Tietosuojailmoitus

Euroopan komissio (jäljempänä ”komissio”) on sitoutunut suojelemaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja Euroopan parlamentin ja neuvoston 23. lokakuuta 2018 annetun asetuksen (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta mukaisesti.

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, miksi henkilötietojasi käsitellään, miten henkilötietoja kerätään ja käsitellään, miten annettujen henkilötietojen suojaaminen taataan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia sinulle on henkilötietoihisi liittyen. Ilmoitus sisältää sen vastuullisen rekisterinpitäjän yhteystiedot, jonka kautta voit käyttää oikeuksiasi. Se sisältää myös tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Tämä tietosuojailmoitus koskee komission jäsenvaltioiden paikallispäättäjien verkoston (jäljempänä ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa”) hallinnointiin liittyen suorittamaa henkilötietojen käsittelyä.

Käsittelyn tarkoituksena on helpottaa ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -projektin toimintaa ja hallinnointia.

”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” tai ”projekti” on pilottiprojekti, jonka tarkoituksena on kannustaa jäsenvaltioiden paikallisesti valittuja edustajia (paikallispäättäjiä) viestimään kansalaisille EU:n politiikasta ja prioriteeteista. Projektin allekirjoittajia ovat jäsenvaltioiden paikallishallinnon yksiköt ja Euroopan komissio. Paikallishallinnon yksiköt nimittävät projektin jäseneksi yhden paikallisesti valitun päättäjän ja sitoutuvat nimittämään seuraajan, kun hänen toimikautensa päättyy.

Paikallispäättäjiltä saatavat henkilötiedot ovat välttämättömiä sen varmistamiseksi, että verkosto kykenee toimimaan ja suorittamaan tehtävänsä. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä seuraaviin tarkoituksiin liittyen: 

• ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -projektin toiminta ja hallinnointi ja projektin jäsenten valitseminen
• viestintätoimet, kuten ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -projektin tunnetuksi tekeminen, ja projektiin liittyvät toimet, kuten yhteydenpito, kutsujen ja ilmoitusten lähettäminen, jatkotoimet, valokuvien ja videoiden tuottaminen sekä uutiskirjeen jakelu (edellyttää yhteystietolistojen hallinnointia)
• paikan päällä tai verkossa järjestettävien koulutustapahtumien, tiedotustilaisuuksien, kokousten, tutkimusten/arviointien ja kyselyjen käytännön järjestelyt
• tietojen toimittaminen, tiedonsaantipyynnöt ja toimintakehotukset.

Euroopan komissio julkaisee EU:n jäsenvaltioiden paikallishallinnon yksiköille suunnatun avoimen hakemuskutsun. Palveluntarjoaja tukee Euroopan komissiota hakemusten käsittelyssä. Palveluntarjoaja hallinnoi lisäksi europa.eu-toimialueella sijaitsevaa sivustoa, joka tekee projektia tunnetuksi jäsenvaltioissa ja sisältää hakemuslomakkeen ja luettelon projektiin osallistuvista paikallishallinnon yksiköistä. Valitut paikallispäättäjät allekirjoittavat vakuutuksen, jossa he hyväksyvät projektiin osallistumisen. 

Paikallispäättäjät sitoutuvat hakemusta tehtäessä viestimään EU:n politiikasta ja prioriteeteista alueensa väestölle. Viestinnän pääosasto ja Euroopan komission palveluntarjoaja järjestävät tähän tarkoitukseen liittyvää tukea tarjoamalla olennaista viestintämateriaalia, koulutuksia, verkostoitumismahdollisuuksia ja mahdollisuuksia hyvien käytäntöjen jakamiseen. 

Viestintäosasto edistää ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston jäsenten välistä yhteistyötä käyttämällä Futurium-alustaa (rekisterin viite DPR-EC-00787). Futurium on Euroopan komission omistama verkkoalusta, jota hallinnoi viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosasto (CNECT) ja joka tarjoaa ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -jäsenille mahdollisuuden liittyä ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkkoyhteisöön ja osallistua sen toimintaan (esim. julkaisemalla kommentteja tai jakamalla ideoita). Se tarjoaa ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -jäsenille myös mahdollisuuden ottaa toisiinsa yhteyttä sähköpostitse (kun jäsen on antanut suostumuksensa muiden jäsenien yhteydenottoihin). ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkkoyhteisöä hallinnoi viestinnän pääosasto, joka päättää ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston jäsenyydestä ja muista verkoston jäsenten toimintaan Futurium-verkkoalustalla liittyvistä olennaisista asioista. 

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, mukaan lukien profilointi.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus artiklan 5.1 nojalla

• 5.1(a) Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tai unionin instituutiolle tai toimielimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen liittyvän tehtävän suorittamiseksi.

”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -projektin toteutuksesta vastaa viestinnän pääosaston yksikkö C4, ja toteutus tapahtuu viestinnän pääosaston vuoden 2021 työohjelman (korjattuna 8. huhtikuuta 2021 voimaan astuneilla muutoksilla) mukaisesti.

”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -projektiin liittyvä henkilötietojen käsittely on tarpeen komission hallinnan ja toiminnan kannalta perussopimusten ja erityisesti SEU-sopimuksen 5. artiklan, SEU-sopimuksen 13. artiklan ja SEUT-sopimuksen 244–250 artiklan mukaisesti sekä SEU-sopimuksen 1. ja 11. artiklan mukaisesti. Projekti soveltaa lisäksi käytännössä toukokuussa 2019 annetussa Sibiun julistuksessa esitettyä periaatetta, jonka mukaan vastuu EU:hun liittyvistä asioista tiedottamisesta on jaettu ylikansallisen EU:n tason ja kaikkien kansallisten ja tätä alempien hallintotasojen kesken Euroopan komission Sibiussa (Romaniassa) 9. toukokuuta 2019 järjestetyssä EU27-johtajien epävirallisessa kokouksessa antaman julistuksen sivulla 40 määritellyllä tavalla.

Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -projektin viestintätoimien tukeminen on tehtävä, joka perustuu komission toimivaltaan institutionaalisella tasolla. Euroopan parlamentti perusti projektin pilottiprojektina vuoden 2021 talousarviomenettelyssä perustuen unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä 18. helmikuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 58 artiklaan 2 ja muokkaaviin asetuksiin (EU) N:o 1296/2013, (EU) N:o 1301/2013, (EU) N:o 1303/2013, (EU) N:o 1304/2013, (EU) N:o 1309/2013, (EU) N:o 1316/2013, (EU) N:o 223/2014, (EU) N:o 283/2014 ja päätökseen N:o 541/2014/EU ja asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 kumoamiseen (OJ L 193, 30.7.2018, s. 1).

• 5(1)(d) Rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn yhteen tai useampaan nimenomaiseen tarkoitukseen.

”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston organisointiin ja hallinnointiin liittyvät henkilötietojen käsittelytoimet ovat lainmukaisia asetuksen 2018/1725 artiklan 5 alakohdan d nojalla, koska paikallispäättäjät antavat suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ennen liittymistään ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston jäseneksi.

Rekisterinpitäjä voi kerätä seuraaviin ryhmiin kuuluvia henkilötietoja tämän käsittelytoimen suorittamiseksi: 

• ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -projektin jäsenen (esim. paikallishallinnon yksikön jäsen) etu- ja sukunimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite), sukupuoli (mies / nainen / muu / en halua vastata) ja puhutut ja/tai ensisijaiset kielet.
• Kansalaiset voivat tilata ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -uutiskirjeen antamalla sähköpostiosoitteensa.
• Ääni- ja kuvasisällön välityksellä saatavat henkilötiedot (esim. valokuvat/kuvat, ryhmäkuvat ja esitykset), jotka saattavat olla saatavilla internetissä/intranetissä kokousten yhteydessä ja Euroopan komission toimintaan liittyen; kokousten ääni- ja kuvatallenteet.

Rekisterinpitäjä voi jakaa koottuja tai anonymisoituja tietoja muiden komission osastojen ja/tai muiden EU:n insituutioden tai kolmansien osapuolten kanssa tieteellisiä tai tilastollisia tarkoituksia varten.

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tietojen keräämisen tai käsittelyn tarkoituksen kannalta välttämätöntä.

• ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston hallinnoimiseen tarvittavia henkilötietoja (mukaan lukien yhteystietolistat) säilytetään palveluntarjoajien / kolmannen osapuolen tietokannassa ja interaktiivisessa verkkotyökalussa niin kauan kuin rekisteröity osallistuu projektiin ja enintään kolme (3) vuotta tämän jälkeen. 

Jos paikallishallinnon yksikkö tai yksittäinen ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -jäsen ei ole enää verkoston jäsen, viestinnän pääosasto ryhtyy kohtuullisiin toimiin olennaisten tietojen poistamiseksi tietokannasta ja interaktiiviselta verkkoalustalta ilman aiheetonta viivytystä ja yhden (1) kuukauden kuluessa ilmoituksesta. 

• Valitut ääni- ja kuvasisällöt saatetaan arkistoida pysyvästi komissiotason tiedostojen säilyttämistä koskevan yleisluettelon (SEC (2019)900/2) mukaisesti historiallisista syistä, jotta Euroopan komission ja Euroopan unionin historia ja audiovisuaalinen perintö voidaan dokumentoida, säilyttää ja tuoda saataville.

• Kaikki paperimuodossa olevat ja sähköiset asiakirjat, jotka liittyvät päivittäiseen viestintään, ehdotuspyyntöihin ja/tai kiinnostuksen kohteisiin, niiden pohjalta luodut sopimus-/rahoitustiedostot sekä yhdistettyjä tietoja sisältävät raportit arkistoidaan komissiotason tiedostojen säilyttämistä koskevan yleisluettelon (SEC (2019)900/2) mukaisesti ja tallennetaan pääsihteeristön vastuulla ARES-tietojärjestelmään (Advanced Records System) kymmenen (10) vuoden ajaksi otos- ja valintatekniikoita soveltaen.

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostit, asiakirjat, tietokannat, ladatut tietoerät jne.) säilytetään Euroopan komission ja palveluntarjoajan palvelimilla (EU:ssa). Kaikki käsittelytoimet suoritetaan 10. tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa mukaisesti.

Euroopan komission palveluntarjoajia sitovat Euroopan komission puolesta suoritettavia käsittelytoimia koskeva nimenomainen sopimuslauseke sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston 27. huhtikuuta 2016 antamaan asetukseen (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (yleinen tietosuoja-asetus) perustuvat luottamuksellisuutta koskevat velvoitteet.

Euroopan komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojesi suojelemiseksi. Teknisiin toimenpiteisiin sisältyvät verkkoturvallisuutta, tietojen katoamisriskiä, tietojen muuttamista tai luvatonta käyttöä koskevat toimenpiteet, jotka ovat asianmukaisia käsittelyn aiheuttama riski ja käsiteltävien henkilötietojen luonne huomioon ottaen. Organisatorisiin toimenpiteisiin sisältyy henkilötietoihin pääsyn rajoittaminen yksinomaan valtuutettuihin henkilöihin, joilla on oikeutettu tarve saada ne tietoonsa käsittelytoimeen liittyviä tarkoituksia varten.

Pääsy tiettyä käsittelytoimea varten kerättyihin henkilötietoihin annetaan kyseisen käsittelytoimen suorittamisesta vastaavien EU:n instituutioiden henkilöstölle ja niiden palveluntarjoajille tarpeellisuusperiaatetta noudattaen. Tämä henkilöstö noudattaa lakisääteisiä ja tarvittaessa myös ylimääräisiä luottamuksellisuutta koskevia sopimuksia. 

Viestinnän pääosaston, Euroopan komission edustajien ja palveluntarjoajan valtuutetulla henkilöstöllä on pääsy ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston jäsenten henkilötietoihin (mukaan lukien postituslistat, paperi- ja sähköisessä muodossa olevat tiedot, Futurium-alustalle tallennetut tiedot, viestintä ja paikallishallinnon yksikköjen jäsenten valintaan johtava kutsu sekä siihen liittyvät sopimus-/rahoitustiedot). 

Viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosaston valtuutetulla henkilöstöllä on pääsy Futurium-alustan käytön ja hallinnoinnin kannalta välttämättömiin ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston jäsenten henkilötietoihin.

EUROPE DIRECT -keskuksilla on pääsy postituslistoihin ja paperi- ja sähköisessä muodossa oleviin tietoihin, jotka voivat sisältää ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston jäsenten henkilötietoja ja jotka kootaan tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti viestinnän pääosaston, Euroopan komission edustustojen ja palveluntarjoajan toimesta. 

Ulkoisille käsittelijöille voidaan sopimuksen puitteissa antaa tarvittavat ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -verkoston jäsenten henkilötiedot (tämä voi sisältää postituslistoja ja/tai käsittelijät voivat laatia omat postituslistansa ja luoda omat paperi- tai sähköisessä muodossa olevat tietueensa paikallishallinnon yksikköjen jäsenten antamiin tietoihin perustuen) vierailujen järjestämiseen, koulutus- tai tiedotustapahtumiin, tutkimusten/arviointien/kyselyjen toteuttamiseen ja tiedonkeruuseen liittyviä tarkoituksia varten. Käsittelijät voivat myös käyttää postituslistaa yhteyden ottamiseen paikallishallinnon yksikköjen jäseniin heidän matkojensa ja majoituksensa järjestämistä tai tietojen keräämistä varten. 

Turvallisuuspalvelut voivat kerätä ja käsitellä ”Paikallispäättäjät EU:ta rakentamassa” -jäsenten henkilötietoja EU:n instituutioiden toimitiloissa järjestettäviä tapahtumia varten. Turvallisuuspalveluilla tarkoitetaan palveluja, joita EU:n instituutiot, mukaan lukien Euroopan komission edustustot, hankkivat kolmansilta osapuolilta.

Sinulla on ”rekisteröitynä” asetuksen (EU) 2018/1725 lukuun III (artiklat 14–25) perustuvia nimenomaisia oikeuksia. Voit käyttää tähän käsittelytoimeen liittyen seuraavia oikeuksia:

• oikeus saada pääsy henkilötietoihisi (asetuksen (EU) 2018/1725 artikla 17)
• oikeus tietojen oikaisuun, jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia (asetuksen (EU) 2018/1725 artikla 18)
• oikeus henkilötietojesi poistamiseen (asetuksen (EU) 2018/1725 artikla 19)
• oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen tarvittaessa (asetuksen (EU) 2018/1725 artikla 20)
• oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen (asetuksen (EU) 2018/1725 artikla 22)
• oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely tapahtuu lainmukaisesti artiklan 5(1)(a) nojalla.

 Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavaltuutettuun. Voit kääntyä tarvittaessa myös Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot on ilmoitettu kohdassa 9.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhteen tai useampaan nimenomaiseen käsittelytoimeen liittyen, sisällytä pyyntöösi näiden toimien kuvaus (eli kohdassa 10 määritellyt rekisterin viitteet).

Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetukseen (EU) 2018/1725 perustuvia oikeuksiasi, jos sinulla on kommentteja, kysymyksiä tai huolenaiheita tai jos haluat tehdä henkilötietojesi keräämiseen ja käyttöön liittyvän valituksen, ota yhteyttä rekisterinpitäjään, joka on viestinnän pääosasto, yksikköön C.4 (COMM-C4ec [dot] europa [dot] eu (COMM-C4[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

Komission tietosuojavaltuutettu (Data Protection Officer, DPO)

Voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)), jos asiasi koskee henkilötietojesi käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 nojalla.

 Euroopan tietosuojavaltuutettu (European Data Protection Supervisor, EDPS)

Sinulla on oikeus saattaa asiasi Euroopan tietosuojavaltuutetun (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) käsiteltäväksi (eli tehdä valitus), jos katsot, että asetukseen (EU) 2018/1725 perustuvia oikeuksiasi on rikottu rekisterinpitäjän suorittaman henkilötietojen käsittelyn seurauksena.

Euroopan komission tietosuojavaltuutettu (DPO) julkaisee rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu hänelle. Rekisteri on saatavilla seuraavan linkin kautta: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tämä nimenomainen käsittelytoimi on sisällytetty tietosuojavaltuutetun julkiseen rekisteriin seuraavalla rekisterin viitteellä: DPR-EC-13729.1