Skip to main content
Construim Europa împreună cu autoritățile locale

Declarație de confidențialitate

Prezenta declarație de confidențialitate conține informații despre prelucrarea și protejarea datelor dvs. cu caracter personal.

Operațiunea de prelucrare: „Construim Europa împreună cu autoritățile locale”

Operator de date: Direcția Generală Comunicare, Direcția C, Unitatea C.4.

Referință de înscriere în evidență: DPR-EC-13729.1

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) se angajează să protejeze datele dvs. cu caracter personal și să respecte confidențialitatea dvs. Comisia colectează și prelucrează ulterior datele cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001.

Prezenta declarație de confidențialitate explică motivele prelucrării datelor dvs. cu caracter personal, modul în care colectăm, gestionăm și asigurăm protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și ce drepturi aveți în legătură cu datele dvs. cu caracter personal. De asemenea, specifică datele de contact ale operatorului de date pe lângă care vă puteți exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Prezenta declarație de confidențialitate se referă la prelucrarea de către Comisie a datelor cu caracter personal în contextul gestionării rețelei de consilieri locali din statele membre, denumită în continuare „Construim Europa împreună cu autoritățile locale”.

2. De ce și cum prelucrăm datele dvs. cu caracter personal?

Scopul prelucrării este facilitarea funcționării și gestionării rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale”.

„Construim Europa împreună cu autoritățile locale” (denumit în continuare „proiectul”) este un proiect-pilot menit să implice aleșii locali din statele membre (consilierii locali) în comunicarea cu cetățenii cu privire la politicile și prioritățile UE. Semnatarii proiectului sunt autoritățile locale din statele membre și Comisia Europeană. Autoritățile locale numesc unul dintre consilierii locali aleși ca membru al proiectului și se angajează să numească un înlocuitor în momentul în care îi expiră mandatul.

Datele cu caracter personal primite din partea consilierilor locali sunt necesare pentru a se asigura că rețeaua funcționează și își îndeplinește funcțiile. Mai exact, prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru: 

  • funcționarea și gestionarea proiectului „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” și selecția membrilor săi;
  • activități de comunicare, cum ar fi promovarea proiectului „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” și a activităților sale – de exemplu, schimbul de corespondență, trimiterea de invitații și notificări și activitățile ulterioare, realizarea de fotografii și materiale video, precum și distribuirea unui buletin informativ (implică gestionarea unor liste de contacte pentru corespondență);
  • organizarea unor evenimente de formare offline și online, sesiuni de informare, reuniuni, realizarea de studii/evaluări și sondaje;
  • furnizarea de informații, solicitarea de informații și apelurile la acțiune.

Comisia Europeană publică o cerere deschisă de transmitere a candidaturilor din partea autorităților locale din statele membre ale UE. Un contractant sprijină Comisia Europeană în prelucrarea candidaturilor. În plus, contractantul gestionează un site în cadrul domeniului web europa.eu, unde promovează proiectul în statele membre, publică formularul de candidatură și afișează lista autorităților locale care participă la proiect. Consilierii locali selectați semnează o declarație în care își exprimă acordul de a participa la proiect. 

Atunci când își transmit candidatura, consilierii locali se angajează să comunice cu privire la politicile și prioritățile UE în rândul populației din regiunea lor. În acest sens, sunt sprijiniți de către Direcția Generală Comunicare și de către contractantul Comisiei Europene cu materiale de comunicare și sesiuni de formare relevante, oportunități de stabilire de relații și schimburi de bune practici. 

Pentru a facilita cooperarea între membrii rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale”, Direcția Generală Comunicare se bazează pe platforma Futurium (referință de înscriere în evidență: DPR-EC-00787). Futurium este o platformă online deținută de Comisia Europeană și gestionată de Direcția Generală Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie (CNECT), care permite membrilor rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” să se alăture comunității online a proiectului „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” și să contribuie la această comunitate (și anume, să publice comentarii, să împărtășească idei etc.). De asemenea, le permite membrilor comunității „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” să contacteze alți membri prin e-mail (dacă aceștia și-au exprimat consimțământul de a fi contactați de alți membri). Comunitatea online „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” este administrată de Direcția Generală Comunicare, care decide cu privire la calitatea de membru și cu privire la alte aspecte relevante ale activității online a membrilor rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” în cadrul platformei Futurium. 

Datele cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat, inclusiv pentru crearea de profiluri.

3. Care sunt temeiurile legale în baza cărora prelucrăm datele dvs. cu caracter personal?

Legalitatea prelucrării datelor cu caracter personal în temeiul articolului 5 alineatul (1)

  • articolul 5 alineatul (1) litera (a): prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

Proiectul „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” este implementat de Direcția Generală Comunicare (DG COMM), unitatea C4, în cadrul programului de lucru al DG COMM pentru 2021 (astfel cum a fost modificat la 8 aprilie 2021).

De asemenea, proiectul aplică principiul stabilit în comunicarea de la Sibiu din 9 mai 2019, potrivit căruia comunicarea cu privire la UE este o responsabilitate comună împărtășită de nivelul supranațional al UE și de toate nivelurile naționale și subnaționale de guvernanță, astfel cum se detaliază la pagina 40 a contribuției Comisiei Europene la reuniunea informală a liderilor UE-27 de la Sibiu (România) din mai 2019.

Sprijinirea activităților de comunicare ale proiectului „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” este o sarcină rezultată din prerogativele Comisiei la nivel instituțional. Proiectul a fost instituit de Parlamentul European, prin procedura bugetară pentru 2021, ca proiect-pilot în sensul articolului 58 alineatul (2) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 iulie 2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, de modificare a Regulamentelor (UE) nr. 1296/2013, (UE) nr. 1301/2013, (UE) nr. 1303/2013, (UE) nr. 1304/2013, (UE) nr. 1309/2013, (UE) nr. 1316/2013, (UE) nr. 223/2014, (UE) nr. 283/2014 și a Deciziei nr. 541/2014/UE și de abrogare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 (JO L 193, 30.7.2018, p. 1).

  • articolul 5 alineatul (1) litera (d): persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal în scopurile organizării și gestionării rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” sunt legale în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (UE) 2018/1725, întrucât consilierii locali își exprimă consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal înainte de a deveni membri ai rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale”.

4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm ulterior?

În vederea desfășurării operațiunii de prelucrare prezentate aici, operatorul de date poate colecta următoarele categorii de date cu caracter personal: 

  • membrii proiectului „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” (de ex. membrul unei autorități locale): numele și prenumele, datele de contact [adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa poștală, genul (bărbat/femeie/altul/prefer să nu spun), limbile vorbite și/sau preferate];
  • cetățenii se pot abona la buletinul informativ al proiectului „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” prin furnizarea adresei lor de e-mail;
  • date cu caracter personal disponibile prin intermediul conținutului audiovizual (de ex. fotografii/imagini, ședințe foto, prezentări etc.), care ar putea fi disponibile pe internet/intranet în contextul reuniunilor și în cadrul activităților Comisiei Europene – înregistrări video și audio ale reuniunilor.

Operatorul de date poate împărtăși informații agregate sau anonimizate altor direcții ale Comisiei și/sau altor instituții ale UE sau unor părți terțe în scopuri statistice și de cercetare științifică.

5. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal?

Operatorul de date păstrează datele dvs. cu caracter personal numai atât timp cât este nevoie pentru îndeplinirea scopului colectării sau al prelucrării ulterioare.

  • Datele cu caracter personal necesare pentru gestionarea rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” (inclusiv pentru gestionarea listelor de contacte pentru corespondență) sunt stocate în baza de date a furnizorilor/contractantului și pe platforma interactivă online atât timp cât persoana vizată participă la proiect și pe o perioadă maximă ulterioară de trei (3) ani. 

Dacă o autoritate locală sau un membru individual al rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” încetează să mai fie membru al rețelei, Direcția Generală Comunicare va lua măsuri rezonabile pentru a elimina informațiile relevante din baza de date și de pe platforma interactivă online, fără întârzieri nejustificate și în termen de o (1) lună de la notificare. 

  • Conținutul audiovizual selectat poate fi arhivat pentru păstrare permanentă, în conformitate cu prevederile Listei comune de păstrare a dosarelor la nivelul Comisiei [SEC(2019) 900/2], în scopuri istorice, pentru a documenta, conserva și pune la dispoziție istoria și patrimoniul audiovizual al Comisiei Europene și al Uniunii Europene.
  • Toate evidențele în format fizic și electronic legate de corespondența zilnică, cererile de propuneri și/sau de exprimare a interesului, împreună cu fișierele/dosarele contractuale/financiare rezultate, precum și rapoartele conținând date agregate vor fi arhivate în conformitate cu Lista comună de păstrare a dosarelor la nivelul Comisiei [SEC(2019) 900/2] și vor fi stocate în ARES (sistemul avansat de evidențe), sub responsabilitatea Secretariatului General, pe o perioadă de zece (10) ani, cu aplicarea tehnicilor de eșantionare și selecție.

6. Cum protejăm datele dvs. cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene și ale contractantului (în UE). Toate operațiunile de prelucrare sunt derulate în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei Europene sunt supuși unei clauze contractuale specifice referitoare la orice operațiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal în numele Comisiei Europene, precum și obligațiilor de confidențialitate rezultate din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (Regulamentul general privind protecția datelor – RGPD). 

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia Europeană a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru abordarea securității online și a riscului de pierdere a datelor, de modificare sau de accesare neautorizată a acestora, ținând seama de riscurile reprezentate de prelucrarea datelor cu caracter personal și de natura acestora. Măsurile organizatorice includ restricționarea accesului la datele cu caracter personal exclusiv persoanelor autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopurile operațiunii de prelucrare prezentate aici.

7. Cine are acces la datele dvs. cu caracter personal și cui sunt divulgate?

Accesul la datele cu caracter personal colectate în scopul operațiunii de prelucrare vizate se acordă personalului autorizat al instituțiilor UE și contractanților acestora responsabili cu desfășurarea operațiunii de prelucrare prezentate aici, în conformitate cu principiul necesității de a cunoaște. Personalul respectiv este supus unor acorduri de confidențialitate statutare și, dacă este cazul, suplimentare. 

Personalul mandatat al Direcției Generale Comunicare, reprezentanțele CE și contractantul au acces la datele cu caracter personal ale membrilor rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” (care pot include liste de distribuire, fișiere/dosare în format fizic și electronic și datele stocate pe platforma Futurium, corespondență, cererea pentru selecția membrilor autorităților locale, împreună cu fișierele/dosarele contractuale/financiare rezultate). 

Personalul mandatat al Direcției Generale Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie are acces la datele cu caracter personal ale membrilor rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale”, acesta fiind necesar pentru facilitarea accesului și a gestionării platformei Futurium.

Centrele EUROPE DIRECT au acces la listele de distribuire și la fișierele/dosarele în format fizic și electronic, care pot include date cu caracter personal ale membrilor rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale”, compilate în baza principiului necesității de a cunoaște de către Direcția Generală Comunicare, reprezentanțele CE și contractant. 

Persoanele externe împuternicite de operator în baza unui contract-cadru pot avea acces la datele cu caracter personal necesare ale membrilor rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” (care pot include liste de distribuire și/sau acestea își pot crea propriile liste de distribuire și propriile evidențe în format fizic și electronic în baza contactelor cu membrii entităților locale) în scopurile organizării unor vizite sau evenimente de formare și informare, realizării unor studii/evaluări/sondaje și colectării de informații. De asemenea, persoanele împuternicite de operator pot avea acces la lista de distribuire pentru a contacta membrii entităților locale în vederea organizării deplasării sau cazării lor și a colectării de informații. 

Serviciile de securitate pot colecta și gestiona datele cu caracter personal ale membrilor rețelei „Construim Europa împreună cu autoritățile locale” în scopul evenimentelor organizate la sediile instituțiilor UE. Serviciile de securitate ar trebui interpretate ca serviciile contractate de instituțiile UE, inclusiv de reprezentanțele CE.

8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?

Aveți o serie de drepturi specifice ca „persoană vizată” în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725. În legătură cu operațiunea de prelucrare prezentată aici, vă puteți exercita următoarele drepturi:

  • dreptul de acces la datele dvs. cu caracter personal [articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725];
  • dreptul la rectificarea datelor dvs. cu caracter personal, dacă acestea sunt inexacte sau incomplete [articolul 18 din Regulamentul (UE) 2018/1725];
  • dreptul la ștergerea datelor dvs. cu caracter personal [articolul 19 din Regulamentul (UE) 2018/1725];
  • acolo unde este cazul, dreptul la restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal [articolul 20 din Regulamentul (UE) 2018/1725];
  • dreptul la portabilitatea datelor [articolul 22 din Regulamentul (UE) 2018/1725];
  • dreptul la opoziția față de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, care se desfășoară legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).

 Vă puteți exercita aceste drepturi contactând operatorul de date sau, în cazul unor divergențe, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este nevoie, vă puteți adresa și Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Datele de contact aferente sunt indicate în secțiunea 9.

În cazul în care doriți să vă exercitați drepturile în legătură cu una sau mai multe operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să furnizați descrierea acestora (și anume, referința sau referințele de înscriere în evidență, astfel cum sunt specificate la secțiunea 10) în solicitarea dvs.

9. Date de contact

Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile conferite de Regulamentul (UE) 2018/1725 sau dacă aveți observații, întrebări ori preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere în legătură cu colectarea și utilizarea datelor dvs. cu caracter personal, vă rugăm să contactați operatorul de date – Direcția Generală Comunicare, Unitatea C.4 (COMM-C4@ec.europa.eu).

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) în legătură cu eventualele probleme legate de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

 Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Aveți dreptul să faceți recurs (adică puteți depune o plângere) pe lângă Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) în cazul în care considerați că vi s-au încălcat drepturile conferite de Regulamentul (UE) 2018/1725 ca urmare a prelucrării datelor dvs. cu caracter personal de către operatorul de date.

10. Unde puteți găsi mai multe informații detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei Europene publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către Comisie, care au fost documentate și notificate RPD. Puteți accesa registrul folosind următorul link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Operațiunea de prelucrare specifică prezentată aici a fost inclusă în registrul public al RPD cu următoarea referință de înscriere în evidență: DPR-EC-13729.1