Paziņojums par konfidencialitāti

Eiropas Komisija (turpmāk tekstā — “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu personas datus un ievērot jūsu privātumu. Komisija vāc un turpmāk apstrādā personas datus saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulu (ES) 2018/1725  par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par konfidencialitāti ir izskaidroti jūsu personas datu apstrādes iemesli, veids, kādā mēs vācam, apstrādājam un nodrošinām visu sniegto personas datu aizsardzību, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības jums ir saistībā ar jūsu personas datiem. Tajā ir norādīta arī atbildīgā Datu pārziņa kontaktinformācija, ar kuru varat sazināties, lai izmantotu savas tiesības; Datu aizsardzības inspektora un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Šis paziņojums par konfidencialitāti attiecas uz personas datu apstrādi, ko Komisija veic, pārvaldot vietējo pašvaldību tīklu dalībvalstīs, turpmāk tekstā — “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām”.

Apstrādes mērķis ir atvieglot projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” darbību un pārvaldību.

“Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” jeb “projekts” ir pilotprojekts, kura mērķis ir iesaistīt dalībvalstīs ievēlētos vietējos pārstāvjus (vietējos deputātus) saziņā ar iedzīvotājiem par ES politiku un prioritātēm. Projekta parakstītāji ir dalībvalstu vietējās varas iestādes un Eiropas Komisija. Vietējās varas iestādes ieceļ vienu no vietējiem ievēlētajiem deputātiem par projekta dalībnieku un apņemas iecelt viņa aizstājēju, kad beidzas attiecīgā deputāta pilnvaru termiņš.

Personas dati, kas saņemti no vietējām pašvaldībām, ir nepieciešami, lai nodrošinātu tīkla darbību un tā funkciju veikšanu. Konkrēti, personas datu apstrāde ir nepieciešama, lai nodrošinātu: 

• projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” darbību un vadību, kā arī tā dalībnieku atlasi;
• komunikācijas pasākumus, piemēram, projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” un ar to saistīto darbību popularizēšanu, piemēram, sarakstes apmaiņu, ielūgumu un paziņojumu sūtīšanu un citus pasākumus, fotoattēlu uzņemšanu un videomateriālu veidošanu, kā arī biļetena izplatīšanu (saistībā ar kontaktpersonu sarakstu pārvaldību);
• neklātienes un tiešsaistes mācību pasākumu, informatīvo sesiju, sanāksmju organizēšanu, pētījumu/novērtējumu un aptauju veikšanu;
• informācijas sniegšanu, informācijas pieprasījumu un dalības uzaicinājumu apstrādi.

Eiropas Komisija publicē atklātu uzaicinājumu iesniegt pieteikumus ES dalībvalstu vietējām varas iestādēm. Eiropas Komisijai pieteikumu apstrādē palīdz līgumslēdzējs. Līgumslēdzējs arī pārvalda tīmekļa vietni tīmekļa domēnā europa.eu, kas popularizē projektu dalībvalstīs, publicē pieteikuma veidlapas un projektā iesaistīto vietējo varas iestāžu sarakstu. Izvēlētie vietējie padomdevēji paraksta paziņojumu, ar kuru piekrīt piedalīties projektā. 

Iesniedzot pieteikumu, vietējie padomdevēji apņemas informēt sava reģiona iedzīvotājus par ES politiku un prioritātēm. Šajā procesā viņiem atbalstu sniedz Komunikācijas ģenerāldirektorāts un Eiropas Komisijas līgumslēdzējs, nodrošinot attiecīgus saziņas materiālus, apmācību, sadarbības tīklu veidošanas iespējas un labas prakses apmaiņu. 

Lai veicinātu tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieku sadarbību, Komunikācijas ģenerāldirektorāts izmanto Futurium platformu (ieraksta atsauce Nr. DPR-EC-00787). Futurium ir Eiropas Komisijas organizēta tiešsaistes platforma, ko pārvalda CNECT ģenerāldirektorāts un kas dod iespēju “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībniekiem pievienoties projekta "Veidojam Eiropu kopā ar vietējiem padomdevējiem" tiešsaistes kopienai un sniegt savu ieguldījumu šajā kopienā (t.i., publicēt komentārus, dalīties idejās utt.). Tā arī sniedz iespēju projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībniekiem savstarpēji sazināties, izmantojot e-pastu (ja dalībnieks ir piekritis, ka ar viņu var sazināties citi dalībnieki). Projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” tiešsaistes kopienas darbu administrē Komunikācijas ģenerāldirektorāts, kas lemj par tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieku dalību un citiem svarīgiem tiešsaistes darbības aspektiem platformā Futurium. 

Personas dati netiek izmantoti automatizētai lēmumu pieņemšanai, tostarp profilēšanai.

Personas datu apstrādes likumiskums saskaņā ar 5. panta 1. punktu

• 5.1(a) apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtos oficiālos pilnvarojumus.

Projektu “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” īsteno Komunikācijas ģenerāldirektorāta C4 nodaļa saskaņā ar DG COMM 2021. gada darba programmu (grozīta 2021. gada 8. aprīlī).

Personas datu apstrāde saistībā ar projektu “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” ir nepieciešama Komisijas pārvaldībai un darbībai, kā noteikts līgumos, konkrētāk, LES 5. pantā, LES 13. pantā un LESD 244.–250. pantā, kā arī saskaņā ar LES 1. pantu un 11. pantu. Turklāt projektā tiek piemērots 2019. gada maija Sibiu paziņojumā izklāstītais princips, ka komunikācija par ES ir kopīga atbildība gan pārvalstiskā ES līmenī, gan visos valsts un reģionālajos pārvaldības līmeņos, kā detalizēti izklāstīts Eiropas Komisijas ieguldījumā neformālajā ES27 vadītāju sanāksmē Sibiu (Rumānija) 2019. gada 9. maijā, 40. lpp..

Projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” komunikācijas pasākumu atbalstīšana ir uzdevums, kas seko no Komisijas prerogatīvām institucionālā līmenī. Projektu Eiropas Parlaments 2021. gada budžeta procedūrā noteica kā pilotprojektu Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES, Euratom) 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, ar kuru groza Regulas (ES) Nr. 1296/2013, (ES) Nr. 1301/2013, (ES) Nr. 1303/2013, (ES) Nr. 1304/2013, (ES) Nr. 1309/2013, (ES) Nr. 1316/2013, (ES) Nr. 223/2014, (ES) Nr. 283/2014 un Lēmumu Nr. 541/2014/ES un atceļ Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (OV L 193, 30.7.2018, p. 1), 58. panta 2. punkta izpratnē.

• 5(1)(d) Datu subjekts ir devis piekrišanu savu personas datu apstrādei vienā vai vairākos noteiktos nolūkos.

Personas datu apstrādes darbības tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” organizēšanai un pārvaldībai ir likumīgas darbības saskaņā ar Regulas 2018/1725 5. panta d) punktu, jo vietējie padomdevēji sniedz piekrišanu personas datu apstrādei, pirms kļūst par tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībniekiem.

Lai veiktu šīs apstrādes darbības, Datu pārzinis var vākt šādu kategoriju personas datus: 

• Projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieka (piemēram, vietējās varas iestādes pārstāvja): vārds un uzvārds, kontaktinformācija (e-pasts, tālruņa numurs, pasta adrese, dzimums (vīrietis/sieviete/cita/nevēlas norādīt), izmantotā un/vai vēlamā valoda.
• Iedzīvotāji var abonēt projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” biļetenu, norādot savu e-pasta adresi.
• Personas dati, kas pieejami, izmantojot audiovizuālo saturu (piemēram, fotogrāfijas/attēli, fotosesijas, prezentācijas), kas varētu būt pieejami internetā/intranetā saistībā ar sanāksmēm un Eiropas Komisijas darbībām: sanāksmju audio un vizuālie ieraksti.

Datu pārzinis var kopīgot apkopotu vai deidentificētu informāciju ar citiem Komisijas direktorātiem un/vai citām ES iestādēm vai trešām personām zinātniskās pētniecības vai statistikas nolūkos.

Datu pārzinis glabā jūsu personas datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams, lai izpildītu datu vākšanas vai turpmākas apstrādes mērķi.

• Personas dati, kas nepieciešami tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” pārvaldībai (tostarp kontaktpersonu saraksta pārvaldībai), tiek glabāti pakalpojumu sniedzēju/līgumslēdzēju datubāzē un tiešsaistes interaktīvajā rīkā tik ilgi, kamēr datu subjekts piedalās projektā, un ne ilgāk kā trīs (3) gadus pēc tam. 

Ja vietējā varas iestāde vai atsevišķs projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieks pārtrauc dalību projektā, Komunikācijas ģenerāldirektorāts bez liekas kavēšanās viena (1) mēneša laikā pēc paziņojuma saņemšanas veic pamatotus pasākumus, lai izdzēstu attiecīgo informāciju no datubāzes un interaktīvās tiešsaistes platformas. 

• Atlasītais audiovizuālais saturs var tikt arhivēts pastāvīgai saglabāšanai saskaņā ar Komisijas saglabājamo datņu vienotā saraksta noteikumiem (SEC(2019)900/2) vēsturiskiem mērķiem, lai dokumentētu, saglabātu un padarītu pieejamu Eiropas Komisijas un Eiropas Savienības vēsturi un audiovizuālo mantojumu.

• Visi papīra un elektroniskie dokumenti, kas attiecas uz ikdienas saraksti, uzaicinājumiem iesniegt priekšlikumus un/vai ieinteresētību, kopā ar no tiem sekojošajām līgumu/finanšu datnēm, kā arī ziņojumi, kuros ir apkopoti dati, tiks arhivēti saskaņā ar Komisijas saglabājamo datņu vienotā saraksta noteikumiem (SEC(2019)900/2) un glabāti uzlabotajā ierakstu sistēmā (Advanced Records System — ARES), par ko atbild Ģenerālsekretariāts, desmit (10) gadu, pielietojot paraugu kopas izveides un atlases metodes.

Visi personas dati elektroniskā formātā (e-pasti, dokumenti, datubāzes, augšupielādētās datu partijas utt.) tiek glabāti Eiropas Komisijas un līgumslēdzēja serveros (ES). Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 (2017. gada 10. janvāris) par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Eiropas Komisijas līgumslēdzējiem ir saistoša īpaša līguma klauzula par visām personas datu apstrādes darbībām Eiropas Komisijas vārdā un konfidencialitātes pienākumi, kas izriet no Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (VDAR). 

Lai aizsargātu jūsu personas datus, Eiropas Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, kas ir vērstas uz tiešsaistes drošības, datu zuduma, datu pārveidošanas vai nesankcionētas piekļuves riskiem, ņemot vērā apstrādes radīto risku un apstrādājamo personas datu veidu. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu personas datiem, atļaujot piekļuvi tikai pilnvarotām personām, kurām ir likumīgas vajadzības tiem piekļūt šo apstrādes darbību vajadzībām.

Personas datiem, kas tiek vākti attiecīgo apstrādes darbību veikšanai, var piekļūt ES iestāžu pilnvarotais personāls un līgumslēdzēji, kas atbild par šo apstrādes darbību veikšanu saskaņā ar principu "nepieciešams zināt". Šāds personāls ievēro likumā noteiktos un, ja nepieciešams, papildu konfidencialitātes nolīgumus. 

Tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieku personas datiem var piekļūt Komunikācijas ģenerāldirektorāta pilnvarots personāls, EK pārstāvniecības un līgumslēdzējs (tas var ietvert pasta adresātu sarakstus, papīra un elektroniskās datnes un datus, kas glabājas Futurium platformā, saraksti, uzaicinājumus, kuru rezultātā tiek atlasīti vietējo varas iestāžu pārstāvji, kā arī no tiem sekojošās līgumiskās/finanšu datnes). 

Komunikāciju tīklu, satura un tehnoloģiju ģenerāldirektorāta pilnvarots personāls var piekļūt tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieku personas datiem, kas nepieciešami, lai atvieglotu piekļuvi Futurium platformai un tās pārvaldību.

EUROPE DIRECT centriem ir piekļuve adresātu sarakstiem, papīra un elektroniskajām datnēm, kurās var būt iekļauti tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieku personas dati, ko saskaņā ar principu "nepieciešams zināt" apkopo Komunikācijas ģenerāldirektorāts, EK pārstāvniecības un līgumslēdzējs. 

Nepieciešamie tīkla “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieku personas dati var tikt sniegti ārējiem apstrādātājiem, kas darbojas saskaņā ar pamatlīgumu (tas var ietvert adresātu sarakstus un/vai savu adresātu sarakstu veidošanu un savu papīra/elektronisko ierakstu veidošanu, pamatojoties uz saziņu ar vietējo iestāžu dalībniekiem), lai organizētu apmeklējumus, apmācības un informatīvos pasākumus, veiktu pētījumus/novērtējumus/aptaujas un vāktu informāciju. Apstrādātāji var arī piekļūt adresātu sarakstam, lai sazinātos ar vietējo struktūru locekļiem, lai organizētu viņu ceļojumus un izmitināšanu, kā arī apkopotu informāciju. 

Drošības dienesti var vākt un apstrādāt projekta “Veidojam Eiropu kopā ar vietējām pašvaldībām” dalībnieku personas datus ES iestāžu telpās notiekošo pasākumu vajadzībām. Drošības pakalpojumi ir pakalpojumi, par kuriem līgumus slēdz ES iestādes, tostarp EK pārstāvniecības.

Jums kā "datu subjektam" ir īpašas tiesības saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļu (14.–25. pants). Attiecībā uz šīm apstrādes darbībām varat izmantot šādas tiesības:

• tiesības piekļūt personas datiem (Regulas (ES) 2018/1725 17. pants);
• tiesības labot datus, ja jūsu personas dati ir neprecīzi vai nepilnīgi (Regulas (ES) 2018/1725 18. pants);
• tiesības dzēst personas datus (Regulas (ES) 2018/1725 19. pants);
• attiecīgos gadījumos tiesības ierobežot jūsu personas datu apstrādi (Regulas (ES) 2018/1725 20. pants);
• tiesības uz datu pārnesamību (Regulas (ES) 2018/1725 22. pants);
• tiesības iebilst pret jūsu personas datu apstrādi, kas tiek likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.

 Savas tiesības varat izmantot, sazinoties ar Datu pārzini vai pretrunīgās situācijās — ar Datu aizsardzības inspektoru. Ja nepieciešams, varat vērsties arī pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Šo personu kontaktinformācija ir sniegta 9. sadaļā.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, lūdzu, pieprasījumā sniedziet to aprakstu (t. i., ieraksta atsauci(-es), kā norādīts 10. sadaļā).

Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot Regulā (ES) 2018/1725 noteiktās tiesības vai jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai vēlaties iesniegt sūdzību par savu personas datu vākšanu un izmantošanu, lūdzu, sazinieties ar Datu pārzini, Komunikācijas ģenerāldirektorāta struktūrvienību C.4 (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

Komisijas Datu aizsardzības inspektors (DAI)

Varat sazināties ar Datu aizsardzības inspektoru (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) jautājumos, kas saistīti ar jūsu personas datu apstrādi saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725.

 Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)

Ja uzskatāt, ka Datu pārzinis, apstrādājot jūsu personas datus, ir pārkāpis jūsu tiesības saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties (t. i., varat iesniegt sūdzību) pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

Eiropas Komisijas Datu aizsardzības inspektors (DAI) publicē visu Komisijas dokumentēto un viņam paziņoto personas datu apstrādes darbību reģistru. Varat piekļūt šim reģistram, izmantojot saiti http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība ir iekļauta DAI publiskajā reģistrā ar šādu ieraksta atsauci: DPR-EC-13729.1