Privacyverklaring

De Europese Commissie (hierna 'de Commissie') streeft ernaar om uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te waarborgen. De Commissie verzamelt persoonsgegevens en verwerkt deze verder overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en van de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen, instanties en agentschappen van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).

In deze privacyverklaring worden de redenen uitgelegd voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop we uw persoonsgegevens verzamelen, hoe we ermee omgaan en hoe we de bescherming van alle persoonsgegevens waarborgen. Ook wordt uitgelegd hoe die informatie gebruikt wordt en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hier vindt u ook de contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de Functionaris voor Gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming.

Onderwerp van deze privacyverklaring is de verwerking van persoonsgegevens door de Commissie bij het beheren van het netwerk van lokale raadsleden in de lidstaten, hierna te noemen “Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!”.

Het doel van de verwerking is het faciliteren van de werking en het beheer van het project “Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!”.

“Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!” of het "project" is een pilotproject om lokaal verkozen vertegenwoordigers in de lidstaten (lokale raadsleden) te betrekken bij de communicatie met burgers over het beleid en de prioriteiten van de EU. De ondertekenaars van het project zijn lokale autoriteiten in de lidstaten en de Europese Commissie. De lokale instanties stellen een van hun lokaal gekozen afgevaardigden aan als lid van het project en verplichten zich om een vervanger te benoemen als hun mandaat verloopt.

Persoonsgegevens die verkregen zijn van de lokale raadsleden zijn nodig om ervoor te zorgen dat het netwerk actief is en zijn functies uitvoert. De verwerking van persoonsgegevens is in het bijzonder nodig voor: 

• het laten functioneren en beheren van het project "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" en het selecteren van de leden ervan;
• communicatieactiviteiten zoals promotie van het project "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" en zijn activiteiten, zoals uitwisseling van correspondentie, het sturen van uitnodigingen en kennisgevingen en follow-upactiviteiten, het maken van foto's en het produceren van video's, alsook het verspreiden van een nieuwsbrief (brengt het beheer van contactlijsten voor correspondentie met zich mee);
• de organisatie van fysieke en online trainingen, informatiesessies, vergaderingen, uitvoeren van studies/evaluaties en onderzoek;
• informatievoorziening, verzoeken om informatie en oproepen tot actie

De Europese Commissie publiceert een open oproep tot het indienen van inschrijvingen bij lokale autoriteiten in de EU-lidstaten. Een contractant ondersteunt de Europese Commissie bij het verwerken van de inschrijvingen. Daarnaast beheert de contractant een website in het webdomein europa.eu voor het promoten van het project in de lidstaten en het publiceren van het inschrijfformulier en het tonen van de lijst met lokale autoriteiten die meedoen aan het project. De geselecteerde lokale raadsleden ondertekenen een verklaring waarin zij aangeven dat zij akkoord gaan met deelname aan het project. 

Wanneer de lokale raadsleden zich aanmelden, nemen zij de verplichting op zich om te communiceren over het beleid en de prioriteiten van de EU naar de bevolking in hun regio. Hierbij worden zij door de contractant van het directoraat-generaal voor Communicatie en de Europese Commissie ondersteund met relevant communicatiemateriaal, trainingen, netwerkmogelijkheden en uitwisseling van goede praktijken. 

Om de samenwerking van leden van het netwerk "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" te vergemakkelijken, maakt het directoraat-generaal voor Communicatie gebruik van het platform Futurium (document ref. DPR-EC-00787). Futurium is een online, door het directoraat-generaal Communicatienetwerken, Content en Technologie (CNECT) beheerd platform van de Europese Commissie, dat ervoor zorgt dat leden van "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" zich bij de online gemeenschap "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" kunnen aansluiten en bijdragen aan die gemeenschap kunnen leveren (bijvoorbeeld door het posten van opmerkingen, delen van ideeën enzovoort). Het zorgt er ook voor dat leden van "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" via e-mail contact op kunnen nemen met andere leden (als het lid heeft aangegeven hier geen bezwaar tegen te hebben). De online gemeenschap "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" wordt bestuurd door het directoraat-generaal voor Communicatie, dat besluit over het lidmaatschap en andere relevante aspecten van online-activiteiten van de leden van het netwerk "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" op het platform Futurium. 

Persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor automatische besluitvorming, met inbegrip van profilering.

Rechtmatigheid voor de verwerking van persoonsgegevens op grond van artikel 5.1

• 5.1(a) Verwerking is nodig voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of een taak die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is toegekend.

Het project "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" is geïmplementeerd door het directoraat-generaal voor Communicatie, unit C4, onder het Werk-programma DG COMM 2021 (zoals gewijzigd op 8 april 2021).

Aan het project "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" gerelateerde verwerking van persoonsgegevens is nodig voor het beheren en functioneren van de Commissie, zoals voorgeschreven door de verdragen, met name artikel 5 van het Verdrag van de Europese Unie (VEU), artikel 13 VEU en artikel 244-250 van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie VWEU en overeenkomstig artikel 1 en artikel 11 VEU. Verder hanteert het project het in de Sibiu-communicatie van mei 2019 uiteengezette principe dat communiceren over de EU een gedeelde verantwoordelijkheid is tussen het supranationale EU-niveau en alle nationale en subnationale bestuursniveaus, zoals omschreven op pagina 40 van de bijdrage van de Europese Commissie aan de informele bijeenkomst van de leiders van de EU27 in Sibiu (Roemenië) op 9 mei 2019.

Het ondersteunen van communicatieactiviteiten van het project "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" is een taak die voortkomt uit de prerogatieven van de Commissie op institutioneel niveau. Het project is opgezet door het Europees Parlement via de budgettaire procedure van 2021 als een pilotproject in de zin van artikel 58(2) van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en van de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014. (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (Publicatieblad L 193, 30.7.2018, p. 1).

• 5(1)(d) De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor één of meerdere specifieke doeleinden.

De verwerking van persoonsgegevens voor de organisatie en het beheer van het netwerk "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" is rechtmatig op grond van artikel 5(d) van Verordening 2018/1725, daar de lokale raadsleden toestemming geven voor de verwerking van de persoonsgegevens voordat ze lid worden van het netwerk “Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!”.

Om deze verwerking te kunnen laten plaatsvinden, kan de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen: 

• Het lid van het project “Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!” (bijv. lid van een lokale autoriteit): voor- en achternaam, contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres, gender (man/vrouw/anders/zeg ik liever niet), talen die hij/zij spreekt en/of voorkeurstalen
• Burgers kunnen zich aanmelden voor de nieuwsbrief “Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!” door hun e-mailadres door te geven
• Persoonsgegevens die beschikbaar zijn via audiovisuele content (bijv. foto's/afbeeldingen, fotoshoots, presentaties enz.), die mogelijk beschikbaar zijn op internet/intranet in het kader van de bijeenkomsten en in het kader van activiteiten van de Europese Commissie: audio- en video-opnames van de bijeenkomsten.

De Verwerkingsverantwoordelijke kan alle geaggregeerde of geanonimiseerde informatie met andere directoraten van de Commissie en/of andere EU-instellingen of derden delen voor wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden.

De Verwerkingsverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens uitsluitend gedurende de periode die nodig is voor het bereiken van het doel van de verzameling en verdere verwerking.

• Persoonsgegevens die nodig zijn voor het beheer van het netwerk "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" (met inbegrip van het beheer van contactlijsten voor correspondentie) worden opgeslagen in de database en/of de online interactieve tool van de dienstverleners/contractanten voor de periode waarin de betrokkene deelneemt aan het project en voor een maximale periode van drie (3) jaar daarna 

Als een lokale autoriteit of een individueel lid van “Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!” stopt als lid van het netwerk, onderneemt het directoraat-generaal voor Communicatie redelijke stappen teneinde de relevante informatie zonder onnodige vertraging binnen één (1) maand na kennisgeving uit de database en van het interactieve online platform te verwijderen. 

• Geselecteerde audiovisuele content kan, in lijn met de bepalingen van de Bewaarlijst voor Gemeenschappelijk Commissieniveau (Common Commission Level Retention List, SEC(2019)900/2), permanent worden gearchiveerd voor historische doeleinden voor het documenteren, bewaren en beschikbaar maken van de historie en het audiovisuele erfgoed van de Europese Commissie en de Europese Unie.

• Alle papieren en elektronische documenten met betrekking tot de dagelijkse correspondentie, oproepen voor voorstellen en/of interesse, in combinatie met de daaruit voortvloeiende contractuele/financiële dossiers, alsook de verslagen met geaggregeerde gegevens, worden gearchiveerd overeenkomstig de Common Commission Level Retention List (SEC(2019)900/2) en onder verantwoordelijkheid van het Secretariaat-Generaal voor een periode van tien (10) jaar opgeslagen in ARES (Advanced Records System), waarbij gebruik wordt gemaakt van steekproeven en selectietechnieken.

Alle persoonsgegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databases, geüploade gegevensreeksen enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie en de contractant (in de EU). Alle verwerkingsactiviteiten worden uitgevoerd overeenkomstig het besluit van de Commissie (EU, Euratom) 2017/46 van 10 januari 2017 betreffende de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen van de Europese Commissie.

De contractanten van de Europese Commissie zijn gebonden aan een specifieke contractuele clausule voor alle verwerkingen van persoonsgegevens namens de Europese Commissie en aan de geheimhoudingsverplichtingen die voortvloeien uit Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (AVG). 

Voor het beschermen van uw persoonsgegevens heeft de Europese Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. Technische maatregelen omvatten passende acties om de online beveiliging en het risico op gegevensverlies, gegevensverandering of ongeoorloofde toegang aan te pakken, rekening houdend met het risico dat de verwerking en de aard van de persoonsgegevens met zich meebrengt. Organisatorische maatregelen zijn onder meer het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot uitsluitend bevoegde personen die deze moeten kennen ("need to know") voor de doeleinden van deze verwerking.

Toegang tot de persoonsgegevens die voor de verwerking in kwestie zijn verzameld, wordt verleend aan het bevoegde personeel van de EU-instellingen en hun contractanten die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van die verwerking volgens het "need to know"-principe. Dergelijk personeel dient zich aan wettelijke en, waar vereist, aanvullende geheimhoudingsovereenkomsten te houden. 

Gevolmachtigd personeel van het directoraat-generaal Communicatie, de vertegenwoordigingen van de Europese Commissie en de contractant hebben toegang tot de persoonsgegevens van de leden van het netwerk “Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!” (waaronder ook mailinglijsten, papieren en elektronische documenten en de gegevens die opgeslagen zijn op het platform Futurium, correspondentie, telefoontjes die leiden tot de selectie van leden van de lokale autoriteiten, in combinatie met de daaruit voortvloeiende contractuele/financiële dossiers). 

Gevolmachtigd personeel van het directoraat-generaal Communicatienetwerken, Content en Technologie heeft toegang tot de persoonsgegevens van de leden van het netwerk "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!", die nodig zijn voor het faciliteren van toegang tot en beheer van het platform Futurium.

EUROPE DIRECT-centra hebben toegang tot de mailinglijsten, papieren en elektronische documenten, waaronder mogelijk ook persoonsgegevens van de leden van het netwerk "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!", die door het directoraat-generaal Communicatie, vertegenwoordigingen van de EC en de contractant op een "need-to-know"-basis verzameld dienen te worden. 

Aan onder een raamcontract opererende externe verwerkers kunnen noodzakelijke persoonsgegevens van de leden van het netwerk "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" (die mailinglijsten kunnen omvatten en/of hun eigen mailinglijsten kunnen opstellen en hun eigen papieren/elektronische dossiers kunnen aanleggen op basis van contacten met de leden van de plaatselijke entiteiten) verstrekt worden met het oog op het organiseren van bezoeken, training en informatie-evenementen, het uitvoeren van studies/evaluaties/enquêtes en het verzamelen van informatie. De verwerkers kunnen ook toegang hebben tot de mailinglijst voor het opnemen van contact met leden van de lokale entiteiten om hun reis en accommodatie te regelen alsook om informatie te verzamelen. 

Veiligheidsdiensten kunnen persoonsgegevens van leden van "Geef vorm aan Europa in de lokale politiek!" verzamelen en verwerken voor evenementen die gehouden worden in gebouwen van de EU-instellingen. Veiligheidsdiensten dienen beschouwd te worden als diensten die gecontracteerd zijn door de EU-instellingen, met inbegrip van EG-vertegenwoordigingen.

U heeft specifieke rechten als 'betrokkene' op grond van Hoofdstuk III (artikel 14-25) van verordening (EU) 2018/1725. Met betrekking tot deze verwerking kunt u de volgende rechten uitoefenen:

• het recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 17 van Verordening (EU) 2018/1725);
• het recht op rectificatie in het geval dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn (artikel 18 van Verordening (EU) 2018/1725);
• het recht op wissing van uw persoonsgegevens (artikel 19 van Verordening (EU) 2018/1725);
• waar van toepassing, het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 20 van Verordening (EU) 2018/1725);
• het recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 22 van Verordening (EU) 2018/1725);
• en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die rechtmatig wordt uitgevoerd op grond van artikel 5(1)(a).

 U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke, of - in het geval van een conflict - met de Functionaris voor Gegevensbescherming. Indien nodig kunt u ook zich ook tot de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming wenden. De contactinformatie hiervan kunt u vinden in onderdeel 9.

Wanneer u uw rechten wilt uitoefenen in het kader van één of meerdere specifieke verwerkingen, vergeet dan niet om de omschrijving hiervan (bijv. documentreferentie(s) zoals aangegeven in sectie 10) in uw verzoek te vermelden.

De verwerkingsverantwoordelijke

Als u uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, als u opmerkingen, vragen of zorgen heeft, of als u een klacht met betrekking tot de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens wilt indienen, neem dan gerust contact op met de Verwerkingsverantwoordelijke, directoraat-generaal voor Communicatie, Unit C.4 (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

De Functionaris voor Gegevensbescherming van de Commissie

U kunt contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) voor zaken die betrekking hebben op de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van Verordening (EU) 2018/1725.

 De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

U heeft het recht om zich te wenden tot (d.w.z. een klacht in te dienen bij) de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)), indien u van mening bent dat uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke.

De Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) van de Europese Commissie publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd zijn en waarvan mededeling aan de DPO is gedaan. U kunt het register inzien via de volgende link: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl.

Deze specifieke verwerking is in het openbare register van de Functionaris voor Gegevensbescherming opgenomen met de volgende referentie: DPR-EC-13729.1