Skip to main content
Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi

Vyhlásenie o ochrane osobných údajov

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa uvádzajú informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

Spracovateľská operácia: „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“

Prevádzkovateľ: Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu, riaditeľstvo C, oddelenie C.4.

Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-13729.1

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 Európskeho parlamentu a Rady z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa týka spracúvania osobných údajov zo strany Komisie pri správe siete predstaviteľov miestnych samospráv v členských štátoch, ďalej len „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účelom spracúvania je uľahčiť prevádzku a riadenie projektu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“.

„Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ alebo „projekt“ je pilotný projekt, ktorého cieľom je zapojiť miestne volených zástupcov v členských štátoch (predstaviteľov miestnych samospráv) do komunikácie s občanmi o politikách a prioritách EÚ. Signatármi projektu sú miestne samosprávy v členských štátoch a Európska komisia. Miestne samosprávy vymenujú za člena projektu jedného z miestne volených predstaviteľov samospráv a zaviažu sa vymenovať náhradníka, keď uplynie jeho mandát.

Osobné údaje získané od predstaviteľov miestnych samospráv sú potrebné na zabezpečenie toho, aby sieť fungovala a vykonávala svoje funkcie. Konkrétne je spracúvanie osobných údajov potrebné na: 

  • prevádzkovanie a riadenie projektu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ a výber jeho členov;
  • informačné činnosti, ako je propagácia projektu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ a jeho činností, ako sú výmena korešpondencie, posielanie pozvánok a oznámení a následné činnosti, vytváranie fotografií a videí, ako aj distribúcia informačného bulletinu (zahŕňa správu zoznamov kontaktov na korešpondenciu);
  • organizovanie offline a online vzdelávacích podujatí, informačných stretnutí, stretnutí, vykonávania štúdií/hodnotení a prieskumov;
  • poskytovanie informácií, žiadostí o informácie a výziev.

Európska komisia zverejní otvorenú výzvu k miestnym samosprávam v členských štátoch EÚ na zasielanie prihlášok. Podporu Európskej komisii pri spracúvaní prihlášok poskytne dodávateľ. Dodávateľ okrem toho spravuje webovú lokalitu na webovej doméne europa.eu, na ktorej sa projekt propaguje v členských štátoch, zverejňuje sa prihláškový formulár a zobrazuje sa zoznam miestnych samospráv zapojených do projektu. Vybraní predstavitelia miestnych samospráv podpíšu vyhlásenie, že súhlasia s účasťou na projekte. 

Pri podávaní prihlášok sa predstavitelia miestnych samospráv zaväzujú, že budú s obyvateľstvom vo svojom regióne diskutovať o politikách a prioritách EÚ. Na tieto účely im Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu a dodávateľ Európskej komisie poskytnú príslušné informačné materiály, školenia, príležitosti na nadväzovanie kontaktov a výmenu osvedčených postupov. 

V záujme uľahčenia spolupráce členov siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ sa Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu spolieha na podporu prostredníctvom platformy Futurium (ref. označenie záznamu DPR-EC-00787). Futurium je online platforma Európskej komisie spravovaná Generálnym riaditeľstvom pre komunikačné siete, obsah a technológie, ktorá umožňuje členom projektu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ pripojiť sa k online komunite tohto projektu a prispievať do tejto komunity (t. j. zverejňovať príspevky, deliť sa o nápady a pod.). Členom projektu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ umožňuje aj kontaktovať e-mailom ostatných členov (ak daný člen súhlasil s tým, aby ho ostatní členovia kontaktovali). Online komunitu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ spravuje Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu, ktoré rozhoduje o členstve a iných relevantných aspektoch online činnosti členov siete „Budovanie Európy s predstaviteľmi miestnych samospráv“ na platforme Futurium. 

Osobné údaje sa nepoužijú pri automatizovanom rozhodovaní ani profilovaní.

3. Aké právne dôvody máme na spracúvanie vašich osobných údajov?

Zákonnosť spracúvania osobných údajov podľa článku 5 ods. 1

  • Článok 5.1 ods. písm. a) Spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie.

Projekt „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ realizuje Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu, oddelenie C4 v rámci pracovného programu GR COMM 2021(v znení zmien z 8. apríla 2021).

Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s projektom „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ je potrebné na riadenie a fungovanie Komisie, ako sa stanovuje v zmluvách, a najmä v článku 5 Zmluvy o EÚ, článku 13 Zmluvy o EÚ a článkoch 244 – 250 ZFEÚ, a v súlade s článkom 1 a článkom 11 Zmluvy o EÚ. Okrem toho sa v projekte uplatňuje zásada stanovená v oznámení zo Sibiu z mája 2019, že komunikácia o EÚ je spoločnou zodpovednosťou nadnárodnej úrovne EÚ a všetkých vnútroštátnych a nadnárodných úrovní riadenia, ako sa podrobne uvádza v príspevku Európskej komisie k neformálnemu stretnutiu vedúcich predstaviteľov EÚ-27 9. mája 2019 v Sibiu (Rumunsko) na strane 40.

Podpora komunikačných činností projektu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ je úlohou vyplývajúcou z výsad Komisie na inštitucionálnej úrovni. Projekt bol zriadený Európskym parlamentom prostredníctvom rozpočtového postupu na rok 2021 ako pilotný projekt v zmysle článku 58 ods. 2 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) 2018/1046 z 18. júla 2018 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie, ktorým sa menia nariadenia (EÚ) č. 1296/2013, (EÚ) č. 1301/2013, (EÚ) č. 1303/2013, (EÚ) č. 1304/2013, (EÚ) č. 1309/2013, (EÚ) č. 1316/2013, (EÚ) č. 223/2014, (EÚ) č. 283/2014 a rozhodnutie č. 541/2014/EÚ a zrušuje nariadenie (EÚ, Euratom) č. 966/2012 (Ú. v. EÚ L 193, 30. 7. 2018, s. 1).

  • Článok 5 ods. 1 písm. d) Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

Operácie spracúvania osobných údajov na organizáciu a riadenie siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ sú zákonné podľa článku 5 písm. d) nariadenia 2018/1725, keďže predstavitelia miestnych samospráv poskytnú pred tým, ako sa stanú členmi siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“, súhlas so spracúvaním osobných údajov.

4. Aké osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Prevádzkovateľ môže zhromažďovať na účely vykonania tejto spracovateľskej operácie nasledujúce kategórie osobných údajov: 

  • člen projektu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ (napr. člen miestnej samosprávy): meno a priezvisko, kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo, poštová adresa, pohlavie (muž/žena/iné/nechcem uviesť), používané alebo preferované jazyky,
  • občania sa môžu prihlásiť na odber bulletinu „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ poskytnutím svojej e-mailovej adresy,
  • osobné údaje dostupné prostredníctvom audiovizuálneho obsahu (napr. fotografie/obrázky, fotografovanie, prezentácie ), ktoré môžu byť dostupné na internete/intranete v súvislosti so zasadnutiami a v rámci činností Európskej komisie: zvukové a obrazové záznamy zo zasadnutí.

Prevádzkovateľ môže poskytnúť súhrnné alebo neidentifikovateľné informácie ostatným riaditeľstvám Komisie a/alebo iným inštitúciám EÚ, prípadne tretím stranám na vedecký výskum alebo štatistické účely.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Prevádzkovateľ uchováva vaše osobné údaje iba počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania.

  • Osobné údaje potrebné na správu siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ (vrátane správy zoznamov kontaktov na korešpondenciu) sú uložené v databáze poskytovateľa služieb/dodávateľa a online interaktívnom nástroji, kým sa dotknutá osoba zúčastňuje na projekte a maximálne tri (3) roky po skončení jej účasti. 

Ak miestna samospráva alebo individuálny člen siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ prestane byť členom tejto siete, Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu podnikne primerané kroky na to, aby sa bez zbytočného odkladu a do jedného (1) mesiaca po oznámení relevantné informácie odstránilo z databázy a interaktívnej online platformy. 

  • Vybraný audiovizuálny obsah sa môže archivovať na trvalé uchovanie v súlade s ustanoveniami spoločného zoznamu na uchovávanie spisov na úrovni Komisie (SEC(2019)900/2), a to na historické účely zdokumentovania, uchovávania a sprístupňovania histórie a audiovizuálneho dedičstva Európskej komisie a Európskej únie.
  • Všetky papierové a elektronické záznamy týkajúce sa každodennej korešpondencie, výziev na predkladanie návrhov alebo vyjadrenie záujmu spolu s výslednými zmluvnými alebo finančnými súbormi, ako aj správy obsahujúce súhrnné údaje sa budú archivovať v súlade so spoločným zoznamom na uchovávanie spisov na úrovni Komisie (SEC(2019)900/2) a uchovávať v systéme ARES (Advanced Records System) v rámci zodpovednosti generálneho sekretariátu desať (10) rokov s použitím techník výberu.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané šarže údajov, atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie a dodávateľa (v EÚ). Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Dodávatelia Európskej komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou pre akékoľvek operácie spracúvania osobných údajov v mene Európskej komisie a povinnosťami zachovávať dôvernosť vyplývajúcimi z nariadenia (EÚ) 2016/679 Európskeho parlamentu a Rady z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (GDPR). 

S cieľom chrániť vaše osobné údaje Európska komisia prijala rad technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracovávaných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tohto spracúvania.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom získaným na danú spracovateľskú operáciu sa poskytuje oprávneným zamestnancom inštitúcií EÚ a príslušným dodávateľom zodpovedným za vykonanie tejto spracovateľskej operácie na základe zásady „need-to-know“. Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti. 

K osobným údajom členov siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ (ktoré môžu zahŕňať zoznamy adries, papierové a elektronické súbory a údaje uložené na platforme Futurium, korešpondenciu, výzvu vedúcu k výberu členov miestnych samospráv spolu s výslednými zmluvnými alebo finančnými súbormi) majú prístup oprávnení zamestnanci Generálneho riaditeľstva pre komunikáciu, zastúpenia Európskej komisie a dodávateľ. 

K osobným údajom členov siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“, ktoré sú potrebné na uľahčenie prístupu k platforme Futurium a jej správy, majú prístup oprávnení zamestnanci Generálneho riaditeľstva pre komunikačné siete, obsah a technológie.

Centrá EUROPE DIRECT majú prístup k zoznamom adries, papierovým a elektronickým súborom, ktoré môžu obsahovať osobné údaje členov siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“, ktoré majú na základe zásady „need-to-know“ zostaviť Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu, zastúpenie Európskej komisie a dodávateľ. 

Externým sprostredkovateľom sa môžu na základe rámcovej zmluvy poskytnúť potrebné osobné údaje členov siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ (ktoré môžu zahŕňať zoznamy adries alebo si môžu zostaviť vlastné zoznamy adries a vytvoriť vlastné papierové alebo elektronické záznamy na základe kontaktov s členmi miestnych subjektov) na účely organizovania návštev, školení a informačných podujatí, vykonávania štúdií/hodnotení/prieskumov a zhromažďovania informácií. Sprostredkovatelia môžu mať prístup aj k zoznamu adries, aby mohli kontaktovať členov miestnych subjektov a organizovať ich cesty a ubytovanie, ako aj zhromažďovať informácie. 

Bezpečnostné služby môžu získavať osobné údaje členov siete „Budovanie Európy s miestnymi zastupiteľmi“ a narábať s nimi na účely organizovania podujatí konaných v priestoroch inštitúcií EÚ. Bezpečnostné služby sa majú chápať ako služby zmluvne dohodnuté inštitúciami EÚ vrátane zastúpení Európskej komisie.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte podľa kapitoly III (články 14 až 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 osobitné práva. Pokiaľ ide o túto spracovateľskú operáciu, môžete si uplatniť tieto práva:

  • právo na prístup k svojim osobným údajom [článok 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
  • právo na opravu v prípade, že sú vaše osobné údaje nesprávne alebo neúplné [článok 18 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
  • právo na vymazanie svojich osobných údajov [článok 19 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
  • v relevantných prípadoch právo na obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov [článok 20 nariadenia (EÚ) 2018/1725],
  • právo na prenosnosť údajov [článok 22 nariadenia (EÚ) 2018/1725]
  • a právo namietať proti spracúvaniu svojich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a).

 Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v časti 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. odkaz(-y) na záznamy, ako je uvedené v oddiele 10).

9. Kontaktné údaje

Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte nejaké pripomienky, otázky či obavy, prípadne by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, pokojne sa obráťte na prevádzkovateľa, oddelenie C.4 Generálneho riaditeľstva pre komunikáciu (COMM-C4@ec.europa.eu).

Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov

Pokiaľ ide o záležitosti súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

 Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu), ak sa domnievate, že vaše práva vyplývajúce z nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli porušené v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom.

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov zverejňuje register všetkých operácií spracúvania osobných údajov zo strany Komisie, ktoré boli zdokumentované a oznámili sa mu. Prístup k registru získate cez tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá vo verejnom registri úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov s týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-13729.1