Izjava o zaštiti osobnih podataka

Europska komisija (u daljnjem tekstu „Komisija”) obvezuje se na zaštitu vaših osobnih podataka i poštovanje vaše privatnosti. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

Ova izjava o zaštiti osobnih podataka objašnjava razloge obrade vaših osobnih podataka, način na koji prikupljamo, obrađujemo i osiguravamo zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, kako se ti podaci upotrebljavaju i koja prava imate u vezi s vašim osobnim podacima. Također navodi podatke za kontakt odgovornog voditelja obrade podataka pomoću kojega možete ostvariti svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Ova izjava o zaštiti osobnih podataka odnosi se na osobne podatke koje obrađuje Komisija pri upravljanju mrežom lokalnih savjetnika u državama članicama, u daljnjem tekstu „Gradimo Europu s lokalnim dionicima”.

Svrha je obrade olakšati rad i upravljanje projektom „Gradimo Europu s lokalnim dionicima”.

„Gradimo Europu s lokalnim dionicima” ili „projekt” pilot je projekt s ciljem uključivanja lokalno izabranih predstavnika u državama članicama (lokalnih dionika) u komunikaciju s građanima o politikama i prioritetima u EU-u. Potpisnici projekta lokalne su vlasti u državama članicama i Europska komisija. Lokalne vlasti imenuju jednog od svojih lokalno izabranih savjetnika za člana projekta te se obvezuju imenovati zamjenu kada im istekne mandat.

Osobni podaci dobiveni od lokalnih savjetnika neophodni su kako bi se osiguralo da mreža funkcionira i izvršava svoje funkcije. Konkretno, obrada osobnih podataka neophodna je za: 

• rad i upravljanje projektom „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” i odabir članova
• komunikacijske aktivnosti kao što su promocija projekta „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” i njegovih aktivnosti kao što su razmjena korespondencije, slanje pozivnica i obavijesti te daljnje aktivnosti, izrada fotografija i videozapisa, kao i distribucija biltena (podrazumijeva upravljanje popisom kontakata za korespondenciju)
• organizaciju obuka na internetu i izvan njega, informativnih sesija, sastanaka, provođenje studija/evaluacija i anketa
• pružanje informacija, upite i pozive na djelovanje.

Europska komisija objavljuje javni poziv za podnošenje prijava lokalnih vlasti država članica EU-a. Potpisnik ugovora podupire Europsku komisiju u obradi prijava. Osim toga, potpisnik ugovora upravlja web-stranicom na web-domeni europa.eu kojom se promovira projekt u državama članicama, objavljuje obrazac za prijavu i prikazuje popis lokalnih vlasti koje sudjeluju u projektu. Odabrani lokalni savjetnici potpisuju izjavu kojom pristaju sudjelovati u projektu. 

Prijavom se lokalni savjetnici obvezuju komunicirati o politikama i prioritetima EU-a među stanovništvom u svojoj regiji. U tu im svrhu relevantnim komunikacijskim materijalima, obukama, mogućnostima umrežavanja i razmjenom dobrih praksi pomažu Glavna uprava za komunikaciju i potpisnik ugovora Europske komisije. 

Kako bi olakšala suradnju članica mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima”, Glavna uprava za komunikaciju oslanja se na platformu Futurium (referentna oznaka zapisa: DPR-EC-00787). Futurium je internetska platforma Europske komisije kojom upravlja Glavna uprava CNECT koja omogućuje članovima mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” pridruživanje internetskoj zajednici „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” i davanje doprinosa ovoj zajednici (tj. objavu komentara, dijeljenje ideja itd.). Također omogućuje članovima mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” stupanje u kontakt s drugim članovima putem e-pošte (ako je član pristao na kontaktiranje s drugim članovima). Internetskom zajednicom „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” upravlja Glavna uprava za komunikaciju koja odlučuje o članstvu i drugim relevantnim aspektima aktivnosti na internetu članova mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” na platformi Futurium. 

Osobni podaci neće se upotrebljavati za automatsko donošenje odluka ni profiliranje.

Zakonitost obrade osobnih podataka u skladu je s člankom 5. stavkom 1.

• točkom (a) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije

Projekt „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” provodi Glavna uprava za komunikaciju, jedinica C4, u skladu s programom rada Glavne uprave za komunikaciju za 2021. (s izmjenama od 8. travnja 2021).

Obrada osobnih podataka povezana s projektom „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” neophodna je za upravljanje i funkcioniranje Komisije, kako je propisano ugovorima, točnije člankom 5. UEU-a, člankom 13. UEU-a i člankom 244. do člankom 250. UFEU-a te u skladu s člankom 1. i člankom 11. UEU-a. Nadalje, projekt primjenjuje načelo, navedeno u priopćenju iz Sibiua iz svibnja 2019.⁹, da je komuniciranje o EU-u zajednička odgovornost nadnacionalne razine EU-a i svih nacionalnih i podnacionalnih razina upravljanja, kao što je detaljno navedeno u doprinosu Europske komisije neformalnom sastanku čelnika EU27 u Sibiuu (Rumunjska) 2019. svibnja 2019., na stranici 40.

Podrška komunikacijskim aktivnostima projekta „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” zadatak je koji proizlazi iz ovlaštenja Komisije na institucionalnoj razini. Projekt je pokrenuo Europski parlament kroz proračunski postupak za 2021. kao pilot projekt u smislu članka 58. stavka 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije, o izmjeni uredaba (EU) br. 1296/2013, (EU) br. 1301/2013, (EU) br. 1303/2013, (EU) br. 1304/2013, (EU) br. 1309/2013, (EU) br. 1316/2013, (EU) br. 223/2014, (EU) br. 283/2014 i Odluke br. 541/2014/EU te o stavljanju izvan snage Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 ( SL L 193, 30.7.2018., str. 1.).

• Članak 5. stavak 1. točka (d) Ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu posebnu svrhu ili više njih.

Obrade osobnih podataka za organizaciju i upravljanje mrežom „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” zakonite su prema članku 5. točki (d) Uredbe 2018/1725, budući da lokalni dionici daju privolu za obradu osobnih podataka prije nego što postanu članovi mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima”.

Kako bi izvršio ovu obradu, voditelj obrade može prikupljati sljedeće kategorije osobnih podataka: 

• član projekta „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” (npr. član lokalne vlasti): ime i prezime, podaci za kontakt (adresa e-pošte, telefonski broj, poštanska adresa, spol (muško/žensko/drugo/radije ne bih rekao), jezici koje govori i/ili preferira
• građani se mogu pretplatiti na bilten mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” pružanjem svoje adrese e-pošte
• osobni podaci dostupni putem audiovizualnog sadržaja (npr. fotografije/slike, foto snimanja, prezentacije) koji bi mogli biti dostupni na internetu/intranetu u kontekstu sastanaka i u okviru aktivnosti Europske komisije: audio i vizualne snimke sastanaka.

Voditelj obrade podataka može dijeliti skupne ili anonimizirane podatke s drugim upravama Komisije i/ili drugim institucijama EU-a ili trećim stranama u znanstveno-istraživačke ili statističke svrhe.

Voditelj obrade čuva vaše osobne podatke samo onoliko koliko je potrebno za ispunjenje svrhe prikupljanja ili daljnje obrade.

• Osobni podaci neophodni za upravljanje mrežom „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” (uključujući upravljanje popisima kontakata za korespondenciju) pohranjuju se u bazi podataka pružatelja usluga/potpisnika ugovora i interaktivnom internetskom alatu sve dok ispitanik sudjeluje u projektu i najduže tri (3) godine 

Ako lokalna vlast ili pojedini član mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” prestane biti član mreže, Glavna uprava za komunikaciju poduzet će razumne korake za uklanjanje relevantnih informacija iz baze podataka i s interaktivne internetske platforme bez nepotrebnog odgađanja i unutar jednog (1) mjesec nakon obavijesti. 

• Odabrani audiovizualni sadržaji mogu se arhivirati radi trajnog čuvanja, u skladu s odredbama Zajedničkog popisa čuvanja dokumenata Komisije (SEC(2019)900/2), u povijesne svrhe za dokumentiranje, očuvanje i stavljanje na raspolaganje povijesti i audiovizualnog nasljeđa Europske komisije i Europske unije.

• Svi papirni i elektronički zapisi vezano uz svakodnevnu korespondenciju, pozive za podnošenje prijedloga i/ili interesa zajedno s rezultirajućim ugovornim/financijskim datotekama, kao i izvješća koja sadrže agregirane podatke bit će arhivirani u skladu sa Zajedničkim popisom čuvanja dokumenata Komisije (SEC(2019)900/2 ) i pohranjeni u ARES (Advanced Records System) pod odgovornošću Glavnog tajništva na razdoblje od 10 godina uz primjenu tehnika uzorkovanja i selekcije.

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, preneseni skupovi podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije i potpisnika ugovora (u EU-u). Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Potpisnike ugovora Europske komisije obvezuje posebna ugovorna klauzula kada su u pitanju svi postupci obrade osobnih podataka u ime Europske komisije i obveze povjerljivosti koje proizlaze iz Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (GDPR). 

Kako bi zaštitila vaše osobne podatke, Europska komisija uvela je niz tehničkih i organizacijskih mjera. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće radnje za rješavanje pitanja internetske sigurnosti, rizika od gubitka podataka, izmjene podataka ili neovlaštenog pristupa, uzimajući u obzir rizik koji predstavlja obrada i prirodu osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo ovlaštenim osobama s legitimnom potrebom da ih znaju za potrebe ovog postupka obrade.

Pristup osobnim podacima prikupljenim za predmetni postupak obrade omogućen je ovlaštenom osoblju institucija EU-a i njihovim potpisnicima ugovora odgovornima za provođenje ovog postupka obrade prema načelu nužnosti pristupa podacima. To osoblje pridržava se statutarnih i, prema potrebi, dodatnih sporazuma o povjerljivosti. 

Ovlašteno osoblje Glavne uprave za komunikaciju, predstavništva Europske komisije i potpisnik ugovora imaju pristup osobnim podacima članova mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” (koji mogu uključivati popise primatelja e-poruka, papirne i elektroničke datoteke i podatke pohranjene na platformi Futurium, korespondenciju, poziv koji vodi do odabira članova lokalnih vlasti zajedno s rezultirajućim ugovornim/financijskim datotekama). 

Ovlašteno osoblje Glavne uprave za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije ima pristup osobnim podacima članova mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima”, što je neophodno za olakšavanje pristupa i upravljanja platformom Futurium.

Centri EUROPE DIRECT imaju pristup popisima primatelja e-poruka, papirnim i elektroničkim datotekama koje mogu uključivati osobne podatke članova mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” koje Glavna uprava za komunikacije, predstavništva Europske komisije i potpisnik ugovora sastavljaju prema načelu nužnosti pristupa podacima. 

Vanjskim izvršiteljima obrade prema okvirnom sporazumu mogu biti dostavljeni neophodni osobni podaci članova mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” (koji mogu uključivati popise primatelja e-poruka i/ili sastavljanje vlastitih popisa primatelja e-poruka i kreiranje vlastitih papirnih/elektroničkh zapisa na temelju kontakata s članovima lokalnih jedinica) u svrhu organizacije posjeta, obuka i informativnih događanja, provođenja studija/evaluacija, anketa te prikupljanja informacija. Izvršitelji obrade također mogu pristupiti popisu primatelja e-poruka kako bi stupili u kontakt s lokalnim subjektima radi organizacije njihovog putovanja i smještaja kao i prikupljanja informacija. 

Sigurnosne službe mogu prikupljati i obrađivati osobne podatke članova mreže „Gradimo Europu s lokalnim dionicima” za potrebe događanja koja se održavaju u prostorijama institucija EU-a. Sigurnosne službe treba tumačiti kao službe koje ugovore institucije EU-a, uključujući predstavništva Europske komisije.

Vi kao „ispitanik” imate određena prava u skladu s poglavljem III. (članak 14. do članak 25.) Uredbe (EU) 2018/1725. Što se tiče ovog postupka obrade, možete ostvariti sljedeća prava:

• pravo na pristup vašim osobnim podacima (članak 17. Uredbe (EU) 2018/1725)
• pravo na ispravak u slučaju da su vaši osobni podaci netočni ili nepotpuni (članak 18. Uredbe (EU) 2018/1725)
• pravo na brisanje vaših osobnih podataka (članak 19. Uredbe (EU) 2018/1725)
• ako je primjenjivo, pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka (članak 20. Uredbe (EU) 2018/1725)
• pravo na prenosivost podataka (članak 22. Uredbe (EU) 2018/1725)
• pravo prigovora na obradu vaših osobnih podataka, koje se zakonito provodi sukladno članku 5. stavku 1. točki (a).

 Svoja prava možete ostvariti obraćanjem voditelju obrade podataka ili u slučaju konflikta obraćanjem službeniku za zaštitu podataka. Prema potrebi, također se možete obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Njihovi podaci za kontakt navedeni su u odjeljku 9.

Ako želite ostvariti svoja prava u kontekstu jednog ili više specifičnih postupaka obrade, opišite ih u svom zahtjevu (tj. navedite referentne oznake zapisa kako je navedeno u odjeljku 10).

Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725, ili ako imate komentara, pitanja ili nedoumica odnosno ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i upotrebom vaših osobnih podataka, slobodno se obratite voditelju obrade podataka, Glavna uprava za komunikaciju, jedinica C.4 (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

Službenik za zaštitu podataka (DPO) Komisije

Službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) možete se obratiti s pitanjima o obradi vaših osobnih podataka u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725.

 Europski nadzornik za zaštitu podataka (EDPS)

Imate pravo na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) ako smatrate da su vaša prava prema Uredbi (EU) 2018/1725 povrijeđena tijekom obrade vaših osobnih podataka od strane Voditelja obrade.

Službenik za zaštitu podataka (DPO) Europske komisije objavljuje registar svih postupaka obrade osobnih podataka koje je izvršila Komisija, a koji su dokumentirani i koji su mu dostavljeni. Registru možete pristupiti putem sljedeće poveznice: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hr.

Ova posebna obrada uključena je u javni registar DPO-a sa sljedećom referentnom oznakom zapisa: DPR-EC-13729.1