e a empresa contratada têm acesso aos dados pessoais dos membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» (que podem incluir as listas de endereços, os documentos em papel e em formato eletrónico e os dados armazenados na plataforma Futurium, a correspondência, os convites que conduzem à seleção dos membros das autoridades locais, juntamente com a documentação contratual/financeira associada).

O pessoal autorizado da Direção-Geral das Redes de Comunicação, Conteúdos e Tecnologias tem acesso aos dados pessoais dos membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» necessários para simplificar o acesso e a gestão da plataforma Futurium.

Os centros EUROPE DIRECT têm acesso às listas de endereços e aos documentos em papel e em formato eletrónico, que podem incluir dados pessoais dos membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais», a serem reunidos de acordo com o principio da «necessidade de conhecer» da Direção-Geral da Comunicação, das Representações da CE e da empresa contratada.

No âmbito de um contrato-quadro, as empresas externas subcontratadas poderão ter acesso aos dados pessoais necessários dos membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» (que podem incluir listas de endereços, e/ou elaborar as suas próprias listas de correio e criar os seus próprios registos em papel ou eletrónicos com base nos contactos com os membros de entidades locais) para organizar visitas, sessões de formação e de informação, realizar estudos/avaliações/inquéritos e recolher informações. As empresas subcontratadas também podem aceder à lista de endereços para contactar os membros de entidades locais e organizar as suas viagens e alojamento, bem como para recolher informações.

Os serviços de segurança podem recolher e gerir os dados pessoais dos membros da rede «Construir a Europa com os Eleitos Locais» para os fins de eventos realizados nos edifícios das instituições da UE. Os serviços de segurança devem ser interpretados como serviços contratados pelas instituições da UE, incluindo as Representações da CE.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem direitos específicos enquanto «titular» ao abrigo do Capítulo III (artigos 14.º ao 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725. Relativamente a esta operação de tratamento, pode exercer os seguintes direitos:

  • o direito de aceder aos seus dados pessoais (artigo 17.º do Regulamento (UE) 2018/1725);
  • o direito à retificação de quaisquer dados pessoais inexatos ou incompletos (artigo 18.º do Regulamento (UE) 2018/1725);
  • o direito ao apagamento dos seus dados pessoais (artigo 19.º do Regulamento (UE) 2018/1725);
  • sempre que aplicável, o direito à limitação do tratamento dos seus dados pessoais (artigo 20.º do Regulamento (UE) 2018/1725);
  • o direito de portabilidade dos dados (artigo 22.º do Regulamento (UE) 2018/1725);
  • e o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, que é exercido legitimamente de acordo com o artigo 5.º, n.º 1, alínea a).

Pode exercer os seus direitos ao contactar o Responsável pelo Tratamento ou, em caso de conflito, o Encarregado da Proteção de Dados. Se necessário, também pode contactar a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. As informações de contacto encontram-se na Secção 9.

Quando pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, por favor descreva-as (isto é, a(s) referência(s) de registo, conforme especificado na Secção10) no seu pedido.

9. Informações de contacto

Responsável pelo tratamento

Se pretender exercer os seus direitos ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver comentários, perguntas ou questões, ou se pretender apresentar uma queixa relacionada com a recolha e utilização dos seus dados pessoais, não hesite em contactar o Responsável pelo Tratamento, a Direção-Geral da Comunicação, Unidade C.4 (COMM-C4@ec.europa.eu).

O Encarregado da Proteção de Dados (EPD) da Comissão

Pode contactar o Encarregado da Proteção de Dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) sobre questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725.

 A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

Tem o direito de recorrer (isto é, pode apresentar uma reclamação) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu) se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram violados, como resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo Responsável pelo Tratamento.

10. Como obter informações mais detalhadas?

O Encarregado da Proteção de Dados (EPD) da Comissão Europeia publica o registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que lhe tenham sido documentadas e notificadas. Pode aceder ao registo através da seguinte hiperligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.

A operação de tratamento específica foi incluída no registo público do EPD com a seguinte referência de registo: DPR-EC-13729.1