Декларация за поверителност

Европейската комисия (наричана по-нататък „Комисията“) е поела ангажимент за опазване на личните Ви данни и зачитане на правото Ви на неприкосновеност на личния живот. Комисията събира и обработва по-нататък лични данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001).

В настоящата декларация за поверителност се разясняват причините за обработването на личните Ви данни, начинът, по който събираме, обработваме и осигуряваме защитата на всички предоставени лични данни, как се използва тази информация и какви права имате във връзка с личните си данни.
В нея също така се посочват данните за връзка с отговорния администратор на лични данни, при когото може да упражните своите права, длъжностното лице по защита на данните и Европейския надзорен орган по защита на данните.

Настоящата декларация за поверителност се отнася за обработването на лични данни от Комисията при управление на мрежата от представители на местното самоуправление в държавите членки, наричана по-нататък „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“.

Целта на обработването е да се улесни дейността и управлението на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“.

„Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“, или „проектът“, е пилотен проект, чиято цел е да ангажира представители на изборни длъжности на местно равнище в държавите членки (представители на местното самоуправление) в комуникация с гражданите по въпросите на политиките и приоритетите на ЕС. Подписващите проекта страни са местни органи в държавите членки и Европейската комисия. Местните органи определят един от своите съветници за член на проекта и се ангажират да определят негов заместник при изтичане на мандата му.

Личните данни, получавани от представителите на местното самоуправление, са необходими за осигуряване на работата на мрежата и изпълнение на нейните функции. По-конкретно обработването на лични данни е необходимо за: 

• изпълнението и управлението на проекта „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ и подбора на неговите членове;
• комуникационни дейности, като например популяризиране на проекта „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ и неговите дейности, като например обмен на кореспонденция, изпращане на покани и уведомления и последващи дейности, снимане и създаване на видеоклипове, както и разпространение на бюлетин (включва управлението на списъци с данни за връзка с цел кореспонденция);
• организирането на онлайн и офлайн обучения, информационни сесии, срещи, провеждането на проучвания/оценки и анкети;
• предоставяне на информация, искания за информация и покани.

Европейската комисия публикува открита покана за подаване на заявления за кандидатстване от местни органи в държавите членки на ЕС. При обработването на заявленията Европейската комисия се подпомага от изпълнител по договор. Изпълнителят управлява също уебсайт в домейна europa.eu за популяризиране на проекта в държавите членки, в който се публикува формулярът за кандидатстване и списъкът с включилите се в проекта местни органи. Избраните за участие представители на местното самоуправление подписват декларация, с която се съгласяват да участват в проекта. 

При кандидатстването представителите на местното самоуправление се ангажират с разясняване на политиките и приоритетите на ЕС сред населението в районите си. В тази своя дейност те получават подкрепа от Генерална дирекция „Комуникации“ и изпълнителя по договор с Европейската комисия с подходящи комуникационни материали, обучения, възможности за работа в мрежа и обмен на добри практики. 

За улесняване на сътрудничеството между членовете на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ Генерална дирекция „Комуникации“ се доверява на платформата Futurium (реф. номер на записа DPR-EC-00787). Futurium е онлайн платформа, собственост на Европейската комисия, управлявана от Генерална дирекция „Съобщителни мрежи, съдържание и технологии“, която дава възможност на членовете на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ да се присъединят към онлайн общността на „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ и да дават своя принос към тази общност (т.е. да публикуват коментари, споделят идеи и т.н.). Тя също така дава възможност на членовете на „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ да се свързват с други членове посредством електронна поща (когато членът е дал съгласие други членове да се свързват с него). Онлайн общността „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ се администрира от Генерална дирекция „Комуникации“, която взема решения относно членството и други приложими аспекти на онлайн дейностите на членовете на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ в платформата Futurium. 

Личните данни няма да се използват за автоматизирано вземане на решения, включително за профилиране.

Законосъобразност на обработването на лични данни съгласно член 5.1,

• 5.1 а) Обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза.

Проектът „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ се изпълнява от Генерална дирекция „Комуникации“, отдел С.4, съгласно Работната програма на ГД Комуникации за 2021 г. (с измененията от 8 април 2021 г.).

Обработването на лични данни, свързано с проекта „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“, е необходимо за управлението и дейността на Комисията, както е предвидено в договорите, и по-конкретно член 5 от ДЕС, член 13 от ДЕС и членове 244—250 от ДФЕС, и в съответствие с член 1 и член 11 от ДЕС. В проекта се прилага и принципът, изложен в съобщението от Сибиу от май 2019 г., че комуникацията по въпросите на ЕС е споделена отговорност между наднационалното равнище на ЕС и всички национални и поднационалните равнища на управление, както е описано в приноса на Европейската комисия към неформалната среща на ръководителите на ЕС-27 в Сибиу (Румъния) на 9 май 2019 г., страница 40.

Подкрепата за комуникационните дейности на проекта „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ е задача, произтичаща от прерогативите на Комисията на институционално равнище. Проектът бе създаден от Европейския парламент чрез бюджетната процедура за 2021 г. като пилотен проект по смисъла на член 58, параграф 2 на Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046 на Европейския парламент и на Съвета от 18 юли 2018 г. за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, за изменение на регламенти (ЕС) № 1296/2013, (ЕС) № 1301/2013, (ЕС) № 1303/2013, (ЕС) № 1304/2013, (ЕС) № 1309/2013, (ЕС) № 1316/2013, (ЕС) № 223/2014, (ЕС) № 283/2014 и Решение № 541/2014/ЕС и за отмяна на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (ОВ L 193, 30.7.2018 г., стр. 1).

• 5, параграф 1, буква г) Субектът на данните е дал своето съгласие за обработване на личните му данни за една или повече конкретни цели.

Операциите по обработването на лични данни за организирането и управлението на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ са законосъобразни съгласно член 5, буква г) от Регламент 2018/1725, тъй като представителите на местното самоуправление дават съгласие за обработване на личните данни, преди да станат членове на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“.

За да изпълнява тази операция по обработване, администраторът на лични данни може да събира следните категории лични данни: 

• Член на проекта „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ (напр. член на орган на местното самоуправление): име и фамилия, данни за връзка (адрес на електронна поща, телефонен номер, пощенски адрес, пол (мъж/жена/друго/предпочитам да не казвам), говорими и/или предпочитани езици;
• Гражданите може да се абонират за бюлетина на „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“, като предоставят адрес на електронна поща;
• Лични данни в аудио-визуално съдържание (напр. снимки, фотосесии, презентации), които може да се намерят в интернет/интранет в контекста на заседанията и в рамките на дейността на Европейската комисия: аудио- и видеозаписи на заседанията.

За научни изследвания или за статистически цели администраторът на лични данни може да споделя обобщена или анонимизирана информация с други дирекции на Комисията и/или други институции на ЕС, или с трети страни.

Администраторът на данни пази личните Ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целите на събирането или по-нататъшното обработване.

• Личните данни, необходими за управлението на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ (включително управлението на списъците с данни за връзка за кореспонденция), се съхраняват в базата данни и интерактивния онлайн инструмент на доставчиците на услуги/изпълнителя, докато субектът на данните участва в проекта и за максимален период от три (3) години. 

Ако орган на местното самоуправление или отделен член на „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ прекрати членството си в мрежата, Генерална дирекция „Комуникации“ ще предприеме разумни стъпки за премахване на съответната информация от базата данни и интерактивната онлайн платформа без ненужно забавяне и в срок от един (1) месец след уведомяването. 

• Избрано аудио-визуално съдържание може да бъде архивирано за постоянно съхранение в съответствие с разпоредбите на Общия за Комисията списък за съхранение на преписки (SEC(2019)900/2) за исторически цели, за да се документират, запазят и представят историята и аудио-визуалното наследство на Европейската комисия и Европейския съюз.

• Всички хартиени и електронни регистри, свързани с ежедневната кореспонденция, покани за представяне на предложения и/или изразяване на интерес, заедно с договорните/финансовите досиета в резултат от тях, както и доклади, съдържащи обобщени данни, ще се архивират в съответствие с Общия за Комисията списък за съхранение на преписки (SEC(2019)900/2) и ще се съхраняват в ARES (Advanced Records System), отговорност за която носи Генералният секретариат, за срок от 10 години, като се прилагат техники за формиране на извадка и подбор.

Всички лични данни в електронен формат (електронни писма, документи, бази данни, качени партиди с данни и т.н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия и на изпълнителя (в ЕС). Всички операции по обработване се извършват съгласно Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

Изпълнителите по договор с Европейската комисия са обвързани със специална договорна клауза за всички операции по обработване на лични данни от името на Европейската комисия и със задълженията за поверителност, произтичащи от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (ОРЗД). 

С цел защита на личните Ви данни Европейската комисия въведе редица технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия за решаване на проблемите с онлайн сигурността, риска от загуба на данни, промяната на данни или непозволения достъп, като се вземат предвид рискът при обработването и характерът на обработваните лични данни. Организационните мерки включват ограничаване на достъпа до лични данни единствено до упълномощени лица със законна „необходимост да знаят“ за целите на операцията по обработване.

Достъп до личните данни, събирани за въпросната операция по обработване, се предоставя на упълномощения персонал на институциите на ЕС и неговите изпълнители, отговорни за извършването на тази операция по обработване съгласно принципа „необходимост да се знае“. Този персонал е обвързан със законови задължения, а когато е необходимо — с допълнителни споразумения за поверителност. 

Упълномощени служители на Генерална дирекция „Комуникации“, представителствата на ЕК и изпълнителят имат достъп до личните данни на членовете на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ (това може да включва адресни списъци, хартиени и електронни регистри и данните, съхранявани в платформата Futurium, кореспонденция, покана, водеща до подбора на членове на местните органи, заедно с произтичащите от това договорни/финансови досиета). 

Упълномощени служители на Генерална дирекция „Съобщителни мрежи, съдържание и технологии“ имат достъп до личните данни на членовете на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“, които са необходими за улесняване на достъпа и управлението на платформата Futurium.

Центровете EUROPE DIRECT имат достъп до адресните списъци, хартиените и електронните регистри, които може да включват лични данни на членове на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“. Те трябва да се изготвят от Генерална дирекция „Комуникации“, представителствата на ЕК и изпълнителят въз основа на принципа „необходимост да се знае“. 

На външни лица, обработващи лични данни съгласно рамков договор, може да бъдат предоставени необходими лични данни на членовете на мрежата „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ (които може да включват адресни списъци и/или те да съставят собствени адресни списъци и да изготвят собствени хартиени/електронни регистри въз основа на контакти с членовете на местните органи) с цел организиране на посещения, обучения и информационни събития, провеждане на проучвания/оценки/анкети и събиране на информация. Обработващите лични данни може също да имат достъп до адресния списък, за да се свързват с членове на местните органи, с цел организиране на техни пътувания и настаняване, както и за събиране на информация. 

Извършващите охранителни услуги може да събират и обработват лични данни на членове на „Изграждаме Европа с представители на местното самоуправление“ за целите на събития, провеждани в помещенията на институциите на ЕС. Охранителните услуги следва да се тълкуват като услуги, изпълнявани по договори с институциите на ЕС, включително представителства на ЕК.

Като „субект на данни“ имате конкретни права съгласно глава ІII (членове 14—25) на Регламент (ЕС) 2018/1725. По отношение на тази операция по обработване можете да упражнявате следните права:

• право на достъп до личните Ви данни (член 17 от Регламент (ЕС) 2018/1725);
• право на коригиране, в случай че личните Ви данни са неточни или непълни (член 18 от Регламент (ЕС) 2018/1725);
• право на изтриване на личните Ви данни (член 19 от Регламент (ЕС) 2018/1725);
• където е приложимо — право на ограничаване на обработването на личните Ви данни (член 20 от Регламент (ЕС) 2018/1725);
• право на преносимост на данните (член 22 от Регламент (ЕС) 2018/1725);
• и право на възражение срещу обработването на личните Ви данни, което се извършва законосъобразно съгласно член 5, параграф 1, буква а).

 Можете да упражните своите права, като се свържете с администратора на лични данни или в случай на конфликт — с длъжностното лице по защита на данните. Ако е необходимо, можете също да се обърнете към Европейския надзорен орган по защита на данните. Информация за връзка с него има в раздел 9.

Когато желаете да упражните своите права в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване на данни, молим Ви да ги опишете (т.е. референтни номера на записите, както е посочено в раздел 10) в своето заявление.

Администратор на лични данни

Ако желаете да упражните своите права съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 или ако имате коментари, въпроси или опасения, или ако желаете да подадете оплакване относно събирането и използването на личните Ви данни, можете да се свържете с администратора на лични данни, Генерална дирекция „Комуникации“, отдел С.4. (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

Длъжностно лице по защита на данните (ДЗД) на Комисията

По въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, можете да се обръщате към длъжностното лице по защита на данните (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

 Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Имате право да се обръщате към Европейския надзорен орган по защита на данните (т.е. да подадете оплакване) (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)), ако считате, че са нарушени правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 в резултат от обработването на личните Ви данни от администратора на лични данни.

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) към Европейската комисия публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от Комисията, които са документирани и за които то е уведомено. Може да влезете в регистъра на следния адрес: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Тази конкретна процедура по обработване е включена в публичния регистър на ДЛЗД със следния референтен номер на записа: DPR-EC-13729.1