Skip to main content
Bygga Europa med lokala företrädare

Integritetspolicy

Denna integritetspolicy innehåller information om behandlingen och skyddet av dina personuppgifter.

Behandling: ”Bygga Europa med lokala företrädare”

Personuppgiftsansvarig: Generaldirektoratet för kommunikation, direktorat C, enhet C.4.

Registerreferens: DPR-EC-13729.1

1. Introduktion

Europeiska kommissionen (nedan kallad Kommissionen) har åtagit sig att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Kommissionen samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 från den 23 oktober 2018 om skydd av fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter av EU:s institutioner, organ, kontor och agenturer och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (upphävande av förordning [EG] nr 45/2001).

Denna integritetspolicy förklarar skälen till behandlingen av dina personuppgifter, hur vi samlar in, hanterar och säkerställer skyddet av alla personuppgifter som du tillhandahåller oss, hur uppgifterna används och vilka rättigheter du har i förhållande till dina personuppgifter. Den anger också kontaktuppgifterna till den personuppgiftsansvarige som du kan utöva dina rättigheter hos, dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Denna integritetspolicy avser Kommissionens behandling av personuppgifter när den hanterar nätverket av lokala företrädare i medlemsstaterna, nedan kallat ”Bygga Europa med lokala företrädare”.

2. Varför och hur bearbetar vi dina personuppgifter?

Syftet med behandlingen är att underlätta driften och förvaltningen av ”Bygga Europa med lokala företrädare”.

”Bygga Europa med lokala företrädare” eller ”projektet” är ett pilotprojekt som syftar till att engagera förtroendevalda lokala representanter i medlemsstaterna (lokala företrädare) i att kommunicera med medborgarna om EU:s politik och prioriteringar. Undertecknarna av projektet är lokala myndigheter i medlemsstaterna och Kommissionen. De lokala myndigheterna utser en av sina lokala företrädare till medlem i projektet och förbinder sig att utse en ersättare när deras mandat har gått ut.

Personuppgifter som erhålls från de lokala företrädarna är nödvändiga för att säkerställa att nätverket fungerar och utför sina arbetsutgifter. Närmare bestämt är behandlingen av personuppgifter nödvändig för: 

  • driften och förvaltningen av projektet ”Bygga Europa med lokala företrädare” och urvalet av dess medlemmar
  • kommunikationsaktiviteter såsom främjande av projektet ”Bygga Europa med lokala företrädare” och dess aktiviteter, t.ex. korrespondensutbyte, utskick av inbjudningar och meddelanden, uppföljning av aktiviteter, fotografering och videofilmning samt utskick av ett nyhetsbrev (innebär förvaltning av kontaktlistor för korrespondens)
  • organisering av utbildningsevenemang både utanför och på nätet, informationsmöten, sammanträden, genomförande av studier/utvärderingar och undersökningar
  • tillhandahållande av information, förfrågningar om information och uppmaningar till åtgärder

Kommissionen publicerar en öppen ansökningsomgång för lokala myndigheter i EU:s medlemsstater. En kontraktspartner hjälper Kommissionen att behandla ansökningarna. Dessutom förvaltar kontraktspartner en webbplats under domänen europa.eu för att främja projektet i medlemsstaterna, publicera ansökningsformuläret samt visa en förteckning över de lokala myndigheter som deltar i projektet. De utvalda företrädarna undertecknar en deklaration om att de går med på att delta i projektet. 

När de ansöker, förbinder sig de lokala företrädarna att kommunicera om EU:s politik och prioriteringar bland befolkningen i deras region. För detta stöds de av generaldirektoratet för kommunikation och Europeiska kommissionens kontraktspartner med relevant kommunikationsmaterial, utbildningar, möjligheten att ta del i nätverket samt utbyte av god praxis. 

För att underlätta samarbetet mellan medlemmarna i nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare” använder sig generaldirektoratet för kommunikation av Futurium-plattformen (se referens DPR-EC-00787). Futurium är en onlineplattform som ägs av Kommissionen och som förvaltas av generaldirektoratet CNECT. Futurium gör det möjligt för medlemmar i ”Bygga Europa med lokala företrädare” att gå med i onlinegemenskapen ”Bygga Europa med lokala företrädare” och bidra till denna gemenskap (t.ex. genom att lägga upp kommentarer, dela idéer osv.). Det gör det också möjligt för medlemmar av ”Bygga Europa med lokala företrädare” att kontakta andra medlemmar via e-post (när medlemmen har samtyckt till att bli kontaktad av andra medlemmar). Onlinegemenskapen ”Bygga Europa med lokala företrädare” administreras av generaldirektoratet för kommunikation, som beslutar om medlemskap och andra relevanta aspekter av onlineaktiviteter för medlemmarna i nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare” på Futurium-plattformen. 

Personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering.

3. På vilka rättsliga grunder behandlar vi dina personuppgifter?

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter enligt artikel 5.1

  • 5.1(a) Behandlingen är nödvändig för att genomförandet av en uppgift som verkställs i allmänhetens intresse eller som ett led i unionsinstitutionens eller unionsorganets myndighetsutövning.

Projektet ”Bygga Europa med lokala företrädare” implementeras av generaldirektoratet för kommunikation, enhet C4, under arbetsprogram DG COMM 2021 (ändrat den 8 april 2021).

Behandlingen av personuppgifter som är kopplad till projektet ”Bygga Europa med lokala företrädare” är nödvändig för att Kommissionen ska kunna förvalta och fungera i enlighet med fördragen, närmare bestämt artikel 5 i EU-fördraget, artikel 13 i EU-fördraget samt artiklarna 244–250 i EUF-fördraget, och i enlighet med artiklarna 1 och 11 i EU-fördraget. Vidare tillämpar projektet principen från Sibiu-meddelandet från maj 2019, att kommunikation om EU är ett delat ansvar mellan den överstatliga EU-nivån och alla nationella och subnationella lokala myndigheter, vilket beskrivs närmare i Europeiska kommissionens bidrag till det informella EU27-ledarmötet i Sibiu (Rumänien) den 9 maj 2019, på sidan 40.

Att stödja kommunikationsverksamheten inom projektet ”Bygga Europa med lokala företrädare” är en uppgift som är en följd av kommissionens befogenheter på institutionell nivå. Projektet inrättades av Europaparlamentet genom budgetförfarandet för 2021 som ett pilotprojekt i den mening som avses i artikel 58.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 från den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU och om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 193, 30.7.2018, s. 1).

  • 5(1)(d) Den registrerade har gett sitt samtycke till att hans eller hennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Behandlingen av personuppgifter för att organisera och förvalta nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare” är laglig enligt artikel 5.d i förordning (EU) 2018/1725, eftersom lokala företrädare ger sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter innan de blivit medlemmar i nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare”.

4. Vilka personuppgifter samlar vi in och behandlar vidare?

För att utföra denna behandling kan den personuppgiftsansvarige samla in följande kategorier av personuppgifter: 

  • Projektmedlem i projektet ”Bygga Europa med lokala företrädare” (t.ex. medlem av en lokal myndighet): för- och efternamn, kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer, postadress), kön (man/kvinna/annat/vill inte uppge), talat och/eller föredraget språk
  • Medborgarna kan prenumerera på nyhetsbrevet ”Bygga Europa med lokala företrädare” genom att ange sin e-postadress
  • Personuppgifter som är tillgängliga via audiovisuellt innehåll (t.ex. fotografier/bilder, fotografering, presentationer) och som kan finnas tillgängliga på internet/intranätet i samband med mötena och inom ramen för Europeiska kommissionens verksamhet: ljud- och bildinspelningar av mötena.

Den personuppgiftsansvarige kan dela samlad eller avidentifierad information med andra kommissionsdirektorat och/eller andra EU-institutioner eller tredje parter för vetenskaplig forskning eller statistiska ändamål.

5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Den personuppgiftsansvarige behåller dina personuppgifter endast under den tid som krävs för att uppfylla syftet med insamlingen eller den fortsatta behandlingen.

  • Personuppgifter som är nödvändiga för hanteringen av nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare” (inklusive hantering av kontaktlistor för korrespondens) lagras i tjänsteleverantörernas/kontraktspartners databas samt interaktiva onlineverktyg så länge den registrerade deltar i projektet och under en period av högst tre (3) år. 

Om en lokal myndighet eller en enskild medlem av ”Bygga Europa med lokala företrädare” upphör att vara medlem i nätverket, kommer Generaldirektoratet för kommunikation att vidta rimliga åtgärder för att ta bort de relevanta uppgifterna från databasen och den interaktiva onlineplattformen utan onödigt dröjsmål och inom en (1) månad efter anmälan. 

  • Utvalt audiovisuellt innehåll får arkiveras för permanent bevarande, i enlighet med bestämmelserna i den gemensamma lagringslistan på kommissionsnivå (SEK[2019]900/2), för historiskt ändamål för att dokumentera, bevara och tillgängliggöra Europeiska kommissionens och Europeiska unionens historia och audiovisuella arv.
  • Alla pappers- och elektroniska dokument rörande den dagliga korrespondensen, inbjudningar att lämna förslag och/eller intresseanmälningar tillsammans med de kontraktsenliga och finansiella register som följer därav samt rapporter som innehåller samlade uppgifter, kommer att arkiveras i enlighet med den gemensamma bevarandeförteckningen (SEK[2019]900/2) och lagras i ARES (Advanced Records System) under generalsekretariatets ansvar under en period av 10 år med tillämpning av stickprovs- och urvalstekniker.

6. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (e-post, dokument, databaser, uppladdade datapartier, osv.) lagras på Europeiska kommissionens och kontraktspartners servrar (i EU). All behandling utförs i enlighet med Kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 från den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

När det gäller all behandling av personuppgifter för Europeiska kommissionens räkning, är Kommissionens kontraktspartners bundna av både en särskild avtalsklausul och av de sekretesskrav som följer av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av 27 april 2016 om skydd av fysiska personer gällande behandling av personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (GDPR). 

För att skydda dina personuppgifter har Kommissionen vidtagit ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder. Tekniska åtgärder omfattar lämpliga åtgärder för att hantera onlinesäkerhet, risk för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med beaktande av den risk som behandlingen innebär och typen av de personuppgifter som behandlas. Organisatoriska åtgärder inkluderar att begränsa åtkomsten till personuppgifter enbart till behöriga personer med ett legitimt behov av att veta för ändamålen med denna behandling.

7. Vem har tillgång till dina personuppgifter och till vem lämnas de ut?

Åtkomst till de personuppgifter som samlas in för behandlingen i fråga, ges till behörig personal vid EU-institutionerna och dess kontraktspartners som är ansvariga för att utföra denna behandling enligt principen om behovsenlig behörighet. Sådan personal följer lagstadgade och, när så krävs, ytterligare sekretessavtal. 

Behörig personal vid Generaldirektoratet för kommunikation, EG-representanterna och kontraktspartners har åtkomst till personuppgifterna om medlemmarna i nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare” (som kan omfatta sändlistor, pappers- och elektroniska filer och uppgifter som lagras på Futurium-plattformen, korrespondens, inbjudan att välja ut medlemmar av de lokala myndigheterna samt de relaterade kontraktsenliga och finansiella handlingarna). 

Behörig personal vid Generaldirektoratet för kommunikationsnät, innehåll och teknik har tillgång till personuppgifter om medlemmarna i nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare” som behövs för att underlätta åtkomst och hantering av Futurium-plattformen.

EUROPE DIRECT-centra har tillgång till sändlistor, pappers- och elektroniska filer som kan innehålla personuppgifter om medlemmarna i nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare”. Dessa sammanställs av Generaldirektoratet för kommunikation, EG-representationer samt kontraktspartners enligt principen om behovsenlig behörighet. 

Externa registerförare, som omfattas av ett ramavtal, kan förses med nödvändiga personuppgifter om medlemmarna i nätverket ”Bygga Europa med lokala företrädare” (som kan omfatta sändlistor eller upprätta egna sändlistor och skapa egna pappers-/elektroniska register på grundval av kontakter med medlemmarna i de lokala enheterna) i syfte att organisera besök, utbildnings- och informationsevenemang, genomföra studier/utvärderingar/undersökningar och samla in information. Personuppgiftsbiträdena kan också få tillgång till sändlistan för att kontakta medlemmar av de lokala enheterna för att organisera deras resor och boende samt för att samla in uppgifter. 

Säkerhetstjänster kan samla in och hantera personuppgifter från medlemmar av ”Bygga Europa med lokala företrädare” i samband med evenemang som hålls i EU-institutionernas lokaler. Säkerhetstjänster bör tolkas som tjänster som kontrakterats av EU-institutionerna, inklusive EG-representationer.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

Du har bestämda rättigheter som ”registrerad” enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725. När det gäller denna behandling kan du utöva följande rättigheter:

  • rätten att få åtkomst till dina personuppgifter (artikel 17 i förordning [EU] 2018/1725)
  • rätten till rättelse om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga (artikel 18 i förordning [EU] 2018/1725)
  • rätten till att radera dina personuppgifter (artikel 19 i förordning [EU] 2018/1725)
  • i förekommande fall, rätten att begränsa behandlingen av dina personuppgifter (artikel 20 i förordning [EU] 2018/1725)
  • rätten till dataportabilitet (artikel 22 i förordning [EU] 2018/1725)
  • och rätten att invända mot behandlingen av dina personuppgifter, som är lagligt utförd enligt artikel 5.1 a.

 Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige eller, i händelse av konflikt, dataskyddsombudet. Vid behov kan du även vända dig till den Europeiska datatillsynsmannen. Deras kontaktuppgifter finns i avsnitt 9.

Om du vill utöva dina rättigheter i samband med en eller flera specifika behandlingar, lämna en beskrivning av dem (dvs. registerreferens[er] som specificeras i avsnitt 10) i din begäran.

9. Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725, eller om du har kommentarer, frågor eller funderingar, eller om du vill lämna in ett klagomål om insamling och användning av dina personuppgifter, kontakta den personuppgiftsansvarige, Generaldirektoratet för kommunikation, enhet C.4. (COMM-C4@ec.europa.eu).

EU-kommissionens dataskyddsombud

Du kan kontakta dataskyddsombudet (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) angående frågor som rör behandlingen av dina personuppgifter enligt förordning (EU) 2018/1725.

 Europeiska datatillsynsmannen (EDPS)

Du har rätt att vända dig (dvs. du kan lämna in ett klagomål) till Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu) om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av den personuppgiftsansvariges behandling av dina personuppgifter.

10. Var kan man hitta mer detaljerad information?

Europeiska kommissionens dataskyddsombud offentliggör ett register över alla Kommissionens behandlingar av personuppgifter som har dokumenterats och anmälts till honom. Du kan komma åt registret via följande länk: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_sv.

Denna specifika behandling har inkluderats i dataskyddsombudets offentliga register med följande registerreferens: DPR-EC-13729.1