Στο δίκτυο μπορεί να συμμετέχει οποιοσδήποτε εκλεγμένος εκπρόσωπος της τοπικής αυτοδιοίκησης (κοινοτήτων, δήμων, μητροπολιτικών περιοχών, περιφερειών ή οποιουδήποτε άλλου βαθμού τοπικής αυτοδιοίκησης), ο οποίος διανύει την τρέχουσα θητεία του. Συμμετέχει στο δίκτυο εκ μέρους του οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης που εκπροσωπεί. Ενώ δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των εκλεγμένων εκπροσώπων που μπορούν να συμμετάσχουν στο δίκτυο, ωστόσο κάθε οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης μπορεί να συμμετέχει διορίζοντας μόνο ένα μέλος στο δίκτυο. Στο δίκτυο μπορούν να συμμετέχουν επίσης μεγαλύτεροι δήμοι, καθώς και ενώσεις δήμων και περιφερειών, σε ρόλο συντονιστή, ενεργώντας ως «πρεσβευτές» του έργου στις πόλεις, τους δήμους, τις κωμοπόλεις και τα χωριά της περιοχής τους.
Για τη συμμετοχή στο δίκτυο, ένας υπεύθυνος επικοινωνίας πρέπει να συμπληρώσει μια αίτηση στον ιστότοπο του έργου και να μεταφορτώσει μια υπογεγραμμένη δήλωση, η οποία φέρει τις υπογραφές του νομίμου εκπροσώπου του οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης, καθώς και του εκλεγμένου εκπροσώπου του οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης, ο οποίος διορίζεται ως μέλος στο δίκτυο.
Ο οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης που υποβάλλει αίτηση αναλαμβάνει τον ρόλο του εταίρου στο έργο, λαμβάνει υλικά προβολής τα οποία μπορεί να χρησιμοποιήσει, για να δείξει ότι έχει γίνει εταίρος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την προώθηση του διαλόγου και της συμμετοχής των πολιτών σε ζητήματα της ΕΕ (οι ΟΤΑ θα λάβουν μια μεταλλική πλακέτα και μια αφίσα η οποία θα αναρτηθεί σε χώρους στους οποίους έχουν πρόσβαση οι πολίτες). Ο οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης θα διασφαλίζει τη συνέχεια της συμμετοχής και θα διορίζει νέο μέλος, όποτε η θητεία του προηγούμενου μέλους λήγει ή τερματίζεται για οποιονδήποτε λόγο. Ο αιρετός εκπρόσωπος ΟΤΑ, ο οποίος θα διορίζεται, θα αποτελεί ενεργό μέλος του δικτύου και θα αποκτά πρόσβαση σε στοχευμένες πληροφορίες, σε εξειδικευμένη ψηφιακή πλατφόρμα, και θα απολαμβάνει μια προνομιούχο σχέση με τα θεσμικά όργανα της ΕΕ.
Οι ΟΤΑ που συμμετέχουν με συντονιστικό ρόλο ενεργούν ως «πρεσβευτές» του έργου στις πόλεις, τους δήμους, τις κωμοπόλεις και τα χωριά της περιοχής τους. Υποβάλλοντας αίτηση για τον συντονιστικό ρόλο, οι ΟΤΑ που ΔΕΝ διορίζουν τοπικό αιρετό εκπρόσωπο ως μέλος μπορούν να έχουν παρ' όλα αυτά πρόσβαση στο έργο. Η πρόσβαση στη διαδικτυακή πλατφόρμα και σε ανακοινώσεις σχετικά με το έργο τούς επιτρέπει να το προωθήσουν σε μικρότερες οντότητες, οι οποίες ενδεχομένως δεν είναι σε θέση να αφιερώσουν χρόνο για τη συμμετοχή τους στο έργο, καθώς και να συλλέγουν τα σχόλιά τους. Σημειώνεται ότι οι εταίροι που υποβάλλουν αίτηση για τον συντονιστικό ρόλο δεν διορίζουν αιρετό εκπρόσωπο ως μέλος. Εάν επιθυμούν να διορίσουν αιρετό εκπρόσωπο ως μέλος, δεν θα πρέπει να υποβάλουν αίτηση για τον συντονιστικό ρόλο. Οι ενώσεις δήμων και περιφερειών μπορούν να συμμετάσχουν στο δίκτυο σε ρόλο συντονιστή.
Ο ρόλος του υπεύθυνου/της υπεύθυνης επικοινωνίας θα πρέπει ιδανικά να ανατίθεται σε δημόσιο/δημόσια υπάλληλο του συνεργαζόμενου οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης, ώστε να διασφαλίζεται η συνέχεια της συμμετοχής και μετά τις τοπικές εκλογές.
Θεωρητικά, ναι, ένας/μία δήμαρχος μπορεί να διοριστεί ως μέλος για λογαριασμό του οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης. Ωστόσο, είναι προτιμότερο ο ρόλος του μέλους να ανατίθεται σε εκπρόσωπο της τοπικής αυτοδιοίκησης, επειδή προϋπόθεση του δικτύου αποτελεί η προενεργός συμμετοχή στο έργο. Επομένως, θεωρείται ίσως πιο εύλογο ως μέλη να διορίζονται εκπρόσωποι της τοπικής αυτοδιοίκησης, ώστε να είναι σε θέση να αλληλεπιδράσουν με ομοτίμους τους που ασκούν παρόμοιους ρόλους, δεδομένου ότι τα περισσότερα μέλη είναι εκπρόσωποι ΟΤΑ παρά δήμαρχοι.
Ο/Η νόμιμος/η εκπρόσωπος θα μπορούσε να είναι ο/η δήμαρχος ή οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο (αιρετό ή μη) που είναι επίσημα αρμόδιο να υπογράψει το έντυπο της δήλωσης και εκπροσωπεί νόμιμα τον οργανισμό τοπικής αυτοδιοίκησης.
Οι ενώσεις δήμων και περιφερειών διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο ως πολλαπλασιαστικοί παράγοντες, με στόχο να βοηθήσουν τα θεσμικά όργανα της ΕΕ να προσεγγίσουν τα μέλη τους. Οι ενώσεις δήμων και περιφερειών μπορούν να συμμετάσχουν στο δίκτυο σε ρόλο συντονιστή.
Κάθε υπόβαθρο και προφίλ είναι αποδεκτό. Δεν υπάρχει καμία συγκεκριμένη προϋπόθεση πολιτικών πεποιθήσεων ή αρμοδιοτήτων του εκπροσώπου στο περιφερειακό ή δημοτικό συμβούλιο. Τα μέλη πρέπει να είναι εκλεγμένοι εκπρόσωποι για την τρέχουσα θητεία της τοπικής αυτοδιοίκησης. Επίσης, πρέπει να προτείνονται από τον οργανισμό τοπικής αυτοδιοίκησης που εκπροσωπούν.
Τα μέλη πρέπει να είναι πρόθυμα να προάγουν τον διάλογο με τους πολίτες της εκλογικής τους περιφέρειας για θέματα που σχετίζονται με την ΕΕ.
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή επικροτεί τον διορισμό γυναικών ή μελών μειονοτήτων (υποεκπροσωπούμενων ομάδων) στο δίκτυο.
Κάθε οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης δικαιούται να διορίζει μόνο έναν εκπρόσωπο στο δίκτυο κάθε φορά.
Η πρόσκληση είναι ανοικτή σε κυλιόμενη βάση, το οποίο σημαίνει ότι δεν υπάρχει καταληκτική ημερομηνία υποβολής αίτησης συμμετοχής. Η πρόσκληση θα παραμείνει ανοικτή για όσο χρονικό διάστημα βρίσκεται σε εξέλιξη το έργο.
Ναι, από τα μέλη του δικτύου αναμένεται να παρουσιάζουν την ΕΕ με αντικειμενικό τρόπο βάσει ακριβών και αξιόπιστων πληροφοριών. Αναμένεται επίσης από τα μέλη του δικτύου να συμμετέχουν σε συζητήσεις και να ανταλλάσσουν απόψεις με τους πολίτες της εκλογικής τους περιφέρειας ή στα τοπικά ΜΜΕ, σχετικά με τις γενικές πολιτικές πρωτοβουλίες και τα μέτρα που λαμβάνει η ΕΕ. Τα μέλη δεσμεύονται από αυτόν τον κώδικα δεοντολογίας με την υπογραφή της δήλωσης, κατά την υποβολή της αίτησης συμμετοχής τους στο δίκτυο.
Η συμμετοχή στο έργο «Οικοδομώντας την Ευρώπη μαζί με τους εκπροσώπους της τοπικής αυτοδιοίκησης» βοηθάει τον οργανισμό τοπικής αυτοδιοίκησης, μέσω του εκπροσώπου του να επικοινωνήσει καλύτερα με τους πολίτες της εκλογικής τους περιφέρειας για θέματα που αφορούν την ΕΕ. Τα οφέλη για τα μέλη του δικτύου είναι τα εξής:
- Προνομιακή πρόσβαση σε επίσημες πηγές επικοινωνίας της ΕΕ στις εθνικές γλώσσες, επικοινωνιακό υλικό, διαδικτυακά και διά ζώσης σεμινάρια και άλλες μορφές πληροφόρησης, οι οποίες επιτρέπουν τη συμμετοχή στον διάλογο με τους πολίτες για θέματα της ΕΕ.
- Δυνατότητα πρόσκλησης σε διά ζώσης ή διαδικτυακές επισκέψεις στα θεσμικά όργανα της ΕΕ, οι οποίες διοργανώνονται, όποτε δυνατόν, στη γλώσσα τους.
- Δυνατότητα λήψης στοχευμένων πληροφοριών για θέματα του ενδιαφέροντός τους και συναφή με την περιφέρειά τους, βάσει των προτιμήσεων που αναφέρουν στην αίτηση συμμετοχής.
- Ορατότητα, σε επίπεδο ΕΕ, των δραστηριοτήτων των μελών στο πλαίσιο του δικτύου.
- Πρόσβαση σε και διάδραση με ένα δραστήριο δίκτυο συναδέλφων μέσω μιας ειδικής, διαδικτυακής πλατφόρμες.
- Προνομιακή πρόσβαση σε μια πλειάδα δικτύων προβολής της ΕΕ, με παρουσία σε τοπικό επίπεδο, συμπεριλαμβανομένων των 430 κέντρων EUROPE DIRECT, με παρουσία σχεδόν σε όλες τις περιφέρειες της ΕΕ.
Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των αιτήσεων που υποβάλλονται ανά χώρα.
Ναι! Για να το κάνετε αυτό, κατά την υποβολή της αίτησής σας πρέπει να επιλέξετε «υποβολή αίτησης ως συντονιστής». Σε αυτήν την περίπτωση, ο υπεύθυνος επικοινωνίας θα κληθεί να συμμετάσχει στο δίκτυο ως παρατηρητής.
Δεν υπάρχει κανένα άμεσο κόστος το οποίο σχετίζεται με τη συμμετοχή σας στο δίκτυο. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν θα σας ζητήσει ποτέ και κανενός είδους οικονομική συνεισφορά. Τυχόν έξοδα μετακίνησης για συμμετοχή σε εκδηλώσεις του έργου, οι οποίες δεν είναι διαδικτυακές, είτε θα καλύπτονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή είτε η συμμετοχή σας θα είναι προαιρετική. Οι δράσεις που απαιτείται να αναλάβουν τα μέλη του έργου (διάλογος με τους πολίτες για θέματα της ΕΕ, συμμετοχή στη δράση του δικτύου) δεν συνεπάγονται απαραίτητα οικονομική επιβάρυνση για τα μέλη.
Όχι. Το δίκτυο είναι ανοικτό μόνο για εκλεγμένους εκπροσώπους της τοπικής αυτοδιοίκησης στα κράτη μέλη της ΕΕ.
Όντας μέρος του δικτύου
Διαβάστε περισσότερα για το τι ακολουθεί μετά την απόκτηση της ιδιότητας μέλους.
Μόλις η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εγκρίνει την αίτηση, θα λάβετε επικοινωνιακό υλικό σχετικά με το δίκτυο. Θα λάβετε, επίσης, μια πρόσκληση για τη διαδικτυακή πλατφόρμα Futurium. Μόλις εγγραφείτε, θα έχετε τη δυνατότητα να συνεχίσετε να λαμβάνετε επίκαιρη ενημέρωση, σε τακτική βάση, για θέματα του ενδιαφέροντός σας και συναφή με την εκλογική σας περιφέρεια, καθώς και για το δίκτυο με τα λοιπά μέλη. Θα λαμβάνετε, επίσης, προσκλήσεις για ειδικά, διαδικτυακά σεμινάρια και άλλες εκδηλώσεις.
Αυτό που αναμένεται από όλους τους εκπροσώπους της τοπικής αυτοδιοίκησης, οι οποίοι είναι μέλη του δικτύου, είναι να υλοποιήσουν τις τρεις δράσεις, για τις οποίες δεσμεύτηκαν με την υπογραφή τους στη δήλωση του έργου, κατά την υποβολή της αίτησης συμμετοχής. Σε αυτές τις δράσεις συμπεριλαμβάνονται τα εξής:
- Τακτική προώθηση του διαλόγου για την ΕΕ. Αυτό σημαίνει να συμμετέχουν τακτικά σε συζητήσεις και να ανταλλάσσουν απόψεις με μέλη της εκλογικής τους περιφέρειας ή στα τοπικά ΜΜΕ σχετικά με τις γενικές πολιτικές πρωτοβουλίες και τα μέτρα που λαμβάνει η ΕΕ και να παροτρύνουν τους πολίτες να συμμετέχουν στον διάλογο για το μέλλον της ΕΕ.
- Έμφαση σε πραγματικά γεγονότα και παρουσίαση της ΕΕ αντικειμενικά. Θα παρουσιάζει τις πολιτικές, τις δράσεις και τις πρωτοβουλίες της ΕΕ, αντικειμενικά, με βάση ακριβείς και αξιόπιστες πληροφορίες.
- Ενεργός συμμετοχή στις καθημερινές δράσεις του δικτύου «Οικοδομώντας την Ευρώπη μαζί με τους εκπροσώπους της τοπικής αυτοδιοίκησης» μέσω της διαδικτυακής πλατφόρμας, σεμιναρίων και επισκέψεων προσφερόμενων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή (ανάλογα με τη διαθεσιμότητα). Επίσης, απαιτείται η συμμετοχή σας σε έρευνες που θα πραγματοποιούνται σε σχεδόν εξαμηνιαία βάση, καθώς και η παροχή εποικοδομητικών σχολίων και πληροφοριών σχετικά με την υλοποίηση δραστηριοτήτων στο πλαίσιο του δικτύου.
Ο ρόλος του οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης είναι να εξασφαλίζει την αδιάλειπτη συμμετοχή του. Για παράδειγμα, όταν πλησιάζει η λήξη της θητείας του αρχικού μέλους ή η συμμετοχή του στο δίκτυο παύσει για οποιονδήποτε λόγο, ο οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης οφείλει να ορίσει νέο μέλος.
Με την είσοδο νέου μέλους στο δίκτυο, ο αντίστοιχος οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης θα λάβει υλικό προβολής (μια μεταλλική πλακέτα και ένα πανό). Αυτά προορίζονται για την ενημέρωση του κοινού (των πολιτών της εκλογικής περιφέρειας) σχετικά με τη συμμετοχή του οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης σε αυτό το πανενωσιακό δίκτυο.
Ο ιστότοπος του έργου (ανοικτός για το κοινό) θα δημοσιεύσει έναν χάρτη κι έναν κατάλογο όλων των εκπροσώπων τοπικής αυτοδιοίκησης, οι οποίοι είναι μέλη του δικτύου. Θα περιλαμβάνει, επίσης, γενικό πληροφοριακό υλικό. Η διαδικτυακή πλατφόρμα του έργου (προσβάσιμη μόνο στα μέλη του δικτύου «Οικοδομώντας την Ευρώπη μαζί με τους εκπροσώπους της τοπικής αυτοδιοίκησης» και παρόμοιων δικτύων) θα περιλαμβάνει σχετικές δημοσιεύσεις, ταξινομημένες ανά θέμα, προσκλήσεις σε εκδηλώσεις, φόρα συζητήσεων, ορθές πρακτικές και γενικά νέα σχετικά με το έργο.
Ναι.
Όχι. Τα μέλη θα λάβουν άλλες μορφές υποστήριξης εκτός της οικονομικής (προνομιακή πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικές με την ΕΕ, υλικό, επισκέψεις, προσκλήσεις σε εκδηλώσεις, δικτύωση με συναδέλφους κ.λπ.).
Το δίκτυο «Οικοδομώντας την Ευρώπη μαζί με τους εκπροσώπους της τοπικής αυτοδιοίκησης», λειτουργεί ως πιλοτικό έργο με χρηματοδότηση που παρέχεται προσωρινά στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή από τo Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Δυστυχώς, αυτή τη στιγμή, δεν είμαστε σε θέση να καλύψουμε τα έξοδα ταξιδίου για τα μέλη του δικτύου. Ωστόσο, υπό ορισμένες προϋποθέσεις,
η Ευρωπαϊκή Επιτροπή παρέχει υποστήριξη και διοργανώνει ταξίδια στις Βρυξέλλες, με τη μορφή εκπαιδευτικών επισκέψεων ειδικά για τα μέλη του δικτύου.
Θα παραμείνετε μέλος του δικτύου μέχρι το τέλος της θητείας σας ως εκλεγμένος εκπρόσωπος της τοπικής αυτοδιοίκησης (δήμου ή άλλου οργανισμού) που σας πρότεινε. Εάν επιθυμείτε να ανακαλέσετε τη συμμετοχή σας, παρακαλείσθε να επικοινωνήσετε με τον ΟΤΑ σας, για να σας αντικαταστήσει.
Ως γενικός κανόνας ισχύει ότι η συμμετοχή σας λήγει με το τέλος της τρέχουσας θητείας σας. Ωστόσο, ο οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης μπορεί να ενημερώσει την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για διαδοχική θητεία του ίδιου προσώπου.
Μπορείτε να διαδώσετε το επικοινωνιακό υλικό που έχει να κάνει με το δίκτυο και να καλέσετε κι άλλους εκπροσώπους της τοπικής αυτοδιοίκησης να συμμετάσχουν σε αυτό. Ωστόσο, υπενθυμίζεται ότι κάθε οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης δύναται να διορίσει μόνον έναν εκπρόσωπο στο δίκτυο κάθε φορά.
Το μέλος πρέπει να ενημερώσει τον οργανισμό τοπικής αυτοδιοίκησης που εκπροσωπεί. Η συμφωνία ανάμεσα στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή και τον οργανισμό τοπικής αυτοδιοίκησης εξακολουθεί να ισχύει, όμως ο οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης θα πρέπει να ορίσει νέο μέλος στο δίκτυο. Εάν ο οργανισμός τοπικής αυτοδιοίκησης επιθυμεί να αποσύρει πλήρως τη συμμετοχή του από το δίκτυο, οφείλει να ειδοποιήσει την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Το έργο είναι πολύγλωσσο, επομένως δεν υπάρχουν απαιτήσεις γλωσσομάθειας για τα μέλη του δικτύου. Οι εκπρόσωποι της τοπικής αυτοδιοίκησης δεν είναι απαραίτητο να επικοινωνούν στην αγγλική γλώσσα. Το σύνολο του υλικού, συμπεριλαμβανομένου ενός λεπτομερούς εγχειριδίου για την πρόσβαση στην ψηφιακή πλατφόρμα, παρέχεται στην αντίστοιχη εθνική γλώσσα των εκπροσώπων. Η διαδραστική διαδικτυακή πλατφόρμα παρέχει αυτόματη μετάφραση σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ.
Δεν υπάρχει συγκεκριμένος στόχος από ποσοτική άποψη όσον αφορά τον χρόνο που πρέπει να αφιερώνει ένας/μία εκπρόσωπος ΟΤΑ στις δραστηριότητες του έργου. Το δίκτυο έχει ως στόχο την παροχή πληροφοριών σε αιρετούς εκπροσώπους ΟΤΑ, οι οποίες τους επιτρέπουν να μάθουν περισσότερα για τις πρωτοβουλίες και τα μέτρα της ΕΕ, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις γνώσεις, για να επικοινωνήσουν με τους πολίτες της εκλογικής τους περιφέρειας. Θα υπάρχουν τρόποι, ώστε να υποβάλλουν εκθέσεις και να αναγνωρίζεται η ενεργός δράση τους από την Επιτροπή.
Το δίκτυο «Οικοδομώντας την Ευρώπη μαζί με τους εκπροσώπους της τοπικής αυτοδιοίκησης» προτάθηκε από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο το 2021 και επικεντρώνεται στη βελτίωση της δυνατότητας των εκπροσώπων της τοπικής αυτοδιοίκησης να προάγουν τον διάλογο για τα ζητήματα της ΕΕ σε τοπικό επίπεδο. Το Ευρωπαϊκό Δίκτυο Περιφερειακών και Τοπικών Συμβούλων της Επιτροπής των Περιφερειών συστάθηκε το 2021 και αποσκοπεί στη σύνδεση του έργου της Επιτροπής των Περιφερειών και των μελών της με το ευρύ κοινό των εκπροσώπων τοπικής αυτοδιοίκησης της ΕΕ. Δεδομένου ότι αμφότερα τα δίκτυα απευθύνονται στην ίδια πληθυσμιακή ομάδα των εκπροσώπων τοπικής αυτοδιοίκησης της ΕΕ, συνεργάζονται στενά και σε πλήρη συνέργεια, προκειμένου να αποφεύγονται αλληλοεπικαλύψεις και να επεκτείνεται το εύρος των προσφερόμενων υπηρεσιών. Αμφότερα τα δίκτυα χρησιμοποιούν την ίδια διαδικτυακή πλατφόρμα. Τα μέλη του ενός δικτύου προσκαλούνται να συμμετέχουν και στο άλλο δίκτυο.
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, εκπροσωπούμενη από τη Γενική Διεύθυνση Επικοινωνίας (ΓΔ COMM), διαχειρίζεται το δίκτυο, το οποίο συστάθηκε ως πιλοτικό έργο βάσει πρότασης του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.
Εάν δεν βρείτε την απάντηση στην ερώτησή σας στην ενότητα των Συχνών ερωτήσεων (FAQs) και στο υλικό του έργου, επικοινωνήστε μαζί μας. Θα σας απαντήσουμε το συντομότερο δυνατόν.
Εάν είστε κι εσείς μέλος, μπορείτε να επικοινωνείτε με άλλα μέλη του δικτύου μέσω του διαδικτυακού φόρουμ συζητήσεων, μόλις δημιουργήσετε τον λογαριασμό σας στην πλατφόρμα Futurium, ή κατά τη διάρκεια διαδικτυακών ή διά ζώσης εκδηλώσεων, τις οποίες διοργανώνει η ομάδα του έργου.
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή μπορεί να διοργανώσει ειδική συνάντηση, εφόσον υπάρχει ενδιαφέρον από επαρκή αριθμό μελών. Μπορείτε να επικοινωνείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση info
eu-councillors [dot] eu (info[at]eu-councillors[dot]eu).
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα καταβάλει προσπάθεια να διοργανώσει επισκέψεις ομάδων ανά ομιλούμενη γλώσσα, ανάλογα με τους διαθέσιμους πόρους και τους χρονικούς περιορισμούς. Σε αυτές τις περιπτώσεις, τα μέλη θα λαμβάνουν έγκαιρα προσκλήσεις και τα έξοδα μετακίνησής τους θα καλύπτονται στο βαθμό του εφικτού.
Η ομάδα του έργου μπορεί να παρέχει, κατόπιν αιτήματος, οπτικοποιημένο υλικό σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ, σε ψηφιακή μορφή (και ενίοτε σε φυσική μορφή, ανάλογα με τη διαθεσιμότητα). Υπάρχει επίσης δυνατότητα παροχής επεξεργάσιμων εκδόσεων, σε περίπτωση που ένας οργανισμός ή εκπρόσωπος τοπικής αυτοδιοίκησης επιθυμεί να δημιουργήσει επιπλέον υλικό σε άλλες γλώσσες, οι οποίες δεν είναι επίσημες γλώσσες της ΕΕ.