Izjava o zasebnosti

Evropska komisija (v nadaljevanju »Komisija«) se zavezuje, da bo varovala vaše osebne podatke in spoštovala vašo zasebnost. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije ter o prostem pretoku takih podatkov (razveljavitev Uredbe (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o zasebnosti pojasnjuje razloge za obdelavo vaših osebnih podatkov, način, kako zbiramo, obravnavamo in zagotavljamo zaščito vseh posredovanih osebnih podatkov, kako se te informacije uporabljajo in kakšne pravice imate v zvezi z vašimi osebnimi podatki. Navaja tudi kontaktne podatke odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Ta izjava o zasebnosti se nanaša na obdelavo osebnih podatkov s strani Komisije pri upravljanju mreže izvoljenih predstavnikov občin v državah članicah, v nadaljnjem besedilu »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin«.

Namen obdelave je olajšati delovanje in upravljanje mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin«.

»Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« ali »projekt« je pilotni projekt, katerega cilj je vključiti lokalno izvoljene predstavnike v državah članicah (lokalne predstavnike občin) v komuniciranje z državljani o politikah in prednostnih nalogah EU. Podpisniki projekta so lokalne oblasti v državah članicah in Evropska komisija. Lokalne oblasti imenujejo enega od svojih lokalno izvoljenih predstavnikov občin za člana projekta in se zavežejo, da bodo imenovale nadomestnega člana, ko mu poteče mandat.

Osebni podatki, ki jih prejmemo od predstavnikov občin, so potrebni za zagotavljanje delovanja in izvajanja funkcij mreže. Obdelava osebnih podatkov je potrebna za: 

• delovanje in vodenje projekta »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« ter izbor njegovih članov;
• komunikacijske dejavnosti, kot je promocija projekta »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« in njegovih dejavnosti, kot so izmenjava korespondence, pošiljanje vabil in obvestil ter spremljanje dejavnosti, fotografiranje in snemanje video posnetkov ter distribucija glasila (vključuje vodenje seznamov stikov za korespondenco);
• organizacija izobraževalnih dogodkov v živo in prek spleta, informativnih sestankov, srečanj, izvajanje študij/ocen in anket;
• zagotavljanje informacij, zahteve za informacije in pozive k ukrepanju.

Evropska komisija objavi javni razpis za oddajo prijav lokalnih oblasti v državah članicah EU. Zunanji izvajalec podpira Evropsko komisijo pri obdelavi prijav. Poleg tega ta izvajalec upravlja spletno stran na spletni domeni europa.eu, ki promovira projekt v državah članicah, vsebuje prijavni obrazec in prikazuje seznam lokalnih oblasti, ki so se že priključile projektu. Izbrani predstavniki občin podpišejo izjavo o sodelovanju v projektu. 

Ob prijavi se predstavniki občin zavežejo, da bodo o politikah in prioritetah EU obveščali prebivalce v svoji regiji. Pri tem jih podpirata Generalni direktorat za komuniciranje in zunanji izvajalec Evropske komisije z ustreznim komunikacijskim materialom, usposabljanji, priložnostmi za mreženje in izmenjavo dobrih praks. 

Da bi olajšali sodelovanje članov mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin«, Generalni direktorat kot pomoč pri komunikaciji uporablja platformo Futurium (zapis ref. DPR-EC-00787). Futurium je spletna platforma v lasti Evropske komisije, ki jo upravlja generalni direktorat CNECT, in članom mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« omogoča, da se pridružijo spletni skupnosti »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« in prispevajo k tej skupnosti (objavljajo komentarje, delijo ideje itd.). Obenem platforma članom mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« omogoča, da kontaktirajo druge člane po e-pošti (če je član privolil v stik z drugimi člani). Spletno skupnost »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« upravlja Generalni direktorat za komuniciranje, ki odloča o članstvu in drugih pomembnih vidikih spletnih dejavnosti članov mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« na platformi Futurium. 

Osebni podatki ne bodo uporabljeni za avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem.

Zakonitost obdelave osebnih podatkov po členu 5.1

• 1(a) Obdelava je potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu ali pri izvajanju uradnih pooblastil, podeljenih instituciji ali organu Unije.

Projekt »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« izvaja Generalni direktorat za komunikacijo, Enota C4, v okviru delovnega programa DG COMM 2021 (kakor je bil spremenjen 8. aprila 2021).

Obdelava osebnih podatkov, povezana s projektom »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin«, je potrebna za upravljanje in delovanje Komisije, kot je določeno s pogodbami, natančneje s členom 5 PEU, členom 13 PEU in členi 244–250 PDEU ter v skladu s členom 1 in členom 11 PEU. Poleg tega projekt uporablja načelo, določeno v sporočilu iz Sibiuja iz maja 2019, da je komuniciranje o EU skupna odgovornost nadnacionalne ravni EU ter vseh nacionalnih in podnacionalnih ravni upravljanja, kot je podrobno opisano v prispevku Evropske komisije k neformalnemu srečanju voditeljev EU27 v Sibiu (Romunija) 9. maja 2019, na strani 40.

Podpora komunikacijskim dejavnostim projekta »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« je naloga, ki izhaja iz institucionalnih pooblastil Komisije. Projekt je Evropski parlament ustanovil po proračunskem postopku za leto 2021 kot pilotni projekt v smislu člena 58(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, o spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (UL L 193, 30. 7. 2018, str. 1).

• 5(1)(d) Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je dal soglasje za obdelavo njegovih osebnih podatkov za enega ali več posebnih namenov.

Postopki obdelave osebnih podatkov za organizacijo in upravljanje mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« so zakoniti po členu 5(d) Uredbe 2018/1725, saj lokalni predstavniki občin podajo soglasje za obdelavo osebnih podatkov, preden postanejo člani mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin«.

Za izvedbo tega postopka obdelave lahko upravljavec podatkov zbira naslednje kategorije osebnih podatkov: 

• član projekta »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« (npr. član lokalnega organa): ime in priimek, kontaktni podatki (e-pošta, telefonska številka, poštni naslov, spol (moški/ženska/drugo/ne želim povedati), govorjeni jezik in/ali želeni jeziki;
• državljani se lahko naročijo na glasilo »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« tako, da navedejo svoj elektronski naslov;
• osebni podatki, ki so na voljo prek avdiovizualnih vsebin (npr. fotografije/slike, fotografiranje, predstavitve), ki so lahko na voljo na internetu/intranetu v okviru srečanj in v okviru dejavnosti Evropske komisije: zvočni in vizualni posnetki srečanj.

Upravljavec podatkov lahko deli združene podatke ali anonimne podatke z drugimi direktorati Komisije in/ali drugimi institucijami EU ali tretjimi osebami za znanstvenoraziskovalne ali statistične namene.

Upravljavec podatkov hrani vaše osebne podatke samo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave.

• Osebni podatki, potrebni za upravljanje mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« (vključno z upravljanjem kontaktnih seznamov za korespondenco), so shranjeni v bazi podatkov ponudnika storitev/izvajalca in spletnem interaktivnem orodju, dokler posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, sodeluje v projektu in še največ tri (3) leta po tem. 

Če lokalni organ ali posamezni član mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« preneha biti član mreže, bo Generalni direktorat za komuniciranje sprejel razumne ukrepe za odstranitev ustreznih informacij iz baze podatkov in interaktivne spletne platforme brez nepotrebnega odlašanja in v enem (1) mesec po obvestilu. 

• Izbrane avdiovizualne vsebine je mogoče arhivirati za trajno hrambo v skladu z določbami skupnega seznama hrambe na ravni Komisije (SEC(2019)900/2) za zgodovinske namene za dokumentiranje, ohranjanje in omogočanja dostopa do zgodovine in avdiovizualne dediščine Evropske komisije in Evropske unije.

• Vsi dokumenti in elektronski zapisi, ki se nanašajo na vsakodnevno korespondenco, razpise za zbiranje predlogov in/ali interesov, skupaj z nastalimi pogodbenimi/finančnimi datotekami ter poročila, ki vsebujejo združene podatke, bodo arhivirani v skladu s skupnim seznamom hrambe na ravni Komisije (SEC (2019)900/2) in shranjeni v sistem ARES (Advanced Records System), ki je v pristojnosti generalnega sekretariata, za obdobje desetih (10) let z uporabo tehnik vzorčenja in selekcije.

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, baze podatkov, naloženi paketi podatkov itd.) so shranjeni na strežnikih Evropske komisije in zunanjega izvajalca (v EU). Vse operacije obdelave se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Izvajalce Evropske komisije zavezuje posebna pogodbena klavzula za vse postopke obdelave osebnih podatkov v imenu Evropske komisije in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (GDPR). 

Za zaščito vaših osebnih podatkov je Evropska komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spreminjanja podatkov ali nepooblaščenega dostopa, ob upoštevanju tveganja, ki ga predstavlja obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejevanje dostopa do osebnih podatkov na izključno pooblaščene osebe, ki morajo biti za namene tega postopka obdelave upravičeno seznanjene z njimi.

Dostop do osebnih podatkov, zbranih za zadeven postopek obdelave, je omogočen pooblaščenemu osebju institucij EU in njenim zunanjim izvajalcem, ki so odgovorni za izvedbo tega postopka obdelave po načelu potrebe po seznanitvi. Takšno osebje spoštuje zakonske dogovore in po potrebi dodatne pogodbe o zaupnosti. 

Pooblaščeno osebje Generalnega direktorata za komuniciranje, predstavništva EK in zunanji izvajalec imajo dostop do osebnih podatkov članov mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« (ki lahko vključujejo sezname poštnih naslovov, papirne in elektronske datoteke ter podatke, shranjene na platformi Futurium, korespondenco, razpis, ki vodi do izbire članov lokalnih organov skupaj s povezanimi pogodbenimi/finančnimi datotekami). 

Pooblaščeno osebje Generalnega direktorata za komunikacijska omrežja, vsebine in tehnologijo ima dostop do osebnih podatkov članov mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin«, ki so potrebni za lažji dostop in upravljanje platforme Futurium.

Centri EUROPE DIRECT imajo dostop do seznamov poštnih naslovov, papirnih in elektronskih datotek, ki lahko vključujejo osebne podatke članov mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin«, ki jih na podlagi potrebe po seznanitvi zbere Generalni direktorat za komuniciranje, predstavništvo EK in zunanji izvajalec. 

Zunanjim obdelovalcem po okvirni pogodbi se lahko zagotovijo potrebni osebni podatki članov mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« (ki lahko vključujejo sezname poštnih naslovov in/ali lahko sestavijo lastne sezname poštnih naslovov ter ustvarijo svoje papirne/elektronske evidence na podlagi kontaktov s člani lokalnih organov) za namene organizacije obiskov, izobraževanj in informativnih dogodkov, izvajanja študij/ocen/anket in zbiranja informacij. Obdelovalci lahko dostopajo tudi do seznama poštnih naslovov, da vzpostavijo stik s člani lokalnih organov, da organizirajo njihovo potovanje in nastanitev ter zbirajo informacije. 

Varnostne službe lahko zbirajo in obdelujejo osebne podatke članov mreže »Gradimo Evropo z izvoljenimi predstavniki občin« za namene dogodkov, ki se odvijajo v prostorih institucij EU. Varnostne storitve je treba razlagati kot storitve, ki jih naročijo institucije EU, vključno s predstavništvi EK.

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725. V zvezi s tem postopkom obdelave lahko uveljavljate naslednje pravice:

• pravico do dostopa do vaših osebnih podatkov (člen 17 Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravico do popravka v primeru, da so vaši osebni podatki netočni ali nepopolni (člen 18 Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravico do izbrisa vaših osebnih podatkov (člen 19 Uredbe (EU) 2018/1725);
• kjer je primerno, pravico do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov (člen 20 Uredbe (EU) 2018/1725);
• pravico do prenosljivosti podatkov (člen 22 Uredbe (EU) 2018/1725);
• in pravico do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a).

 Svoje pravice lahko uveljavljate tako, da se obrnete na upravljavca podatkov ali, v primeru spora, na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njegovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.

Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več posebnih postopkov obdelave, v svoji zahtevi navedite njihov opis (tj. sklic/-e zapisa, kot je določeno v razdelku 10).

Upravljavec podatkov

Če želite uveljavljati svoje pravice v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725; če imate pripombe, vprašanja ali pomisleke ali če želite vložiti pritožbo glede zbiranja in uporabe vaših osebnih podatkov, vas prosimo, da stopite v stik z upravljavcem podatkov, Generalni direktorat za komuniciranje, Enota C.4 (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO) Komisije

Glede vprašanj v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

 Evropski nadzornik za varstvo podatkov (EDPS)

Če menite, da so bile vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725 kršene pri obdelavi vaših osebnih podatkov s strani upravljalca podatkov, imate pravico, da se obrnete (tj. vložite pritožbo) na evropskega nadzornika za varstvo podatkov (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

Pooblaščena oseba Evropske komisije za varstvo podatkov (DPO) objavlja register vseh postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije, ki so bili dokumentirani in o katerih je bila pooblaščena oseba obveščena. Do registra lahko dostopate prek naslednje povezave: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta poseben postopek obdelave je bil vključen v javni register DPO z naslednjo referenco zapisa: DPR-EC-13729.1