Dikjarazzjoni ta’ privatezza

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa ulterjorment id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725  tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din id-dikjarazzjoni ta’ privatezza tispjega r-raġunijiet għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru, nittrattaw, u niżguraw il-protezzjoni tad-data personali kollha pprovduta, kif tintuża dik l-informazzjoni u xi drittijiet għandek fir-rigward tad-data personali tiegħek. Tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li miegħu tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek, l-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

Din id-dikjarazzjoni ta’ privatezza tikkonċerna l-ipproċessar ta’ data personali min-naħa tal-Kummissjoni meta tiġġestixxi n-network tal-kunsilliera lokali fl-Istati Membri, minn hawn ’il quddiem imsejjaħ “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali”.

L-iskop tal-ipproċessar huwa li jiġi ffaċilitat l-operat u l-ġestjoni ta’ “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali”.

“Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” jew “il-proġett” huwa proġett pilota li għandu l-għan li jinvolvi rappreżentanti eletti lokalment fl-Istati Membri (kunsilliera lokali) fil-komunikazzjoni maċ-ċittadini dwar il-politiki u l-prijoritajiet tal-UE. Il-firmatarji tal-proġett huma l-awtoritajiet lokali fl-Istati Membri u l-Kummissjoni Ewropea. L-awtoritajiet lokali jaħtru wieħed mill-kunsilliera tagħhom eletti lokalment bħala membru tal-proġett, u jimpenjaw ruħhom li jaħtru sostitut meta jiskadi l-mandat tagħhom.

Id-data personali riċevuta mingħand il-kunsilliera lokali hija meħtieġa biex jiġi żgurat li n-network jopera u jwettaq il-funzjonijiet tiegħu. Speċifikament, l-ipproċessar tad-data personali huwa meħtieġ għal: 

• it-tħaddim u l-ġestjoni tal-proġett “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” u l-għażla tal-membri tiegħu;
• l-attivitajiet ta’ komunikazzjoni bħall-promozzjoni tal-proġett “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” u l-attivitajiet tiegħu bħall-iskambju ta’ korrispondenza, it-tqassim ta’ stediniet u notifiki, u l-attivitajiet ta’ segwitu, it-teħid ta’ ritratti u l-produzzjoni ta’ videos, kif ukoll id-distribuzzjoni ta’ bullettin (li jinvolvi l-ġestjoni ta’ listi ta’ kuntatti għall-korrispondenza);
• l-organizzazzjoni ta’ avvenimenti ta’ taħriġ offline u online, sessjonijiet ta’ informazzjoni, laqgħat, twettiq ta’ studji/valutazzjonijiet u stħarriġ;
• l-għoti ta’ informazzjoni, talbiet għal informazzjoni u sejħiet għal azzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea tippubblika sejħa miftuħa għas-sottomissjoni ta’ applikazzjonijiet mill-awtoritajiet lokali fl-Istati Membri tal-UE. Kuntrattur jappoġġa lill-Kummissjoni Ewropea fl-ipproċessar tal-applikazzjonijiet. Barra minn hekk, il-kuntrattur jamministra sit web fuq id-dominju tal-web europa.eu li jippromwovi l-proġett fl-Istati Membri, jippubblika l-formola tal-applikazzjoni u juri l-lista tal-awtoritajiet lokali li jkunu daħlu fil-proġett. Il-kunsilliera lokali magħżula jiffirmaw dikjarazzjoni li jaqblu li jipparteċipaw fil-proġett. 

Meta japplikaw, il-kunsilliera lokali jimpenjaw ruħhom li jikkomunikaw dwar il-politiki u l-prijoritajiet tal-UE fost il-popolazzjoni fir-reġjun tagħhom. Minħabba dan, huma appoġġati mid-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni u l-kuntrattur tal-Kummissjoni Ewropea b’materjal ta’ komunikazzjoni rilevanti, taħriġ, opportunitajiet ta’ networking, u skambju ta’ prattiki tajba. 

Sabiex tiġi ffaċilitata l-kooperazzjoni tal-membri tan-network “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali”, id-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni jiddependi fuq il-pjattaforma Futurium (referenza tar-rekord. DPR-EC-00787). Futurium hija pjattaforma online, proprjetà tal-Kummissjoni Ewropea u ġestita mid-Direttorat Ġenerali tas-CNECT li tippermetti lill-membri ta’ “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” jingħaqdu mal-kommunità online ta’ “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” u biex jikkontribwixxu għal din il-komunità (jiġifieri jtellgħu l-kummenti, jaqsmu l-ideat, eċċ.). Tippermetti wkoll li membri ta’ “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” jikkuntattjaw membri oħrajn permezz tal-email (meta l-membru jkun aċċetta li jiġi kkuntattjat minn membri oħrajn). Il-kommunità online “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” hija amministrata mid-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni li jiddeċiedi dwar is-sħubija u aspetti rilevanti oħrajn tal-attività online tal-membri tan-network “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” fuq il-pjattaforma Futurium. 

Data personali mhijiex se tintuża għat-teħid ta’ deċiżjonijiet awtomatizzat inkluż it-tfassil tal-profili.

Legalità għall-ipproċessar tad-data personali skont l-Artikolu 5.1

• 5.1(a) L-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħti lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni.

Il-proġett “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” huwa implimentat mid-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni, unità C4, skont il-Programm ta' Ħidma DĠ COMM 2021 (kif emendat fit-8 ta’ April 2021).

L-ipproċessar tad-data personali marbut mal-proġett “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” huwa meħtieġ għall-ġestjoni u l-funzjonament tal-Kummissjoni, kif mitlub mit-trattati, u aktar speċifikament mill-Artikolu 5 tat-TUE, l-Artikolu 13 tat-TUE u l-Artikoli 244-250 tat-TFUE, u f’konformità mal-Artikolu 1 u l-Artikolu 11 tat-TUE. Barra minn hekk, il-proġett japplika l-prinċipju, stabbilit fil-komunikazzjoni ta’ Sibiu ta’ Mejju 2019, li l-komunikazzjoni dwar l-UE hija responsabbiltà kondiviża bejn il-livell supranazzjonali tal-UE u l-livelli kollha nazzjonali u sottonazzjonali ta’ governanza kif dettaljat fil-kontribut tal-Kummissjoni Ewropea għal-laqgħa informali tal-mexxejja tal-UE27 f’Sibiu (ir-Rumanija) fid-9 ta’ Mejju 2019, f’paġna 40.

L-appoġġ għall-attivitajiet ta’ komunikazzjoni tal-proġett “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” huwa kompitu li jirriżulta mill-prerogattivi tal-Kummissjoni fil-livell istituzzjonali. Il-proġett ġie stabbilit mill-Parlament Ewropew permezz tal-proċedura baġitarja tal-2021 bħala proġett pilota fi ħdan it-tifsira tal-Artikolu 58(2) tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (ĠU L 193, 30.7.2018, p. 1).

• 5(1)(d) Is-suġġett tad-data jkun ta l-kunsens għall-ipproċessar tad-data personali tiegħu għal skop speċifiku wieħed jew aktar.

L-operazzjonijiet ta’ pproċessar ta’ data personali għall-organizzazzjoni u l-ġestjoni tan-network “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” huma legali skont l-Artikolu 5(d) tar-Regolament 2018/1725, minħabba li l-kunsilliera lokali jipprovdu kunsens għall-ipproċessar tad-data personali qabel isiru membru tan-network “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali”.

Sabiex iwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, il-Kontrollur tad-Data jista’ jiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin: 

• Il-membru tal-proġett “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” (eż. membru ta’ awtorità lokali): isem u kunjom, dettalji ta’ kuntatt (email, numru tat-telefon, indirizz postali, ġeneru (raġel/mara/oħrajn/nippreferi ma ngħidx), lingwi mitkellma u/jew preferuti
• Iċ-ċittadini jistgħu jabbonaw għall-bullettin ta’ “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” billi jipprovdu l-indirizz tal-email tagħhom
• Data personali disponibbli permezz ta’ kontenut awdjoviżiv (eż. ritratti/stampi, photo shoots, preżentazzjonijiet ) li jistgħu jkunu disponibbli fuq l-internet/intranet fil-kuntest tal-laqgħat u fil-qafas tal-attivitajiet tal-Kummissjoni Ewropea: reġistrazzjonijiet awdjo u viżivi tal-laqgħat.

Il-Kontrollur tad-Data jista’ jikkondividi informazzjoni aggregata jew deidentifikata ma’ Direttorati oħrajn tal-Kummissjoni u/jew istituzzjonijiet oħrajn tal-UE jew partijiet terzi għal finijiet ta’ riċerka xjentifika jew ta’ statistika.

Il-Kontrollur tad-Data jżomm id-data personali tiegħek biss għaż-żmien meħtieġ biex iwettaq l-iskop tal-ġbir jew l-ipproċessar ulterjuri.

• Data personali meħtieġa għall-ġestjoni tan-network “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” (inkluża l-ġestjoni tal-listi ta’ kuntatti għall-korrispondenza) tinħażen fil-bażi tad-data tal-fornituri tas-servizz/tal-kuntrattur u fl-għodda interattiva online sakemm is-suġġett tad-data jipparteċipa fil-proġett u għal perjodu massimu ta’ tliet (3) snin.

Jekk awtorità lokali jew membru individwali ta’ “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” ma jibqgħux membru tan-network, id-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni se jieħu passi raġonevoli biex ineħħi l-informazzjoni rilevanti mil-bażi tad-data u mill-pjattaforma online interattiva mingħajr dewmien żejjed u fi żmien xahar (1) wara n-notifika. 

• Kontenut awdjoviżiv magħżul jista’ jitqiegħed fl-arkivju għal preservazzjoni permanenti, f’konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Lista Komuni ta’ Ritenzjoni fil-Livell ta’ Kummissjoni (SEC (2019)900/2), għal skopijiet storiċi biex jiddokumentaw, jippreservaw u jagħmlu disponibbli l-istorja u l-wirt awdjoviżiv tal-Kummissjoni Ewropea u l-Unjoni Ewropea.

• Ir-rekords kollha miktubin fuq karta u elettroniċi li jikkonċernaw il-korrispondenza ta’ kuljum, is-sejħiet għal proposti u/jew l-interess flimkien mal-files kuntrattwali/finanzjarji li jirriżultaw kif ukoll ir-rapporti li jkun fihom data aggregata, se jitqiegħdu fl-arkivju skont il-Lista Komuni ta’ Ritenzjoni fil-Livell ta’ Kummissjoni (SEC (2019)900/2) u jinħażnu fl-ARES (Sistema ta’ Rekords Avvanzata) skont ir-responsabbiltà tas-Segretarjat Ġenerali għal perjodu ta’ 10 snin bl-applikazzjoni ta’ tekniki ta’ teħid ta’ kampjuni u selezzjoni.

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data mtellgħin, eċċ.) jinħażnu fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea u l-kuntrattur (fl-UE). L-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar jitwettqu skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Il-kuntratturi tal-Kummissjoni Ewropea huma marbuta bi klawżola kuntrattwali speċifika għal kwalunkwe operazzjoni ta’ pproċessar ta’ data personali f’isem il-Kummissjoni Ewropea, u mill-obbligi ta’ kunfidenzjalità li joħorġu mir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta' April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali u dwar il-moviment liberu ta' tali data (GDPR). 

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni Ewropea daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf ta’ data, alterazzjoni ta’ data jew aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima li jkunu jafu għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

Aċċess għad-data personali miġbura għall-operazzjoni ta’ pproċessar ikkonċernata huwa pprovdut lill-persunal awtorizzat tal-istituzzjonijiet tal-UE u lill-kuntratturi tagħha responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar skont il-prinċipju “ħtieġa ta’ tagħrif”. Tali persunal jirrispetta l-ftehimiet statutorji u, meta meħtieġ, ftehimiet ta’ kunfidenzjalità addizzjonali. 

Il-persunal b’mandat tad-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni, ir-Rappreżentanzi tal-KE u l-kuntrattur għandhom aċċess għad-data personali tal-membri tan-network “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” (li jistgħu jinkludu listi tal-posta, files tal-karti u elettroniċi u d-data maħżuna fuq il-pjattaforma Futurium, korrispondenza, sejħa li twassal għall-għażla tal-membri tal-awtoritajiet lokali flimkien mal-files kuntrattwali/finanzjarji li jirriżultaw). 

Il-persunal b’mandat tad-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni tan-Networks, tal-Kontenut u tat-Teknoloġija għandu aċċess għad-data personali tal-membri tan-network “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” meħtieġa biex jiġu ffaċilitati l-aċċess u l-ġestjoni tal-pjattaforma Futurium.

Iċ-ċentri EUROPE DIRECT għandhom aċċess għal-listi tal-posta, files tal-karti u elettroniċi li jistgħu jinkludu data personali tal-membri tan-network “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” li għandhom jiġu kkompilati fuq bażi ta’ “ħtieġa ta’ tagħrif” mid-Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni, ir-Rappreżentanzi tal-KE u l-kuntrattur. 

Il-proċessuri esterni taħt kuntratt qafas jistgħu jiġu pprovduti bid-data personali meħtieġa tal-membri tan-network “Nibnu l-Ewropa mal-Kunsilliera Lokali” (li jistgħu jinkludu lista tal-posta u/jew tfassil tal-listi tal-posta tagħhom stess u joħolqu r-rekords tal-karti/elettroniċi tagħhom stess ibbażati fuq kuntatti mal-membri tal-entitajiet lokali) għall-finijiet tal-organizzazzjoni ta’ żjarat, taħriġ u avvenimenti ta’ informazzjoni, studji/evalwazzjonijiet/stħarriġ dwar il-prestazzjoni u l-ġbir ta’ informazzjoni. Il-proċessuri jistgħu jaċċessaw ukoll il-lista tal-posta sabiex jikkuntattjaw lill-membri tal-entitajiet lokali biex jorganizzaw l-ivvjaġġar u l-akkomodazzjoni tagħhom kif ukoll jiġbru l-informazzjoni. 

Is-servizzi tas-sigurtà jistgħu jiġbru u jiġġestixxu d-data personali tal-membri ta’ “Nibnu l-Ewropa flimkien mal-Kunsilliera Lokali” għall-finijiet ta’ avvenimenti li jsiru fil-bini tal-istituzzjonijiet tal-UE. Is-servizzi tas-sigurtà għandhom jiġu interpretati bħala servizzi kkuntrattati mill-istituzzjonijiet tal-UE, inklużi r-rappreżentanzi tal-KE.

Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725. Fir-rigward ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar, tista’ teżerċita d-drittijiet li ġejjin:

• id-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek (l-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
• id-dritt għal rettifika fil-każ li d-data personali tiegħek ma tkunx eżatta jew kompluta (l-Artikolu 18 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
• id-dritt għat-tħassir tad-data personali tiegħek (l-Arikolu 19 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
• fejn applikabbli, id-dritt li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek (l-Artikolu 20 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
• id-dritt għall-portabbiltà tad-data (l-Artikolu 22 tar-Regolament (UE) 2018/1725);
• u d-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li titwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a).

 Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom hija mogħtija skont is-Sezzjoni 9.

Fejn tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni speċifika ta’ pproċessar waħda jew aktar, jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri, Referenza/i tar-rekord kif speċifikat taħt is-Sezzjoni 10) fit-talba tiegħek.

Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tissottometti lment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok tiddejjaqx tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, Direttorat Ġenerali għall-Komunikazzjoni, Unità C.4 (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) fir-rigward ta’ kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

 Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS)

Għandek id-dritt li tagħmel rikors (jiġifieri tista’ tressaq ilment) lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) jekk tqis li d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 ġew miksura bħala riżultat tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek mill-Kontrollur tad-Data.

L-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni Ewropea jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li ġew dokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz tal-link li ġejja: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni speċifika ta’ pproċessar ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-13729.1